Gestione ecommerce: come gestire magazzino, logistica e altri fattori

Gestire un e-commerce è un lavoro che coinvolge diversi ambiti e che richiede competenze multidisciplinari con una buona dose di esperienza. Oltre agli aspetti tecnici e informatici che riguardano la scelta della piattaforma software, alla sua manutenzione e aggiornamento, ci sono le questioni pratiche legate alla gestione degli ordini, del magazzino e della logistica e dei clienti.

Per comprendere quanto queste ultime attività siano importanti, è sufficiente ricordarsi che Amazon.com ha raggiunto il successo mondiale proprio grazie alla sua metodica organizzazione della logistica.

Gestire magazzino e logistica di un negozio online

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La gestione del magazzino è il cuore di ogni attività commerciale e, come tale, deve essere curata nel migliore dei modi seguendo le modalità più appropriate.

Prima di tutto dobbiamo capire se per il nostro e-commerce è più conveniente una gestione diretta o indiretta, ovvero se sia il caso di possedere o meno un magazzino fisico. Optando per una gestione diretta bisogna mettere in conto:

• le spese per l’acquisto o l’affitto di un immobile e le relative utenze;
• la necessità di investire sulla merce prima di averla venduta: dobbiamo avere sempre disposizione un certo numero di pezzi per ogni referenza da vendere;
• l’organizzazione dello spazio e la movimentazione delle merci, per il carico e scarico di magazzino.

Un magazzino è uno spazio di informazioni da gestire e bisogna conoscere in ogni momento la quantità di prodotti presenti sugli scaffali, il loro ingresso, la loro uscita ed eventuali resi, abbiamo quindi bisogno di un gestionale per e-commerce dedicato e integrato che permetta di aggiornare continuamente la situazione.

Altro aspetto da curare nei minimi dettagli è la logistica, se vogliamo conquistare i nostri clienti dobbiamo essere estremamente puntuali con le spedizioni e i resi. Per farlo sarà importante scegliere uno o più servizi di corriere in grado di gestire le consegne in tempi rapidi e soprattutto la loro tracciabilità. Per la scelta del corriere il suggerimento è quello di tenere in considerazione i seguenti aspetti:

• affidabilità ed efficienza – rispetto dei tempi previsti e dell’integrità del carico;
• prezzi ragionevoli – i costi di spedizione condizionano anche il successo di un e-commerce;
• presenza capillare sul territorio – la presenza di numerose filiali nelle aree geografiche di nostro interesse.
• la possibilità di usufruire di servizi aggiuntivi – potrebbe essere utile attivare opzioni di spedizione prioritaria.

In conclusione, la gestione diretta del magazzino e delle consegne è molto complessa, richiede investimenti importanti di tempo e denaro, ma ci consente di avere tutto sott’occhio e intervenire tempestivamente in caso di problematiche legate all’approvvigionamento delle merci, soprattutto se abbiamo già esperienza nel settore logistica.

Se invece non abbiamo abbastanza tempo e competenze per gestire da soli il nostro magazzino, la soluzione migliore per noi potrebbe essere quella di affidarci al dropshipping.

Con il gestionale e-commerce Easyfatt gestisci in modo semplice e completo il magazzino del tuo negozio online: carico e scarico delle merci, inventario, gestione delle scorte e multimagazzino sono solo alcune delle tante funzionalità disponibili.

Non solo: grazie all’integrazione con TeamSystem Commerce, piattaforma italiana di commercio elettronico più utilizzata, gestisci gli ordini in modo sincronizzato e pubblichi i prodotti sullo shop direttamente dal gestionale.
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Dropshipping per e-commerce

Il dropshipping è la vendita ai clienti attraverso un terzo fornitore che controlla e gestisce l’intero inventario e si occupa di spedire gli ordini. Gli imprenditori che hanno uno store online e optano per il dropshipping hanno più tempo per gestire aspetti come marketing per e-commerce, branding e assistenza clienti.

Si tratta di una gestione indiretta del magazzino perché i prodotti sono stoccati in uno spazio fisico gestito direttamente da chi produce o commercia i prodotti all’ingrosso a livello internazionale. L’acquirente compra la merce che gli interessa dal nostro sito e-commerce, noi incassiamo e paghiamo il nostro fornitore che invia la merce al cliente finale.

Non dobbiamo investire tempo e denaro nella gestione di magazzino, non dobbiamo acquistare prodotti che non siamo sicuri di vendere e neppure occuparci delle spedizioni. Per il dropshipping, però, resta fondamentale la scelta dei fornitori.

Ecco alcune caratteristiche da ricercare assolutamente nella scelta del nostro interlocutore:

• affidabilità e piena disponibilità dei prodotti in vendita;
• onestà imprenditoriale e rispetto del nostro portfolio clienti (i fornitori non devono mai cercare di scavalcarci per proporre agli acquirenti una vendita diretta);
• servizio consegne veloce e magazzino aggiornato, in grado di dialogare in tempo reale con la nostra piattaforma e-commerce.

