Produttività e gestione del tempo per il business - la guida Danea

Guida alla Produttività e alla Gestione del Tempo e delle Priorità

Produttività del lavoro e gestione del tempo per il business – la guida Danea

La guida per professionisti e PMI all’ottimizzazione della produttività del lavoro, dalle tecniche di gestione degli obiettivi aziendali all’organizzazione del tempo fino alla gestione delle priorità.

Un processo produttivo efficiente, che si tratti del lavoro di un singolo professionista o di un’azienda di più persone, resta legato ad alcuni aspetti cruciali:

  • individuazione e gestione delle priorità,
  • organizzazione del lavoro,
  • gestione del tempo e delle risorse,
  • rispetto delle scadenze.

Saper padroneggiare ognuno di questi punti ti permetterà di definire obiettivi precisi e misurabili, organizzare l’agenda tua e delle tue risorse, procedere con ordine e consegnare il lavoro nei tempi stabiliti migliorando sensibilmente la produttività del lavoro.

Negli ultimi decenni sono stati sviluppati diversi metodi per l’ottimizzazione della produttività. Sulla carta, sono tutti efficaci, ma ognuno di noi probabilmente si troverà meglio con un sistema piuttosto che con un altro. In alcuni casi è anche possibile combinare metodi diversi, prendendo da ciascuno gli spunti che meglio si adattano alla nostra attività e alla nostra personalità.

Alcune tecniche si basano sui sensi come la vista o il tatto: lavagne, Post-It, elenchi da spuntare, ma anche sistemi di timing o calendarizzazione (ovvero un semplice timer, un orologio o un calendario con cerchiata una data di scadenza) sono gli strumenti più utilizzati.

Altri metodi, invece, sono più legati all’astrazione, alla capacità di immaginazione e organizzazione mentale.

Ne risulta che per chi preferisce ragionare per schemi mentali la vista di una semplice clessidra possa suscitare ansia e diventare addirittura causa di distrazione, o che ad uno spirito più pratico manchi la terra sotto i piedi se non ha una percezione fisica di ciò che è stato fatto e che deve ancora fare.

Non resta che provare, e chissà che dopo un po’ di pratica non possa tu stesso elaborate la tua personalissima, infallibile tecnica per ottimizzare la tua produttività, ottenere risultati migliori, gestire al meglio il tuo tempo nel lavoro come nella vita di tutti i giorni.

Ecco i nostri suggerimenti per organizzarti al meglio e aumentare la produttività:

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Gestione delle priorità: i metodi

Distinguere tra importanza e urgenza è il primo passo per organizzare al meglio le proprie priorità, evitando così di impiegare tempo e risorse in attività di contorno o marginali, perdendo di vista gli obiettivi più importanti.

Metodo MoSCoW – Must, Should, Could, Want (Devo, Dovrei, Potrei, Voglio)

Serve ad organizzare i compiti in base alla loro urgenza, evidenziando cosa è davvero critico e cosa non lo è, creando un elenco delle cose da fare. Dopo aver completato le attività più critiche, si passa a quelle successive.

Matrice di Eisenhower o di Covey

Anche in questo caso, si tratta di definire le urgenze ed attribuire a ciascuna attività un grado di importanza, utilizzando uno schema grafico. Le attività saranno divise in quattro insiemi: importante urgente, importante non urgente, urgente non importante, non urgente non importante.

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Organizzazione del lavoro: i metodi

Il Multitasking è Il Male. Partiamo da questo presupposto. Ogni singola attività deve essere svolta a sé stante, risolta per poi passare all’attività successiva. Organizzare il proprio lavoro significa adottare una determinata strategia, avere bene in mente quali sono le fasi del processo di lavoro, per evitare l’effetto collo di bottiglia che si ottiene quando le fasi successive sono bloccate dalle precedenti incompiute.

Metodo Kanban

E’ il sistema di organizzazione del flusso di lavoro alla base del celebre Metodo Toyota. Una lavagna o un pannello con dei Post-It permettono di visualizzare il progredire delle diverse attività in corso, e ad evitare che si accumulino progetti incompiuti, organizzando il carico di lavoro.

Metodo S.M.A.R.T. – Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-related)

Adatto per chi sta per iniziare un progetto complesso e deve elaborare la giusta strategia definendone gli obiettivi principali e verificandone l’effettiva validità, ovvero che siano Specifici, Misurabili, Attuabili, Realistici e in funzione del Tempo.

The Action Method

Serve a passare dalle idee ai fatti, mettendo in pratica i risultati di un brainstorming creando un elenco di cose da fare e mettendo in ordine gli aspetti più caotici del lavoro creativo, soprattutto quando questo è svolto da più persone.

Metodo GDT – Getting Things Done di David Allen

Hai troppe cose in ballo e ti senti sopraffatto? Niente panico, c’è un metodo anche per questo. Basterà inserire preoccupazioni, idee e attività in un sistema organizzato per affrontarle un passo alla volta.

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Gestione del tempo: i metodi

Il Tempo è prezioso, ma limitato ad un arco di 24 ore al giorno. Saper gestire il proprio tempo ti consente di sfruttare nel modo più produttivo le ore dedicate al tuo lavoro, permettendoti di avere tempo anche per la tua vita, le tue passioni, i tuoi affetti. In pratica, può fare la differenza tra lavorare per vivere e vivere per lavorare. In questo caso, più che di metodi, parliamo di utili consigli, piccole tecniche facilmente applicabili, che comportano però rigore e dedizione. Dopo un po’ non ne potrai fare a meno, e diventeranno così normali da utilizzarle quasi senza rendertene conto.

Tecnica del Pomodoro

Darsi un timing è indispensabile, ma può anche causare stress. Eliminando le distrazioni e aumentando la tua capacità di concentrazione otterrai sicuramente risultati migliori con meno sforzo.

Timeboxing

Ideale per chi ha la tendenza a procrastinare o nel proprio ambente di lavoro è soggetto a frequenti interruzioni, ma anche per quei manager che devono gestire diversi gruppi. di lavoro. Ad ogni attività assegnamo un intervallo di tempo esclusivo, per poi passare ad altro.

Metodologia Agile

A volte si ha ben chiaro l’obiettivo da raggiungere, ma non le fasi necessarie al suo compimento. Ecco un sistema per scomporre i progetti complessi assegnando diverse scadenze e pianificando una timeline generale.

Lista to Do and Don’t

A volte sono alcune nostre abitudini a pregiudicare la nostra produttività. Impara a riconoscere le situazioni che favoriscono la tua produttività e quelle che invece la ostacolano, evitando le azioni che ti fanno sprecare tempo prezioso.

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Bene, probabilmente a questo punto hai già individuato alcuni aspetti in cui ti riconosci.

Non ti resta che seguirci in questa nostra Guida per conoscere più in dettaglio le tecniche e i metodi per migliorare la tua produttività ed i tuoi risultati.

Ecco il menù che ti aiuterà a navigare tra tutti i capitoli:


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Danea

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

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