Il metodo GTD di David Allen: la guida al sistema Getting Things Done o “detto fatto” per l’organizzazione del lavoro

Il metodo Getting Things Done (GTD), sviluppato da David Allen e diventato celebre in tutto il mondo grazie al successo planetario del suo omonimo libro, è uno dei metodi di produttività più conosciuti e utilizzati al mondo.

In sostanza, permette di organizzare obiettivi, attività ma anche semplici commissioni inserendo tutte queste idee all’interno di un sistema organizzato, trasformandole in piccole attività che possono essere affrontate una alla volta in modo pressoché immediato.

Si rivela pertanto un ottimo alleato nei momento in cui ci sentiamo sopraffatti da un numero eccessivo di cose da fare e deve necessariamente poterle organizzare.

Il sistema GTD si compone di cinque principi che ti consentiranno di sgombrare la mente eliminando l’incombenza di ricordare le cose da fare, e lasciandola libera di concentrarsi sulla loro esecuzione, rimuovendo tutti gli input inutili.

Capture (Raccogliere)

Inizia a raccogliere tutte le cose che devi fare, registrandole in ordine sparso e iniziando a creare il tuo elenco di getto, scrivendo tutte le cose che ti preoccupano, ti stressano o che sai di dovere fare. In questa fase non stai realizzando un elenco di priorità, ma stai semplicemente liberando la tua mente.

Puoi scriverle su foglietti da raccogliere in un contenitore, usare una lavagna, un’agenda, un software come Calendar o Evernote, un registratore vocale. L’importante è individuare il tu “dispositivo raccoglitore” e svuotarlo regolarmente.

Clarify (Precisare)

Trasforma le idee che hai raccolto in azioni concrete. Una buona tecnica consiste nel frammentare progetti o incombenze importanti in una serie di azioni meno impegnative, affrontabili senza ansia. Se un’attività può essere disbrigata in meno di due minuti approfitta e svolgila subito senza rimandare.

Organize (Organizzare)

E’ il momento di iniziare a definire le priorità delle azioni che dovrai svolgere, assegnando date di scadenza, inserendole in categorie e progetti, individuare quelle attività che possono essere raggruppate e svolte insieme, e quelle che possono essere delegate ad altri o rimandate. In casi come questi, dovrai definire chi fa cosa e le relative scadenze temporali.

Reflect (Verificare)

Almeno una volta alla settimana controlla tutti i progetti aperti e le cose da fare, tenendo presente dei pini di lavoro, delle deleghe ad altri, di ciò che è stato rimandato e di quello che è stato fatto ed archiviato.

Engage (Fare)

Fino a questo punto ti sei limitato ad analizzare ed organizzare. È il momento di agire e di affrontare le cose da fare. Ti trovi nella condizione giusta per iniziare un’attività? Hai abbastanza tempo per iniziarla e terminarla? La tua mente è fresca e puoi affrontare anche compiti impegnativi? Delle attività da fare quali sono quelle che ti daranno maggiori benefici e vantaggi terminandole in questo momento?

Ogni singolo stadio diventa importante per finalizzare gli altri, pensa ad ogni azione come ad uno scalino che ti consenta di raggiungere un livello successivo. L’importante è occuparsi di un solo elemento alla volta, ed una volta che hai iniziato un’attività dovrai importi di portarla a termine senza rimetterla nella lista.

Infine, non dimenticare i diversi sistemi di personal information manager e di task management in grado di fornirti un supporto digitale per organizzare al meglio il tuo metodo Getting Things Done e poter dire “Detto, fatto!”.