Analisi costi benefici di un progetto: come decidere se dire Sì o No

Per un libero professionista o una piccola impresa è indispensabile mantenere un buon turn over di clienti e progetti. Ma non è detto che tutte le proposte di lavoro possano rivelarsi profittevoli per il proprio business. È un errore comune a tutti i principianti (e non solo) accettare per partito preso qualunque offerta secondo la famigerata logica del “tutto fa brodo”, ma è davvero così?

Ragionando a breve termine forse sì, ma utilizzando una visione più ampia, sei davvero sicuro che ogni singolo cliente e ogni singolo progetto possa davvero essere utile al tuo lavoro?

Forse l’hai già scoperto a tue spese, impantanandoti con un cliente rognoso o dovendo rinunciare a un’opportunità migliore perché ti sei imbarcato in un progetto più impegnativo del previsto in cui stai impiegando tutte le tue risorse.

Ma come si fa a determinare quando un progetto vale davvero la pena di essere preso in carico ed eseguito? Ecco le 7 domande a cui devi rispondere per fare la scelta giusta.

Questo progetto aggiungerà valore al mio Portfolio clienti/lavori?

Esistono due modi per arricchire il tuo Portfolio:

• per associazione;
• per tipo di lavoro.

Nel primo caso il tuo nome, il tuo prodotto, il tuo lavoro, vengono associati a qualcosa di autorevole, prestigioso o comunque famoso.

Se, ad esempio, la tua azienda si occupa di impianti fotovoltaici, poter segnalare nel tuo portfolio (sito, brochure, presentazione…) che sei stato scelto per realizzare l’impianto di un nuovo edificio di prestigio farà in modo che i potenziali clienti ti associno a quel determinato edificio e al prestigio che simboleggia.

Questa diventa quindi una referenza importante e che renderà il tuo prodotto/servizio desiderabile perché ritenuto serio e affidabile. Il concetto è: “Se l’hanno scelto loro, vuol dire che funziona!”.

Non confondere questo plus con la famigerata visibilità promessa solo per scucire uno sconto o addirittura un lavoro gratis da qualche scalzacane dalla parlantina facile.

Il secondo modo per aggiungere valore al tuo Portfolio è in base alla specializzazione del prodotto/servizio erogato. Nel caso tu sia un professionista (avvocato, designer, disegnatore tecnico, consulente finanziario…ecc…), potresti essere specializzato in un certo settore. Privilegiando quei progetti in linea con il tuo campo potrai quindi arricchire il tuo Portfolio di referenze che attestino la tua specializzazione.

Se, ad esempio, sei un agronomo specializzato nel settore vitivinicolo, presentare molti lavori svolti in quell’ambito farà capire ai tuoi potenziali clienti quanto tu sia esperto e competente in materia, rendendoti così preferibile ai tuoi competitor.

La gestione di questo progetto può rappresentare per me un’opportunità di crescita?

Essere specializzati in un determinato settore è certamente una cosa positiva, ma potresti sentire il bisogno di espandere il tuo raggio d’azione e aumentare i tuoi servizi, aggiungendone di nuovi e possibilmente profittevoli. Sei un decoratore di interni? Potresti iniziare ad offrire servizi di home staging. Sei un copywriter? Perché non iniziare a gestire meglio i social media?

Concentrarsi su di un core business – in questo caso sarebbe più giusto parlare di core service – può essere una scelta strategica quando si avvia una attività, perché è il modo migliore per guadagnarsi una buona reputazione in uno specifico settore. Ma a lungo andare, oltre che diventare noioso, può limitare il tuo campo d’azione e in un certo senso intorpidire le tue capacità. Rischieresti, in poche parole, di diventare un dinosauro, con conseguente rischio di estinzione al primo forte mutamento di mercato.

Ecco perché può essere stimolante e utile trovare nuove opportunità di lavoro che si discostino dalla routine e che ti possano aiutare a sviluppare nuove competenze.

Ci vuole coraggio ed anche un po’ di azzardo, in fondo si tratta pur sempre di uscire dalla propria comfort zone, ma se si individua il cliente giusto, che possa in un certo senso accompagnarti in questa crescita, alla fine avrai sviluppato nuove skills da “rivendere” anche ad altri clienti.

Sarò in grado di quantificare correttamente il mio lavoro per il progetto?

Quante volte ti è capitato di accettare un progetto senza avere calcolato nel modo giusto il tempo e le risorse che ti avrebbe richiesto?

Ad esempio per chi scrive articoli di professione (per blog, testate online, aziende…), è un classico cadere nel tranello del “ti pago un tot ad articolo”, considerando soltanto il prezzo in termini di numero di battute. Ma, in questo come in altri casi, il lavoro “vero” non sta nel solo fatto di (saper) scrivere.

Devi mettere in conto la ricerca del materiale, la verifica delle fonti, la formattazione, la scelta e l’eventuale editing delle immagini a corredo, l’upload dell’articolo con conseguenti controllo, revisione e riformattazione su sistemi di CMS come WordPress, o editor Gdocs.

Tutte queste attività, che comportano un notevole dispendio di tempo, sono state calcolate nell’offerta? Il cliente è in grado di fornirti il materiale che ti serve o devi arrangiarti in tutto e per tutto? Si aspetta che tu gli invii un semplice .doc che poi provvederà a formattare, arricchire di immagini e mettere online o dovrai occuparti tu di ogni singola azione?

Tutte queste cose vanno chiarite e valutate prima di accettare l’offerta, e messe nero su bianco. A quel punto potrai valutare se il compenso che ti viene proposto vale davvero il tempo e le risorse che dovrai impiegare per svolgere il tuo lavoro.

Questo progetto può avere del potenziale a lungo termine?

