Software di project management e altri strumenti di gestione progetti per freelance e liberi professionisti

Non sopporti l’idea di timbrare il cartellino? La routine ti avvilisce? La vita da impiegato proprio non ti si addice? Probabilmente è per uno di questi motivi che hai scelto di essere un freelance. Certo, essere indipendenti è bello, ma comporta anche tante responsabilità, capacità di project management e una rigorosa organizzazione.

La vita di un freelance è molto più complessa di quanto possa apparire. I tuoi ex colleghi ti invidieranno, ti diranno che tu sì che fai la bella vita.

Ma loro, una volta usciti dall’ufficio, non devono più preoccuparsi di niente. Mentre tu sarai impegnato fino a tarda notte per portare a termine un lavoro per un cliente, o per gestire la tua contabilità, compilare preventivi per nuovi lavori, promuovere la tua attività, 365 giorni all’anno, 24 ore su 24.

Per alcuni clienti può non essere facile accettare l’idea che un libero professionista si prenda una vacanza, o che a qualche ora del giorno o della sera non sia disponibile a rispondere ad una chiamata o ad una mail.

Per fortuna esistono diversi strumenti in grado di aiutarti a gestire al meglio i tuoi progetti, ad organizzare il lavoro dei tuoi collaboratori, a dare i giusto valore al tempo che dedichi ai tuoi clienti e a mantenere in ordine la tua contabilità.

Ne abbiamo selezionati quattro, che usati nel modo giusto ti aiuteranno a rendere la tua vita da freelance più produttiva e soddisfacente, dalla creazione di un progetto all’emissione della fattura a lavoro ultimato.

#1. Crea e gestisci i tuoi progetti con Asana

Asana è un’applicazione per web e mobile che consente di creare e gestire delle ToDo list, quindi un software di project management a tutti gli effetti.

La sua struttura prevede diversi livelli:

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• Organizzazione;
• Team;
• Progetti;
• Task.

Iscrivendoti con la tua email creerai un’organizzazione, e potrai raccogliere colleghi e collaboratori in un solo gruppo di lavoro. Se sei impegnato in più progetti che coinvolgono più persone, potrai creare infiniti gruppi di lavoro (Team) che possono contenere fino a 15 persone ciascuno (nella versione gratuita). Ad ogni team potrai assegnare uno o più progetti affidando ad ogni membro uno o più compiti (Task) con relative scadenze. Ogni task può essere poi suddiviso per fasi o per tipologia, e con un semplice click sull’icona di un collega potrai vedere il suo attuale carico di lavoro e decidere ad esempio a chi poter affidare un nuovo incarico.

L’interfaccia di Asana è molto intuitiva, e comprende in particolare due tab – MyTask e My Inbox – che ti permetteranno di scorrere tutti i progetti in corso in ordine di priorità, scadenza o progetto, e di leggere tute le notifiche relative agli aggiornamenti o ai commenti riguardo ai task su cui stai lavorando.

Con Asana si possono anche condividere files, ma se ciò non dovesse bastare potrai facilmente sincronizzare l’applicazione con altri software di archiviazione come Dropbox o Google Drive.

#2. Pianifica e tieni sotto controllo ogni progetto con Instagantt

Instagantt è un’estensione per Asana, e come suggerisce il nome è uno strumento basato sul diagramma di Gantt, ovvero la rappresentazione dell’arco temporale di un progetto.

Ti permette quindi di schedulare e monitorare ogni singola fase del tuo progetto, per avere sempre sotto controllo il suo stato di avanzamento.

L’estensione Instagantt ti sarà quindi molto utile per tenere sotto controllo tempistiche e scadenze, e per decidere se e dove sarà necessario ripartire meglio le risorse per rispettare i tempi di consegna richiesti dal cliente o, alla peggio, rinegoziarli fornendo una reportistica e dei dati in grado di giustificare eventuali slittamenti.

#3. Dai valore al tuo tempo con Toggl

La gestione del tempo è uno degli aspetti più cruciali per un freelance, perché la maggior parte delle volte il costo di un progetto si basa proprio su questo fattore. Poter preventivare con la migliore approssimazione possibile quanto tempo ti porterà via un lavoro ti aiuterà innanzitutto a farti rispettare i tempi di consegna, e soprattutto a quantificarne il costo.

Toggl è un timer online, molto semplice da utilizzare, che ti mostrerà quanto tempo hai dedicato ad ogni singolo progetto su cui sei impegnato. Nella versione free permette di condividere un progetto con un team di 5 utenti e di assegnare più progetti ad un numero illimitato di clienti.

È possibile visualizzare:

• il tempo impiegato per un ogni progetto;
• il tempo totale impiegato in un mese in un mese;
• il tempo totale speso negli ultimi due mesi per ogni cliente;
• il tempo impiegato su di un progetto in un intervallo di date.

A fine lavoro potrai scaricare un report dettagliato in formato .PDF o .CSV.

#4. Emetti preventivi e fatture e controlla i costi con Fatture in Cloud

Fatture in Cloud è un software di fatturazione online che ti consente di emettere preventivi e fatture e di controllare l’andamento della tua attività.

Semplice da utilizzare e accessibile da qualunque dispositivo in grado di collegarsi al web, Fatture in Cloud ti permette inoltre di tenere sempre sott’occhio tute le entrate e le uscite della tua attività, e di restare collegato con il tuo commercialista, che potrà scaricare i documenti in tutta comodità dal proprio ufficio.

Poter accede a preventivi, fatture e costi in mobilità può essere un grande vantaggio per un freelance o un libero professionista, soprattutto se l’attività condotta lo porta ad essere spesso in movimento o presso clienti.

Photo credit: Financial Times – cc