Fatture smarrite che fare? I casi di smarrimento, furto, distruzione e cosa fare

Fatture smarrite, rubate o distrutte? Come comportarsi in caso di furto, distruzione o in generale di smarrimento delle fatture o di altri documenti fiscalmente rilevanti?

Non ci sono molte leggi che disciplinano in modo chiaro il comportamento che il contribuente deve tenere in questi casi: la norma di riferimento è data dall’art. 39, co. 2 lett. c) del D.p.r. 600/1973 il quale prevede che l’Agenzia delle Entrate possa procedere con un accertamento induttivo se risulta che il contribuente non abbia tenuto o abbia comunque sottratto all’ispezione una o più delle scritture contabili prescritte ovvero quando le scritture medesime non sono disponibili per causa di forza maggiore.

Per accertamento induttivo si intende la possibilità data all’agenzia delle entrate di ricostruire il reddito senza tener conto, in tutto o in parte, delle risultanze del bilancio o delle scritture contabili. Tale modalità di accertamento è ammessa esclusivamente in determinate ipotesi, quando, come indicato dalla norma, le scritture contabili non siano disponibili per cause di forza maggiore, ad esempio perché distrutte per un incendio o rubate.

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Sotto un profilo penale l’art. 10 del D.Lgs 74/2000 prevede il reato di occultamento e distruzione di documenti contabili, punendo con la reclusione da un anno e sei mesi a sei anni, chiunque, al fine di evadere le imposte sui redditi o sul valore aggiunto, ovvero di consentire l’evasione a terzi, occulta o distrugge in tutto o in parte le scritture contabili o i documenti di cui è obbligatoria la conservazione, in modo da non consentire la ricostruzione dei redditi o del volume di affari.

Affinché si configuri il reato tuttavia è necessario dimostrare il comportamento doloso del contribuente, ovvero la sua specifica volontà a commettere l’illecito: laddove non si riscontri il dolo il reato non sussiste. Sarà comunque il contribuente a dover provare di aver adottato un comportamento diligente, che le scritture non sono state occultate volontariamente e di essere in grado di ricostruire con altri documenti il risultato economico della propria azienda.

Smarrimento delle fatture o altri documenti fiscalmente rilevanti: come affrontare la situazione?

Al di fuori delle situazioni di “cause di forza maggiore” o di situazioni di “dolo del contribuente” cosa fare quando perdiamo una o più fatture o altri documenti contabili  fiscalmente rilevanti? E’ opinione diffusa che il contribuente debba comunque  rapidamente attivarsi per ricostruire i dati andati persi e gli elementi contenuti nelle scritture andate distrutte.

La stessa Agenzia delle Entrate (R.M. 445366/1991) aveva ritenuto ammissibile la procedura di ricostruzione delle pagine del registro multiaziendale,  compilando un numero di pagine uguale a quelle in precedenza elaborate e apponendo su ciascuna nuova pagina il riferimento al numero di foglio corrispondente la precedente registrazione.

Chiaramente ad oggi dove non è più obbligatoria la vidimazione dei libri di natura fiscale (ad eccezione dei libri sociali)  è possibile ristampare in qualunque momento i registri o le scritture andate perse, fermo restando comunque che il documento di prassi ministeriale citato ci da un’indicazione tutt’oggi valida: in caso di contestazione viene visto favorevolmente il comportamento attivo del contribuente che cerca di ricostruire le scritture contabili perdute.

Nel caso poi di smarrimento di fatture o di altri documenti fiscalmente rilevanti, non causati dalla volontà del contribuente, è consigliabile prima di tutto comunicare la scomparsa dei documenti alle competenti autorità di pubblica sicurezza, così da avere una prova da esibire in caso di successivo rilievo da parte dell’Agenzia delle Entrate.

In secondo luogo il contribuente dovrà comunque attivarsi per reperire le copie delle fatture (chiedendo direttamente a clienti e fornitori); sarà sicuramente più agevole recuperare una fattura emessa in quanto basterà emetterla nuovamente rispettando data, numerazione ed importi fatturati, rispetto alle fatture di acquisto per le quali sarà necessario rivolgersi direttamente al proprio fornitore.

Anche gli altri documenti smarriti rilevanti i fatti di gestione dovranno essere in qualche modo recuperati, ad esempio richiedendo alle banche le copie degli estratti conto, al consulente del lavoro le copie delle note contabili per la rilevazione delle paghe dei dipendenti ed in generale procedendo alla ricostruzione delle operazioni di gestione effettuate attraverso il reperimento di idonea documentazione.