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Gestire imprevisti sul lavoro: una guida tra problem solving, gestione delle priorità e del tempo

Gestire imprevisti sul lavoro: come gestire emergenze e il tempo

Finché vivremo, la nostra vita sarà costellata di imprevisti. Dobbiamo imparare ad affrontarli, soprattutto in ambito lavorativo, gestendo in modo intelligente e produttivo il nostro tempo

 

Passiamo una buona parte del nostro tempo lavorativo a organizzare: organizzare la nostra agenda, i nostri appuntamenti con i clienti, le telefonate, la nostra vita privata. Sostanzialmente una partita di tetris per “incastrare” efficacemente i nostri impegni lavorativi quotidiani, e non solo. Tra to do list, post-it ed eventi appuntati su calendari cartacei o digitali, siamo diventati dei veri e propri campioni dell’organizzazione.

Peccato che, a spazzare via anche un intero giorno di impegni programmati in modo impeccabile, basti un solo, semplice imprevisto. Quando pensiamo a un imprevisto non serve pensare a catastrofi, basta anche un incontro che si prolunga più del previsto, o il dover portare il gatto dal veterinario, o un banale mal di pancia. Ci sono una vastità di eventi molto più “piccoli” e anche più frequenti che hanno la capacità di mettere a ferro e fuoco la nostra giornata super pianificata.

Per quanto possiamo desiderare di seguire, ogni giorno, alla lettera la nostra agenda così ben pianificata, dobbiamo anche scendere a patti con il fatto che, finché saremo vivi, ci saranno sempre imprevisti e urgenze da affrontare che si introdurranno nella nostra giornata. I problemi, sia professionali che personali, fanno parte della vita.

Partendo da questo dato di fatto, possiamo fare molto per imparare a gestire gli imprevisti. Il tutto passa, sostanzialmente, per una gestione del tempo che sia intelligente. Abbiamo raccolto cinque suggerimenti da mettere in atto per gestire le emergenze al meglio, ancora prima che queste accadano.

Gestire il tempo non vuol dire riempirlo!

Per prima cosa, mentre pianifichiamo la nostra giornata, dovremmo lasciare un po’ di tempo “libero” tra un impegno e l’altro. La tentazione di incastonare un compito dietro l’altro è alta, perché siamo sempre desiderosi di spremere al massimo dal nostro tempo, essere efficienti ed efficaci.

Si tratta di un’idea molto lontana dalla realtà, perché c’è sempre qualcosa che può andare storto nella nostra tabella di marcia.

Se durante la giornata avere più buchi di tempo “libero” può apparire poco produttivo, ricordiamoci che la chiave viene dalla concentrazione e dall’uso intelligente della nostra energia, non dallo sfruttamento di ogni minuto della giornata. Per esempio, ci sono molti imprenditori e manager di successo che non schedulano mai un impegno dietro l’altro, così se una riunione o una telefonata dura più del previsto, non andrà a invadere il tempo destinato ad altro. Se l’impegno finisce in orario, allora il manager avrà qualche minuto libero per raccogliere le energie e prepararsi per quello che ciò che lo aspetta dopo.

La gestione delle priorità viene prima di tutto

Un’altra strategia, perfettamente integrabile con la prima, è quella di riservare una fascia oraria, ogni giorno, per dei compiti importanti ovvero per i compiti che hanno una priorità. Per esempio, potrebbe essere utile concentrare tutte le chiamate per ricontattare i clienti dalle 16 alle 17. Se non ci sono clienti da richiamare, si può tranquillamente usare questo tempo per chiamare i potenziali clienti.

Questo tipo di organizzazione può giovare molto ai consulenti e ai venditori professionisti, mentre per chi svolge un lavoro in cui si fanno spesso delle visite a domicilio dei clienti, potrebbe riservare la fascia oraria tra mezzogiorno e le 14 proprio per queste visite. In questo modo quando un cliente chiama per un problema urgente durante la mattina, si può rispondere con grande tranquillità: “fatalità sono nella sua zona oggi pomeriggio alle 13, posso fermarmi da lei?”.

Leggi anche: Strumenti per gestire le priorità: La Matrice di Eisenhower o di Covey

Rispetta la tua organizzazione educando gli altri

Anche la soluzione di educare i nostri clienti su cosa si possono aspettare da noi è fondamentale.

Se abituiamo i nostri clienti a vedere esaudite le loro esigenze in uno schiocco di dita, sarà proprio quello che si aspetteranno da noi, sempre. Al contrario, se a un nuovo cliente diciamo in anticipo che rispondiamo alle chiamate, o rispondiamo alle mail, entro la fine della giornata, eventualmente dandogli comunque un numero diretto per le vere emergenze, non rimarrà deluso se lo chiameremo durante il nostro orario riservato alle chiamate.

