La Tecnica del Pomodoro: il metodo di gestione del tempo e aumento della produttività

Sei alla ricerca di consigli efficaci per incrementare la produttività durante l’orario di lavoro? Allora ti consigliamo di prendere in considerazione la cosiddetta Tecnica del Pomodoro: strategia sviluppata verso la fine degli anni Ottanta dallo studente italiano Francesco Cirillo, che permette di ottimizzare la gestione del tempo aumentando la capacità di concentrazione.

Tecnica del Pomodoro: influenza nella gestione del tempo e obiettivi

La Tecnica del Pomodoro nasce con lo scopo primario di insegnare a considerare il tempo, invece che come un nemico capace di generare stress e tensioni (soprattutto in presenza di scadenze), come un valido alleato pronto a consentirci di realizzare qualunque genere di attività nel modo desiderato, migliorando al contempo il processo di lavoro e studio.

Per giungere a tale risultato, il metodo in questione mira a garantire uno strumento che aiuti a:

• diminuire l’ansia provata verso il trascorrere del tempo;
• massimizzare la concentrazione riducendo ai minimi termini le interruzioni;
• aumentare la consapevolezza delle decisioni da prendere;
• rafforzare il livello di motivazione e determinazione nei confronti del raggiungimento di nuovi traguardi;
• perfezionare il processo di stima e di lavoro o studio;
• rinforzare la volontà di continuare ad impegnarsi dinanzi a situazioni difficili.

Affinché sia possibile massimizzare la produttività, la Tecnica del Pomodoro punta a:

• sviluppare un nuova concezione del tempo capace di ridurre l’ansia incrementando l’efficacia personale;
• insegnare come meglio impiegare la mente, ottenendo maggiore consapevolezza, lucidità e semplicità di apprendimento;
• far individuare gli strumenti da adoperare per favorire la continuità dei processi, consentendo di concentrare gli sforzi sulle attività da svolgere.

Metodo e strategia della Tecnica del Pomodoro

Tale strategia si costituisce di 5 differenti fasi, che possono essere riassunte nei punti riportati qui sotto:

• pianificazione (da realizzare di prima mattina per individuare le attività a cui dedicarsi durante la giornata);
• rilevazione (da realizzare durante tutte le ore di lavoro per accumulare e raccogliere i dati grezzi riguardanti lo sforzo prodotto ed altre metriche similari);
• registrazione (da realizzare a fine giornata per raccogliere in un file le rilevazioni quotidiane);
• elaborazione (da realizzare a fine giornata per trasformare i dati grezzi in informazioni concrete);
• visualizzazione (da realizzare a fine giornata per presentare le informazioni ottenute nel punto precedente in un format che semplifichi l’osservazione ed aiuti a scegliere le azioni di miglioramento da mettere in pratica).

Strumenti: cosa serve per mettere in pratica la tecnica

Gli elementi essenziali prima di cominciare la sperimentazione della Tecnica del Pomodoro sono:

• Timer da cucina (possibilmente a forma di pomodoro ;) ).
• Foglio chiamato “Attività da realizzare oggi” da compilare giornalmente nella prima fase della giornata, dove sono presenti:
  • intestazione con nome autore, data e luogo;
  • diverse righe in cui inserire le mansioni da svolgere in ordine di importanza-priorità;
  • sezione chiamata “Urgenti non previste” in cui inserire le attività non programmate da realizzare nel giorno in questione (attività extra-impreviste).
• Foglio chiamato “Magazzino di attività” formato da:
  • intestazione comprensiva di nome dell’autore;
  • diverse righe in cui inserire le mansioni da svolgere man mano che si presentano e da cui di depennano dopo averle eseguite.
• Foglio chiamato “Registrazioni” in cui sono disponibili i dati grezzi che permettono di realizzare grafici e report dettagliati (di solito vengono inseriti campi quali la data, la descrizione, il numero di Pomodori necessari a realizzare una certa attività, ecc.). In questo caso l’aggiornamento del foglio avviene tutti i giorni dopo le ore di lavoro.

