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Riconciliazione bancaria: definizione, funzionamento e vantaggi

Riconciliazione bancaria: definizione, funzionamento e vantaggi

Vediamo nel dettaglio cos’è la riconciliazione bancaria, quali benefici porta a un’impresa e quale strumento utilizzare per automatizzare il processo.

 

La riconciliazione bancaria è uno dei più importanti processi di controllo finanziario dell’azienda, che sostanzialmente consiste nel verificare che le cifre contenute nei libri contabili di un’attività coincidano esattamente con quelle riportate nell’estratto conto bancario.

Il controllo finanziario

Stephen Robbins, autore del best-seller Organizational Behaviour, definisce il controllo finanziario aziendale come:

Un processo con cui vengono controllate le diverse attività aziendali per garantire che siano conformi al modo in cui erano state pianificate.

Il controllo finanziario, quindi, serve a verificare che le risorse economiche di un’azienda siano correttamente utilizzate per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, rilevando e correggendo eventuali deviazioni del capitale, individuando le aree in cui si sono verificate queste alterazioni e fornendo le necessarie indicazioni per trovare insieme una soluzione al problema.

Si tratta quindi di un processo estremamente importante per il bene dell’azienda, che deve essere svolto in modo rigoroso e sulla base di dati chiari, attendibili e ordinati.

Le principali criticità di controllo finanziario di un’azienda riguardano la gestione della liquidità, ed è per questo motivo che è necessario verificare tutti i movimenti che compongono i saldi anche quando i saldi coincidono.

Ad esempio, può capitare che il saldo dell’estratto conto inviato dalla banca coincida con le  risultanze contabili, ma che alcuni movimenti non risultino contabilizzati.

La riconciliazione bancaria ha un ruolo determinante proprio nel fornire questo tipo di informazioni.

La riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria consiste nel verificare che il saldo del conto di contabilità generale che accoglie i movimenti del conto corrente bancario e l’estratto dello stesso conto emesso dalla banca coincidano perfettamente.

Questa verifica si rende necessaria per il fatto che una determinata operazione può venire registrata dal cliente in un momento diverso da quello in cui la stessa operazione viene registrata dalla banca.

Entrando più nel dettaglio, la riconciliazione bancaria serve a raggiungere due precisi obiettivi di controllo:

  1. Verificare che il saldo delle disponibilità (o dei fidi) comunicato dalla banca tramite l’estratto conto periodico coincida con quanto è stato registrato in contabilità;
  2. Verificare che coincidano anche i movimenti di un dato periodo e che concorrono a determinare quel saldo.

Per procedere alla riconciliazione bancaria, sono indispensabili tre documenti:

  • l’estratto conto del periodo che vogliamo riconciliare;
  • il registro contabile aggiornato dell’azienda;
  • la riconciliazione bancaria precedente per la verifica del saldo finale e, in caso di discrepanze, per controllare se si siano verificate nel periodo attualmente in riconciliazione o nei mesi precedenti.

Revisione della riconciliazione bancaria

Come per qualsiasi altro processo aziendale, anche la riconciliazione bancaria deve essere soggetta ad una attenta revisione.

In questo caso, la revisione consiste nell’analisi incrociata di tre documenti, ovvero:

  • una copia della riconciliazione bancaria del mese che vogliamo controllare;
  • una copia dell’attività contabile corrispondente;
  • una copia dell’estratto conto bancario del mese in questione

al fine di scongiurare eventuali discrepanze.

Importanza e benefici della riconciliazione bancaria

Pur essendo la riconciliazione bancaria un processo non obbligatorio, è altamente consigliabile per qualsiasi tipo di impresa, in quanto poter disporre dati certi e corretti è fondamentale per ottimizzare i processi e contenere i costi aziendali.

Per questo motivo andrebbe svolta almeno una volta all’anno, anche se per praticità e per una gestione più efficace di eventuali revisioni e aggiustamenti si raccomanda di effettuarla con cadenza semestrale o trimestrale o persino, ad esempio nel caso delle startup, mensile.

Tra i benefici che una riconciliazione bancaria può apportare all’azienda possiamo citare un maggiore controllo sulle risorse economiche, una più efficiente gestione della contabilità, la disponibilità di dati aggiornati in caso di verifiche finanziarie e/o fiscali e di informazioni attendibili e verificate in grado di indirizzare i processi decisionali e le strategie aziendali.

Risulta quindi evidente quanto sia importante che la riconciliazione bancaria venga svolta nel modo più accurato possibile, come pure la sua revisione.

Software di riconciliazione bancaria. Una risorsa in più

La riconciliazione bancaria, soprattutto nel caso delle piccole imprese, viene spesso ancora considerata un compito amministrativo di scarsa importanza, se non addirittura una perdita di tempo, mentre come abbiamo visto si tratta di uno strumento di gestione e controllo di fondamentale importanza, così come lo è la sua revisione.

Entrambe le operazioni possono essere svolte a mano o utilizzando dei fogli di calcolo, ma è indubbio che utilizzando un software dedicato si possa alleggerire il processo, aumentando la precisione e soprattutto limitando al minimo il margine di errore.

Utilizzare un software per automatizzare la riconciliazione bancaria permette di risparmiare tempo e risorse da dedicare al processo, con conseguenti vantaggi in termini di efficienza e risparmio finale dell’azienda.

Sarà inoltre possibile effettuare la riconciliazione con cadenze più frequenti – ad esempio mensilmente – e intervenire su eventuali problematiche con maggiore tempestività, con la sicurezza di ridurre al minimo qualunque rischio di errore umano, sempre possibile nel caso di riconciliazioni e revisioni manuali.

Consigli finali

Che sia svolta a mano o in forma automatizzata, ecco un breve specchietto riassuntivo per garantire una riconciliazione bancaria più veloce ed efficace.

  • assicurarsi di disporre di tutta la documentazione necessaria;
  • effettuare sempre un controllo incrociato tra flusso di cassa, registro di cassa e conto cassa;
  • iniziare la riconciliazione bancaria controllando il saldo finale del mese precedente.

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Stefano

Dal 2001 scrivo per siti internet e blog (passando per quelle che una volta erano le webzine, le community, ecc ecc). Lavoro in proprio come freelance e collaboro con diverse agenzie di comunicazione e ...

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