Ti è mai capitato di essere sicuro che un lavoro ti avrebbe portato incredibili vantaggi in futuro, per poi scoprire che non sarebbe stato così?

Chi gestisce una piccola attività in proprio a volte inciampa nell’errore di “svendere” il proprio prodotto o servizio pur di infilare il classico “piede nella porta”. Se il cliente è particolarmente prestigioso può scattare il famigerato “L’importante è prendere il lavoro”, arrivando persino alla prestazione gratuita, alla “prova” per aggiudicarsi la chimerica gallina dalle uova d’oro, salvo poi ritrovarsi con un pugno di mosche.

Non importa quanto tu ritenga “prestigioso” il cliente. Devi sempre valutare se e quanto il progetto abbia un reale potenziale a lungo termine. Devi chiederti:

• Mi darà la possibilità di ottenere altri lavori?
• È un lavoro singolo o può portare ad un rapporto continuativo?
• Se è una tantum, mi conviene?

I lavori una tantum possono essere appetibili nel momento in cui si avvia una attività e c’è bisogno di accumulare referenze. Ma un business che si basa solo su interventi a spot non può garantire continuità e mette quindi a rischio la regolarità dei flussi di cassa.

È quindi altamente preferibile avere una base di clienti in grado di assicurare regolari entrate mensili, così da potersi permettere di cogliere nuove stimolanti opportunità per uscire dalla comfort zone.

In questo momento ho veramente tempo per gestire un progetto di questo tipo?

Quando devi decidere se iniziare o meno un nuovo progetto, devi anche tenere conto del tuo attuale carico di lavoro. Se sei già sommerso da scadenze e deadline, qualunque nuovo impegno ti sarebbe solo d’intralcio, rischiando di non farti rispettare termini e modalità di consegna e compromettere così la tua reputazione.

Ti troveresti nella classica situazione di dover salvare capra e cavoli, non potendoti permettere di deludere i clienti con cui hai già un consolidato rapporto, e di non essere concentrato al 100% sul nuovo progetto.

Se ritieni che il nuovo progetto sia davvero importante e non intendi perderlo, valuta la possibilità di delegare a qualcuno parte del lavoro. In caso contrario, non aver paura di ammettere di non poter garantire al momento la disponibilità necessaria al suo svolgimento ottimale perché non poi sottrarre altre risorse ai lavori già in corso.

Il potenziale cliente capirà di avere di fronte una persona onesta, leale nei confronti dei propri clienti, che preferisce accettare un lavoro solo se può assicurarne la massima qualità. Non è quindi detto che sia un cliente perduto. Potrebbe rinegoziare i tempi di consegna o, chissà, rivolgersi nuovamente a te per un nuovo progetto.

Cosa mi dice l’istinto?

Ti è mai capitato di accettare o di svolgere un lavoro controvoglia? Per esempio sentendoti:

• a disagio lavorando per una specifica azienda (Non credi in quella realtà? I valori che esprime sono in contrasto con i tuoi?)
• in imbarazzo per il tipo di lavoro richiesto dal cliente (eticamente scorretto, poco professionale)
• nervoso mentre stai parlando con un particolare cliente (hai la costante sensazione che non te la sta raccontando giusta).

Ecco, in quei momenti stai ascoltando il tuo istinto. Ognuno di noi reagisce in modo diverso, ma l’istinto a volte ci azzecca.

Anche se, alla fine, nulla dovesse andare davvero storto, accettando un lavoro o un cliente verso cui non ti senti ben disposto, o che si pone in netto contrasto con la tua etica umana e professionale, finirai per condannarti a lavorare ogni volta controvoglia, di malumore, sentendoti una… brutta persona (per non dire altro). Se puoi permettertelo, lascia perdere.

Ne guadagnerai in serenità, autostima e salute.

Analizzando il progetto c’è qualche evidente campanello d’allarme?

Esistono alcuni segnali che devi sempre tenere d’occhio, che ti possono far capire al volo quali sono i clienti da evitare come la peste nera.

• Parlano male di tutti i colleghi che ti hanno preceduto;
• Ti chiedono subito un prezzo di favore perché “sono una realtà di prestigio” o una “azienda in crescita”;
• Ti propongono di lavorare gratis o quasi in cambio di “visibilità”;
• Sostengono che tu sia troppo qualificato per il lavoro di cui hanno bisogno e che quindi devi abbassare i tuoi abituali prezzi;
• Un giorno ti dicono una cosa e si rimangiano tutto il giorno dopo;
• Sembrano essere allergici a qualunque tipo di richiesta di pagamento che non sia a fine lavori o addirittura “a babbo morto”.

Valuta bene questi campanelli d’allarme, non fare l’errore di sottostimarli.

In conclusione

Quando dici NO, non pensare a cosa rinunci. Pensa a cosa dirai di Sì grazie a quel NO!

Anche se è difficile resistere alla tentazione di accettare qualunque offerta, soprattutto se sembra economicamente allettante, non tutti i progetti meritano di essere presi in carico.

Alcuni, infatti, possono rivelarsi un vero e proprio incubo, e arrivare a costare molto più del loro effettivo valore monetario. Clienti che si rivelano delle vere e proprie rogne, tempi e scadenze che si allungano all’infinito, lavori che una volta conclusi non ti hanno portato a nessun tipo di crescita economica, professionale, umana…

Capita a tutti di incappare in situazioni del genere, fa parte del gioco. Ma tenendo a mente queste 7 domande, per lo meno,avrai qualche possibilità in più di saper fare una scelta consapevole, senza sprecare tempo e risorse in progetti non solo non produttivi ma addirittura controproducenti. Ma anche senza rischiare di perdere interessanti opportunità per la crescita del tuo business.

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