Prioritizzazione: come stabilire le priorità quando hai una lista di 1000 cose da fare e poco tempo

Ti sei mai accorto di quanto sia facile stilare una To-Do List (lista di cose da fare), ma di quanto sia meno facile rispettarla?

Niente paura, una soluzione c’è. Si chiama prioritizzazione, anche se il termine corretto in lingua italiana sarebbe priorizzazione.

Può sembrare una cosa ovvia, ma funziona soltanto se si è davvero implacabili, e se una volta assegnate la priorità ci si impegna a non prendere nemmeno in considerazione il To-Do (compito) successivo finché non si ha completato quello su cui si sta lavorando.

La parte più delicata, quindi, è la fase in cui si definisce l’ordine di priorità alle varie cose da fare. Ecco quindi una serie di metodi di prioritizzazione, dal più semplice al più drastico.

Analizza la tua To-Do List

Iniziamo individuando ogni compito che possa essere portato a termine in modo definitivo, fatto e finito. Delegare è un ottimo modo per ridurre velocemente la tua lista. C’è qualcosa che stai aspettando venga fatta da qualcun altro? Toglila dalla tua lista. Mettila in una lista a parte o inseriscila in un progetto condiviso su GDrive, Dropbox, Asana ecc. ma eliminala dai tuoi To-Do.

Ora ti chiederai: “Come scegliere le priorità?”. Semplice, raccogli tutti i compiti che spettano solo ed unicamente a te, e ordinali secondo la Matrice di Eisenhower o di Covey.

Tutto ciò che va fatto prima possibile – o che addirittura andava fatto ieri – va considerato URGENTE. Il concetto di IMPORTANTE è soggettivo, ma devi cercare di essere il più obiettivo possibile.

In linea di massima, puoi considerare importante tutto quanto comporta il raggiungimento o il mantenimento di un vantaggio a lungo termine, come la creazione di un rapporto personale, la tua salute, opportunità di crescita o attività di controllo e manutenzione preventivi. O, se preferisci, è importante tutto quello che, nel caso non venisse fatto, potrebbe avere pesanti ripercussioni.

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La Matrice di Eisenhower/Covey è un valido strumento per quando sei sommerso da una valanga di cose da fare, perché ti aiuta a visualizzare e a definire cosa sia davvero importante e cosa può invece aspettare. Una volta distribuiti i tuoi To-Do nei vari quadranti della matrice, occupati per prima cosa di quelli da fare immediatamente (Q1), togliendoti così da sopra la testa la Spada di Damocle delle scadenze più pressanti.

Dopodiché, potrai concentrarti sul quadrante più produttivo (Q2), ovvero quello delle cose importanti ma non urgenti. Si tratta di compiti spesso semplici da portare a termine – soprattutto grazie al fatto di non dovere agire sotto pressione – e che una volta conclusi apportano un sensibile aumento di valore.

Se puoi, delega i To-Do non importanti e urgenti (Q3), ma soprattutto tienti il più possibile alla larga da quelli non importanti e non urgenti (Q4).

Prepara una lista di priorità del giorno

Ora che hai imparato a definire un ordine di priorità, prepara una lista riferita esclusivamente alle cose che dovrai fare oggi. Includi anche le tue azioni quotidiane o gli impegni non lavorativi, come ad esempio fare colazione, praticare attività fisica, pranzare, fare la spesa, telefonare alla mamma per sapere come sta… In questo modo avrai una panoramica di tutta la tua giornata che ti permetterà di organizzarti meglio. Sapendo di avere già una giornata particolarmente piena, eviterai di sovraccaricarti di impegni che potresti poi non riuscire a gestire o a gestire male.

Cerca di tenerti sempre dei margini, sottostimando la tua capacità di esecuzione e sovrastimando il tempo che impiegherai a svolgere ogni compito. Meglio finire prima ed avere la possibilità di concedersi un po’ di extra relax, che rischiare di dover rimandare a domani quello che non si è riusciti a fare oggi, no?

Stabilisci le priorità assolute, ovvero i MIT

I MIT (Most Important Task) sono le cose che vuoi o che devi assolutamente fare oggi. Sapere quali sono ti aiuterà a formulare delle To-Do List più realistiche, individuando pochi – al massimo tre – compiti che, cascasse il mondo, oggi porterai comunque a termine. Deve diventare una regola, che applicherai ogni giorno. Una volta archiviati i tuoi MIT quotidiani, tutte le altre cose da fare ti appariranno come delle semplici aggiunte, dei bonus per arricchire una giornata già in ogni caso fruttuosa.

Priorità significa una cosa alla volta!

Ora viene il bello. Quando stai annaspando nell’ansia di non riuscire a concludere nulla, prova questo metodo.

Hai la tua To-Do List, da cui hai tratto i tuoi MIT. Ora, scegline uno, e concentrati solo su quello. È il modo migliore per non distrarsi, affrontare uno dei compiti che ti eri prefissato e non mollarlo finché non lo hai concluso. Se lavori principalmente al PC, estensioni di Google Chrome come Momentum possono essere di grande aiuto, fornendoti i giusti reminder per avere sempre presente cosa devi fare e aiutandoti a calibrare il tempo che utilizzi per svolgere le tue varie attività.

Ricorda e utilizza il Principio di Pareto

Secondo il principio di Pareto, circa l’80% degli effetti è riconducibile al 20% di cause. Il che vuol dire che l’80% dei tuoi risultati dipendono dal 20% del tuo lavoro.

Certo è importante il 100% di quello che fai, ma c’è un 20% che fa davvero la differenza.

Ciò che devi fare, quindi, è capire a cosa corrisponda esattamente quel 20%. A quali azioni? A quali compiti portati a termine?

Una volta che l’avrai capito, sarai pronto ad applicare alla tua giornata la più drastica delle priorizzazioni: considerare come priorità assoluta e come metro di misura per valutare la produttività della tua giornata il portare a termine QUEL 20% di lavoro.

Il modo migliore per individuarlo è attraverso un semplice esercizio: pensa se dovessi avere soltanto tre compiti da svolgere. Se potessi sceglierne solo uno, a quale ti dedicheresti? Devi essere categorico. Identifica tre cose importanti da fare, poi riducile a due ed infine ad una soltanto.

Devi pensare che non avrai la possibilità di portarle a termine tutte e tre, appena conclusa quello che hai scelto, STOP. Il senso è che pur non avendo avuto la possibilità di svolgere due azioni comunque importanti, hai portato a termine quella che assolutamente non ti potevi permettere di lasciare incompiuta.

Certo, non è così facile arrivare a questo punto quando si è sommersi ogni giorno da cose da fare di ogni tipo. Ma riuscire a capire quali sono le cose davvero indispensabili, è essenziale.

Questi sistemi possono essere utilizzati in diverse combinazioni a seconda delle necessità, fino a trovare la formula giusta per ciascuno di noi. Puoi partire dai passi più semplici ed acquisire strada facendo l’esperienza necessaria per individuare in modo sempre più rapido ed efficace le giuste priorità, arrivando a sviluppare un vero e proprio metodo senza quasi nemmeno accorgertene.

Alla fine, oltre ad aver migliorato la tua produttività, avrai migliorato anche il tuo modo di lavorare, riuscendo a terminare le tue giornate soddisfatto di quanto hai fatto e senza doverti preoccupare di lavori arretrati o di scadenze da dovere affrontare domani.

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