Allo stesso modo, se gli diciamo che ogni mattina l’azienda si dedica al lavoro in team, mentre nel pomeriggio ci sono gli appuntamenti con i clienti, non si arrabbierà se non può essere ricevuto di mattina.

Lo sappiamo, ti sembra una cosa inapplicabile nell’epoca dove tutti vogliono qualità, velocità e prezzi stracciati. Ma ti invitiamo a non scordare mai l’immortale legge che lega queste 3 caratteristiche nel lavoro.

la legge che regola il rapporto fra prezzo, qualità e velocità

Gestisci le priorità e controllerai gli imprevisti

La gestione delle priorità è un’altra faccenda molto importante per riuscire a far fronte a emergenze e imprevisti senza perdere il timone della propria azienda. Tra i nostri compiti, impegni, riunioni e telefonate, ci sono profonde differenze, e quelle più evidenti stanno nella loro importanza.

Ci sono dei compiti più importanti degli altri a cui è giusto dare priorità, ci sono delle scadenze da rispettare, ci sono anche degli impegni personali che non possono essere rimandati. Per questo motivo le questioni più importanti vanno protette, anche dalle emergenze che possono accadere in azienda ogni giorno, altrimenti potremmo ritrovarci a occuparci di loro dopo tutto il carico di lavoro della giornata, con il conseguente calo di attenzione ed energie.

Gestire gli imprevisti significa anche valutarli e affrontarli

Infine, dobbiamo anche accettare che qualche progetto vada storto, che un compito ci porti via ogni minuto della nostra giornata, oppure che in un giorno si verifichino così tanti imprevisti da rendere inefficaci i nostri tempi buchi. Esistono anche i “giorni NO” e tutta la prevenzione, tutto il problem solving che abbiamo messo in atto, non potranno fare nulla se non costringerci ad accettare che gli imprevisti esistono e che dovremo affrontarli.

Come abbiamo visto, si può fare molto per ridurre le probabilità di farci mettere al tappeto dagli imprevisti. La bella notizia è che possiamo imparare anche ad affrontare con il giusto spirito quelli che, nonostante tutto, continuano a capitarci.

Se è vero che esistono situazioni di crisi che richiedono di agire immediatamente, è altrettanto vero che nella maggior parte delle circostanze la scelta migliore è quella di prendere qualche momento per rispondere all’emergenza in modo composto e ragionato. In poche parole, non facciamoci prendere dal panico.

Un’altra buona reazione all’imprevisto è mantenere un atteggiamento ottimista. Dopotutto, se ci pensiamo bene, ci è già capitato di affrontare qualche imprevisto nella nostra vita. Alcune volte abbiamo superato magnificamente l’emergenza, altre volte abbiamo fatto degli errori. Proprio in queste occasioni si nasconde un grande valore: gli errori che abbiamo commesso in passato, se visti sotto un’altra prospettiva, possono diventare delle opportunità. Infatti dai nostri errori possiamo imparare molto. Oltre a non commettere gli stessi sbagli un’altra volta, possiamo analizzare a fondo tutto quello che è successo, come mai si è verificato l’imprevisto, come ce ne siamo occupati e come avremmo potuto farlo più efficacemente.

Inoltre, nelle situazioni di emergenza, dobbiamo ricordarci che non siamo soli. Intorno a noi abbiamo collaboratori, soci o parenti che possono essere coinvolti e valorizzati per l’apporto che possono dare. Infatti è molto importante chiedere aiuto quando ci serve, e magari chiedere anche una seconda opinione sul da farsi se siamo incerti.

Infine, ci sono molte persone che si aspettano l’imprevisto già in partenza, per quanto quando qualcosa accade, sono pronte e riescono a reagire più velocemente. Essere previdenti significa, per esempio, trovare un modo alternativo di essere produttivi se quello che usiamo di solito viene bloccato in qualche modo. Oppure significa avere una cartella di back up in un altro computer quando, improvvisamente, un virus fagocita tutti i dati.

Ovviamente è impossibile essere pronti per ogni eventualità, ma di sicuro ci si può armare per affrontare i problemi più comuni.

Leggi anche: Prioritizzazione: come stabilire le priorità quando hai una lista di 1000 cose da fare e poco tempo

Alessia

Dopo la maturità inizia la mia avventura da cafoscarina, che mi porterà alla laurea in Marketing e Comunicazione. Il contatto, professionalmente parlando, con il mondo "dell'internet" in tutte le sue ...

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