Una volta alleggeriti dall’onere e dai costi di gestione diretta, potremo impegnarci di più nello sviluppo di strategie mirate e dedicarci alla gestione amministrativa della nostra attività.

Attenzione, però, affidandoci al dropshipping una parte importante del nostro lavoro, strettamente legata alla soddisfazione del cliente, è nelle mani dei nostri fornitori.

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Software per la gestione e-commerce: contabilità e fatturazione

Con l’avvio dell’attività e-commerce diventa fondamentale mantenere una contabilità il più possibile aggiornata, ordinata e razionale. Dobbiamo occuparci al meglio della fatturazione e-commerce, registrando di volta in volta tutte le fatture emesse e ricevute.

Oltre ad essere un obbligo di legge, conoscere la situazione economica della nostra attività significa capire come sta andando il nostro business e ci permette una migliore pianificazione delle strategie future di vendita.

Affidiamoci a un commercialista esperto e procuriamoci un buon software gestionale che faciliti il nostro lavoro. Per sceglierlo, verifichiamo che risponda a questi requisiti:

• deve consentirci di gestire l’intero processo di vendita, dal preventivo alla fattura, nel modo più facile e veloce possibile;
• deve essere aggiornato e aggiornabile rispetto alle più recenti normative vigenti;
• deve permetterci di effettuare confronti tra i dati registrati (ad esempio tra i fatturati di mesi, trimestri o anni).
• deve dare la possibilità di inviare fattura elettronica nei casi in cui è obbligatorio o se il cliente lo richiede.

Gestione dei clienti: importante per un ecommerce

Uno dei fattori da considerare quando ci si occupa della gestione di un ecommerce riguarda l’assistenza clienti. È questa infatti che determina buona parte della soddisfazione dell’utente e la conseguente fidelizzazione.

Gestire un sito ecommerce richiede una vision a lungo termine, che non sottovaluti mai possibili dubbi e domande del cliente. Fondamentale giocare d’anticipo, con una customer experience in grado di intervenire prima che si presentino i problemi e in maniera efficace.

I tempi di risposta devono essere rapidi e le condizioni di acquisto esplicitate con chiarezza. A tal proposito è utile predisporre una sezione FAQ (Frequently Asked Question), guide esplicative, contenuti di approfondimento, descrizioni esaustive dei prodotti.

Le recensioni negative rappresentano un cruccio per molte aziende, tanto che diverse realtà preferiscono eliminarle o nasconderle. Una procedura pratica ma non fruttuosa: meglio rispondere, in maniera tale da trasformare un elemento di criticità in un’opportunità. Gli altri utenti apprezzeranno la coerenza dell’azienda e la sua disponibilità.

Dal punto di vista pratico sono diversi gli strumenti che possono essere impiegati per la gestione clienti di un ecommerce:

• Social. Nascono come piattaforme interattive: è questo il loro punto di forza. Rappresentano quindi il canale perfetto per stabilire un contatto con gli utenti.
• Notifiche push. Consentono una comunicazione semplice e veloce, ma vanno dosate. L’ideale è utilizzarle per messaggi come quelli inerenti la spedizione, la conferma del pagamento o dell’ordine.
• Supporto tramite chat, messaggi WhatsApp, videochiamate. Misure alternative al classico servizio clienti, efficaci in diverse situazioni.

Manutenzione e aggiornamento della piattaforma ecommerce: da non trascurare

Un altro aspetto da non tralasciare nella gestione di un sito ecommerce è la manutenzione e l’aggiornamento della piattaforma. È necessario prepararsi ad affrontare eventuali situazioni di malfunzionamento o guasto, in maniera tale da farsi trovare pronti per ripristinare le funzioni del portale.

Tra gli interventi da programmare quando si tratta di decidere come gestire un ecommerce ci sono:

• Monitorare con cadenza regolare che il software non presenti errori di funzionamento o di sistema.
• Controllare che vengano effettuati puntualmente gli aggiornamenti. Un discorso che vale in particolare per quanto riguarda le soluzioni legate alla sicurezza.
• Creare e fare in modo di avere sempre a disposizione le copie di backup, preferibilmente con cadenza giornaliera. Una procedura molto efficace che permette di affrontare con serenità eventuali situazioni critiche che possono compromettere l’integrità dei dati salvati.

Prestare attenzione alla manutenzione della piattaforma del sito ecommerce permette di assicurare una gestione improntata sulla funzionalità, sulla sicurezza e, perché no, anche sul design all’avanguardia. Il fine ultimo è garantire una user experience ottimale agli utenti: un aspetto capace di fare la differenza quando si tratta di gestire un sito ecommerce.

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