Lista To Do: come organizzare l’agenda delle cose da fare e il tempo

La To Do List non è altro che una lista delle cose da fare, a cui aggiungere a fine giornata un elenco delle cose fatte e di quelle da non fare (To Don’t).

Ti potrà essere utile se ti sei reso conto che molto spesso la tua produttività è intralciata da cattive abitudini, che ti portano a ritrovarti a fine giornata con la sensazione di non avere concluso le attività che ti eri prefissato, che andranno di conseguenza ad accavallarsi ad altri lavori.

Questo metodo di gestione del tempo è applicabile sia a chi deve coordinare il lavoro di più persone, sia a liberi professionisti ed a chi lavora in outsourcing, magari da casa propria, ed è quindi ancora più a rischio di distrazioni che possono rallentare la sua produttività.

Come impostare correttamente la To Do List

Il primo passo da compiere consiste nel redigere la tua lista To Do giornaliera, assegnando la giusta priorità ad ogni attività pianificando scadenze e consegne. Distingui i lavori più urgenti da quelli che possono essere svolti in un secondo momento. Una volta concluso un determinato compito, potrai cancellarlo e passare a quello successivo. Presto scoprirai il valore “terapeutico” di questa semplice azione: tracciare una linea su un progetto concluso ti darà un distensivo sollievo, e ti farà affrontare con più serenità l’attività successiva.

Cerca di impostare le tue giornate con orari ben definiti: svegliati sempre alla stessa ora, mangia ad orari regolari, concediti delle attività extra lavorative (ad esempio una corsa all’aria aperta prima di chiuderti in ufficio), cerca di dormire regolarmente. Se lavori in proprio, cerca di svolgere il tuo lavoro entro determinati orari: evita di mangiare davanti al PC, o di lavorare la sera fino a tardi.

Rivolgi molta attenzione al modo in cui comunichi con clienti, partner, colleghi, fornitori, insomma con tutte le persone con cui devi interfacciarti ogni giorno. Assicurati che tutte le informazioni e le istruzioni siano chiare e condivise, evitando così il rischio di fraintendimenti e quindi di imprevisti che possano ostacolare il tuo lavoro.

To Do List: gli strumenti a disposizione

Utilizza la tecnologia: sicuramente il tuo smartphone dispone già di strumenti che ti possono aiutare, come agenda, calendario, note vocali, senza contare le innumerevoli app disponibili in rete. Gmail Tasks, Remember The Milk, Google Calendar, Nozbe o NowDoThis sono soltanto alcune della applicazioni web che possono aiutarti a pianificare e a tenere sotto controllo i tuoi progetti. In ambiente Windows puoi usare una funzionalità spesso trascurata come Active Desktop, per non parlare del buon vecchio Outlook, uno degli strumenti di lavoro di Microsoft Office più diffusi.

A proposito di email, ricordati che spesso la posta elettronica rappresenta uno dei massimi elementi di distrazione e di mancanza di concentrazione, soprattutto se la gestisci dal tuo smartphone che ti invia notifiche in continuazione. Cerca di controllarla periodicamente (2-3 volte nell’arco della giornata), dedicando la giusta attenzione solo alle mail davvero importanti. Newsletter, comunicazioni informali, auguri di Natale, Pasqua e così via possono aspettare. Non sentirti costretto a rispondere sempre a stretto giro a meno che non sia davvero necessario.

Come gestire la lista al meglio

Se ne hai la facoltà, ricordati di delegare i compiti che non ti competono direttamente o che possono essere svolti meglio da qualcun altro. Non perdere tempo impazzendo a cercare di risolvere un problema tecnico, quando c’è chi può eliminarlo in pochi secondi. Se stai lavorando in team, pianifica la gestione dei vari progetti tenendo conto delle risorse umane che hai a disposizione.

Prenditi delle pause tra un’attività e un’altra. Senza esagerare, basta un caffè o una boccata d’aria fresca per riposare la mente e ricominciare a lavorare senza sentirti affaticato. Puoi anche utilizzare le pause per sbrigare facilmente le questioni più leggere,come inviare o rispondere ad un sms, controllare la tua posta elettronica personale, fare una telefonata a chi ti è caro. L’importante è staccare la spina per qualche minuto.

Per lo stesso motivo di cui sopra, fai il possibile per non lavorare durante il weekend o comunque al di fuori dell’orario di ufficio, in modo di poter ricominciare la settimana carico di energie e rilassato.

A fine giornata controlla la tua To Do List, vedi tutte le attività che hai concluso e datti una pacca sulla spalla contemplando la lista delle cose che “da fare” sono diventate “fatte”.

È rimasto fuori qualcosa? Niente panico: analizza la tua giornata e cerca di capire i motivi per cui non hai portato a termine quella data cosa. Sii onesto con te stesso.

Hai perso tempo gironzolando su internet o sui social network? Sei andato a vederti tutte le promozioni e le offerte che Amazon o Groupon ti hanno inviato via mail? Ti sei occupato di mansioni che non ti competevano e che ti hanno sottratto tempo prezioso?

Prendi nota di ognuna delle risposte che darai a queste e ad altre domande: saranno la tua To Don’t List, ovvero la lista di tutte le abitudini, le situazioni e le occasioni di distrazione che devi imparare a riconoscere e ad evitare come la peste.