Gestione e-commerce: come gestire magazzino, ordini e logistica

Aprire un negozio online è solo il primo passo: il lavoro vero inizia dopo, con la gestione di tutti i giorni. Sapere come gestire un e-commerce significa organizzare il magazzino e le giacenze, evadere gli ordini, curare spedizioni e resi, tenere in ordine fatturazione e contabilità e assistere i clienti. Vediamo come farlo sul piano operativo e con quali strumenti semplificare il lavoro.

Cosa significa gestire un e-commerce

Aprire un negozio online e gestirlo è un lavoro che coinvolge diversi ambiti e che richiede competenze multidisciplinari con una buona dose di esperienza. Oltre agli aspetti tecnici e informatici che riguardano la scelta della piattaforma software, la sua manutenzione e il suo aggiornamento, ci sono le questioni pratiche legate alla gestione degli ordini, del magazzino, della logistica e dei clienti.

Per comprendere quanto queste ultime attività siano importanti, è sufficiente ricordarsi che Amazon.com ha raggiunto il successo mondiale proprio grazie alla sua metodica organizzazione della logistica.

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Gestione del magazzino e delle giacenze

La gestione del magazzino è il cuore di ogni attività commerciale e, come tale, deve essere curata nel migliore dei modi seguendo le modalità più appropriate.

Prima di tutto devi capire se per il tuo e-commerce è più conveniente una gestione diretta o indiretta, cioè se possedere o meno un magazzino fisico. Con una gestione diretta metti in conto:

• le spese per l’acquisto o l’affitto di un immobile e le relative utenze;
• l’esigenza di investire sulla merce prima di averla venduta: devi avere sempre a disposizione un certo numero di pezzi per ogni referenza da vendere;
• l’organizzazione dello spazio e la movimentazione delle merci, per il carico e lo scarico di magazzino.

Sincronizzare le giacenze sito-magazzino

Un magazzino è uno spazio di informazioni da gestire: devi conoscere in ogni momento la quantità di prodotti presenti sugli scaffali, il loro ingresso, la loro uscita ed eventuali resi. Serve quindi un gestionale per e-commerce che permetta di aggiornare le disponibilità di magazzino a partire dai documenti emessi a seguito degli ordini ricevuti.

La cosa più importante è che i prodotti in vendita sul sito siano effettivamente disponibili in magazzino. Un gestionale integrato con l’e-commerce permette di importare gli ordini dal sito, li impegna a magazzino e, una volta emesso il ddt o il documento di vendita per l’ordine, li scarica dal magazzino. Così hai sempre il controllo delle quantità rimanenti e sul sito non rischi di vendere articoli già esauriti.

Evasione ordini e spedizioni

Altro aspetto da curare nei minimi dettagli è la logistica: per conquistare i clienti devi essere puntuale con le spedizioni e i resi. Serve quindi scegliere uno o più corrieri capaci di gestire le consegne in tempi rapidi e con piena tracciabilità. Per la scelta del corriere valuta:

• affidabilità ed efficienza, cioè il rispetto dei tempi previsti e dell’integrità del carico;
• prezzi ragionevoli, perché i costi di spedizione condizionano il successo di un e-commerce;
• presenza capillare sul territorio, con numerose filiali nelle aree geografiche di tuo interesse;
• la possibilità di usufruire di servizi aggiuntivi, come le opzioni di spedizione prioritaria.

La gestione diretta di magazzino e consegne è la più completa e ti dà pieno controllo, così da intervenire subito in caso di problemi, ma richiede investimenti importanti di tempo e denaro.

Sottoscorta e riordino

Per non restare mai senza prodotti da vendere, imposta per ogni referenza una soglia di sottoscorta: quando le giacenze scendono sotto quel livello, sai che è il momento di riordinare. Un buon gestionale ti segnala in automatico gli articoli sottoscorta, così eviti sia le rotture di stock sia gli acquisti in eccesso.

Vendita multicanale

Spesso l’e-commerce non è l’unico canale di vendita: ci sono anche i marketplace (come Amazon o eBay) e il negozio fisico. Gestire tutto da un unico gestionale ti permette di avere un solo magazzino condiviso tra i canali, con giacenze sempre allineate, evitando di vendere lo stesso pezzo su due canali diversi.

Con il gestionale e-commerce Easyfatt gestisci in modo semplice e completo il magazzino del tuo negozio online: carico e scarico delle merci, inventario, gestione delle scorte e multimagazzino sono solo alcune delle tante funzionalità disponibili.

Dropshipping: pro e contro

Il dropshipping è la vendita ai clienti attraverso un terzo fornitore che controlla e gestisce l’intero inventario e si occupa di spedire gli ordini. Chi ha uno store online e sceglie il dropshipping ha più tempo per curare aspetti come marketing, branding e assistenza clienti.