Come raggiungere gli obiettivi: i 5 passi alla vittoria

Per migliorare la gestione del tempo e la produttività, la Tecnica del Pomodoro definisce 5 passi:

#1 – Rilevare lo sforzo per attività

Questa tecnica suddivide il tempo in mezz’ore, di cui 25 minuti sono da destinarsi al lavoro e 5 minuti alla pausa. Quando inizia la giornata è importante segnare nel foglio “Magazzino di attività” le mansioni da portare a termine entro sera, ordinandole per importanza-priorità ed includendole anche nel foglio “Attività da realizzare oggi”.

Dopodiché si imposta il timer a 25 minuti e si comincia a svolgere la prima mansione presente in quest’ultimo file: i minuti a disposizione devono essere sfruttati al massimo, senza alcuna interruzione (frangente di puro lavoro).

Se qualcuno o qualcosa porta una distrazione, il pomodoro in questione si considera, oltre che nullo, anche come mai caricato: prima di ricominciare l’attività bisogna quindi caricare un nuovo pomodoro.

Quando il timer suona si spunta con una X l’attività svolta e si procede con una pausa variabile dai 3 ai 5 minuti durante la quale si fanno cose leggere (bere un bicchiere d’acqua, sgranchirsi le gambe, passeggiare, ecc.).

Attenzione: lo squillo del timer sancisce la fine perentoria-temporanea dell’attività. Dopo il break si ricarica il pomodoro per altri 25 minuti e si continua a svolgere l’attività fino al trillo successivo (altra X sul foglio, altra pausa di 3-5 minuti, ecc.). Dopo 4 pomodori consecutivi si fa una pausa di 15-30 minuti.

Casi particolari:

• L’attività viene conclusa a pomodoro iniziato: rivedere quanto già svolto per apportare miglioramenti fino al trillo successivo.
• L’attività viene conclusa a cavallo tra il pomodoro precedente ed i primi 5 minuti di quello successivo: eccezionalmente è possibile non considerare proprio il secondo pomodoro e ricominciare con uno nuovo da destinare ad una nuova attività (nei fogli non includere il pomodoro escluso).

#2 – Ridurre ai minimi termini le interruzioni;

I canonici 25 minuti rappresentano un periodo abbastanza ampio per svolgere delle mansioni specifiche, ma anche abbastanza ridotto per evitare la necessità di interrompere le attività programmate.

#3 – Stimare lo sforzo delle attività

Giunti a questo punto è possibile introdurre gli elementi di stima quantitativa: il vero obiettivo da raggiungere è quello di riuscire a prevedere effettivamente lo sforzo da compiere nelle singole attività.

All’interno del foglio “Magazzino di attività” sono presenti le varie cose da fare e le pause necessarie al loro corretto svolgimento. Nel tempo le attività possono anche diventare inutili ed essere eliminate dal file.

Ad inizio giornata è importante eseguire una stima del numero di pomodori che servono a svolgere tutte le attività presenti nel foglio Magazzino, modificando in caso di bisogno le stime iniziali. Fatto questo è doveroso riportare sulla rispettiva riga del file il numero di pomodori stimato.

#4 – Rendere più efficace il pomodoro

Lo scopo cardine di questa quarta fase è quello di consentire a chi adotta la Tecnica del Pomodoro di imparare ad utilizzare il timer senza distrazioni-interruzioni, acquisendo al contempo la giusta confidenza con l’attività di stima descritta nel punto precedente.

#5 – Definire un orario

Apprendere questo passaggio è fondamentale perché definire un orario consente di:

• rispettare dei limiti ben precisi (frangenti non violabili che aiutano a risultare più pratici e concreti);
• separare i momenti produttivi dai momenti di svago (quelli in cui è necessario ricaricare le batterie);
• misurare i risultati di una giornata (dopo aver stabilito le attività da svolgere, le stesse devono essere eseguite nel modo migliore. Se il lavoro fatto non soddisfa o non viene concluso, bisogna riflettere sulle motivazioni dei risultati conseguiti e modificare l’approccio quotidiano).

Come già detto, la Tecnica del Pomodoro garantisce la possibilità di migliorare la gestione del tempo massimizzando la produttività ma, affinché tutto questo sia possibile, è importante metterla in pratica seguendo nel dettaglio tutte le istruzioni fornite senza saltare-trascurare alcun passaggio.

Buon lavoro!!!