Si tratta di una gestione indiretta del magazzino perché i prodotti sono stoccati in uno spazio gestito da chi produce o vende all’ingrosso. Il cliente compra la merce dal tuo sito, tu incassi e paghi il fornitore, che spedisce la merce al cliente finale.

Il vantaggio principale: non investi tempo e denaro nella gestione di magazzino, non acquisti prodotti che non sei sicuro di vendere e non ti occupi delle spedizioni.

Lo svantaggio: una parte importante del lavoro, legata alla soddisfazione del cliente, dipende dai tuoi fornitori. Per questo la scelta dei fornitori resta fondamentale. Cerca in particolare:

• affidabilità e piena disponibilità dei prodotti in vendita;
• onestà imprenditoriale e rispetto del tuo portfolio clienti, senza scavalcarti per proporre agli acquirenti una vendita diretta;
• servizio consegne veloce e magazzino aggiornato, in grado di dialogare in tempo reale con la tua piattaforma e-commerce.

Scopri di più sul dropshipping >

Fatturazione e contabilità dell’e-commerce

Con l’avvio dell’attività e-commerce diventa fondamentale tenere una contabilità aggiornata, ordinata e razionale. Devi occuparti bene della fatturazione, registrando via via tutte le fatture emesse e ricevute.

Oltre a essere un obbligo di legge, conoscere la situazione economica della tua attività ti aiuta a capire come sta andando il business e a pianificare le strategie future di vendita.

Affidati a un commercialista esperto e scegli un software gestionale che ti semplifichi il lavoro. Un buon gestionale ti permette di:

• seguire l’intero processo di vendita, dal preventivo alla fattura;
• è sempre aggiornato alle normative vigenti;
• consente confronti tra i dati (per esempio i fatturati di mesi, trimestri o anni);
• ti fa inviare la fattura elettronica quando è obbligatoria o richiesta dal cliente.

Per approfondire come funziona la fatturazione di un negozio online, leggi la guida alla fatturazione di un e-commerce, operativa e completa di regole e casi specifici.

Gestione di clienti e resi

Uno dei fattori più importanti nella gestione di un e-commerce è l’assistenza clienti: è questa a determinare buona parte della soddisfazione dell’utente e la sua fidelizzazione.

Punta su una customer experience che anticipi dubbi e problemi, con tempi di risposta rapidi e condizioni di acquisto chiare.

Aiutano molto una sezione FAQ, guide, contenuti di approfondimento e descrizioni esaurienti dei prodotti.

Anche le recensioni negative vanno gestite: invece di nasconderle, rispondi e trasforma una criticità in un’opportunità. Gli altri utenti apprezzeranno la coerenza e la disponibilità dell’azienda. Per il contatto con i clienti puoi usare più strumenti:

• Social, il canale perfetto per stabilire un contatto diretto con gli utenti;
• Notifiche push, utili per comunicazioni rapide come spedizione, conferma del pagamento o dell’ordine (da dosare con attenzione);
• Supporto tramite chat, messaggi WhatsApp e videochiamate, alternative efficaci al servizio clienti classico.

Un capitolo a parte sono i resi: una politica chiara e una procedura semplice riducono i contatti di assistenza e aumentano la fiducia. Gestire bene i resi significa anche riportare in fretta la merce a magazzino, aggiornando le giacenze, così da rimetterla in vendita senza perdere tempo.

Manutenzione e aggiornamento della piattaforma e-commerce

Un altro aspetto da non trascurare è la manutenzione e l’aggiornamento della piattaforma. Devi essere pronto ad affrontare eventuali situazioni di malfunzionamento o guasto, per ripristinare in fretta le funzioni del portale. Tra gli interventi da programmare:

• monitorare con regolarità che il software non presenti errori di funzionamento o di sistema;
• controllare che vengano effettuati puntualmente gli aggiornamenti, in particolare quelli legati alla sicurezza;
• avere sempre a disposizione le copie di backup, preferibilmente con cadenza giornaliera, per proteggere l’integrità dei dati.

Curare la manutenzione ti permette di garantire una gestione improntata su funzionalità, sicurezza e design all’avanguardia, per una user experience ottimale, spesso decisiva nel successo di un negozio online.

Gestire magazzino e ordini dell’e-commerce con Easyfatt

Con il gestionale e-commerce Easyfatt gestisci in modo semplice e completo il magazzino del tuo negozio online: carico e scarico delle merci, inventario, gestione delle scorte e multimagazzino sono solo alcune delle tante funzionalità disponibili.

Non solo: grazie alla possibilità di integrazione con numerose piattaforme e-commerce, gestisci gli ordini in modo sincronizzato e pubblichi i prodotti sullo shop direttamente dal gestionale.

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>>Vai al 5° capitolo della Guida: Marketing dell’ecommerce: i principali strumenti e tecniche