La Tecnica del Pomodoro: il metodo di gestione del tempo e aumento della produttività

Tecnica del Pomodoro

Come funziona la Tecnica del Pomodoro il famoso metodo per la gestione del tempo e l’aumento di concentrazione e produttività

 

Sei alla ricerca di consigli efficaci per incrementare la produttività durante l’orario di lavoro? Allora ti consigliamo di prendere in considerazione la cosiddetta Tecnica del Pomodoro: strategia sviluppata verso la fine degli anni Ottanta dallo studente italiano Francesco Cirillo, che permette di ottimizzare la gestione del tempo aumentando la capacità di concentrazione.

Clicca per scaricare il PDF

Tecnica del Pomodoro: influenza nella gestione del tempo e obiettivi

La Tecnica del Pomodoro nasce con lo scopo primario di insegnare a considerare il tempo, invece che come un nemico capace di generare stress e tensioni (soprattutto in presenza di scadenze), come un valido alleato pronto a consentirci di realizzare qualunque genere di attività nel modo desiderato, migliorando al contempo il processo di lavoro e studio.

Per giungere a tale risultato, il metodo in questione mira a garantire uno strumento che aiuti a:

  • diminuire l’ansia provata verso il trascorrere del tempo;
  • massimizzare la concentrazione riducendo ai minimi termini le interruzioni;
  • aumentare la consapevolezza delle decisioni da prendere;
  • rafforzare il livello di motivazione e determinazione nei confronti del raggiungimento di nuovi traguardi;
  • perfezionare il processo di stima e di lavoro o studio;
  • rinforzare la volontà di continuare ad impegnarsi dinanzi a situazioni difficili.

Affinché sia possibile massimizzare la produttività, la Tecnica del Pomodoro punta a:

  • sviluppare un nuova concezione del tempo capace di ridurre l’ansia incrementando l’efficacia personale;
  • insegnare come meglio impiegare la mente, ottenendo maggiore consapevolezza, lucidità e semplicità di apprendimento;
  • far individuare gli strumenti da adoperare per favorire la continuità dei processi, consentendo di concentrare gli sforzi sulle attività da svolgere.
Clicca per scaricare il PDF

Metodo e strategia della Tecnica del Pomodoro

Tale strategia si costituisce di 5 differenti fasi, che possono essere riassunte nei punti riportati qui sotto:

  • pianificazione (da realizzare di prima mattina per individuare le attività a cui dedicarsi durante la giornata);
  • rilevazione (da realizzare durante tutte le ore di lavoro per accumulare e raccogliere i dati grezzi riguardanti lo sforzo prodotto ed altre metriche similari);
  • registrazione (da realizzare a fine giornata per raccogliere in un file le rilevazioni quotidiane);
  • elaborazione (da realizzare a fine giornata per trasformare i dati grezzi in informazioni concrete);
  • visualizzazione (da realizzare a fine giornata per presentare le informazioni ottenute nel punto precedente in un format che semplifichi l’osservazione ed aiuti a scegliere le azioni di miglioramento da mettere in pratica).
Clicca per scaricare il PDF

Strumenti: cosa serve per mettere in pratica la tecnica

Gli elementi essenziali prima di cominciare la sperimentazione della Tecnica del Pomodoro sono:

  • Timer da cucina (possibilmente a forma di pomodoro ;) ).
  • Foglio chiamato “Attività da realizzare oggi” da compilare giornalmente nella prima fase della giornata, dove sono presenti:
    • intestazione con nome autore, data e luogo;
    • diverse righe in cui inserire le mansioni da svolgere in ordine di importanza-priorità;
    • sezione chiamata “Urgenti non previste” in cui inserire le attività non programmate da realizzare nel giorno in questione (attività extra-impreviste).
  • Foglio chiamato “Magazzino di attività” formato da:
    • intestazione comprensiva di nome dell’autore;
    • diverse righe in cui inserire le mansioni da svolgere man mano che si presentano e da cui di depennano dopo averle eseguite.
  • Foglio chiamato “Registrazioni” in cui sono disponibili i dati grezzi che permettono di realizzare grafici e report dettagliati (di solito vengono inseriti campi quali la data, la descrizione, il numero di Pomodori necessari a realizzare una certa attività, ecc.). In questo caso l’aggiornamento del foglio avviene tutti i giorni dopo le ore di lavoro.
Clicca per scaricare il PDF

Come raggiungere gli obiettivi: i 5 passi alla vittoria

Per migliorare la gestione del tempo e la produttività, la Tecnica del Pomodoro definisce 5 passi:

#1 – Rilevare lo sforzo per attività

Questa tecnica suddivide il tempo in mezz’ore, di cui 25 minuti sono da destinarsi al lavoro e 5 minuti alla pausa. Quando inizia la giornata è importante segnare nel foglio “Magazzino di attività” le mansioni da portare a termine entro sera, ordinandole per importanza-priorità ed includendole anche nel foglio “Attività da realizzare oggi”.

Dopodiché si imposta il timer a 25 minuti e si comincia a svolgere la prima mansione presente in quest’ultimo file: i minuti a disposizione devono essere sfruttati al massimo, senza alcuna interruzione (frangente di puro lavoro).

Se qualcuno o qualcosa porta una distrazione, il pomodoro in questione si considera, oltre che nullo, anche come mai caricato: prima di ricominciare l’attività bisogna quindi caricare un nuovo pomodoro.

Quando il timer suona si spunta con una X l’attività svolta e si procede con una pausa variabile dai 3 ai 5 minuti durante la quale si fanno cose leggere (bere un bicchiere d’acqua, sgranchirsi le gambe, passeggiare, ecc.).

Attenzione: lo squillo del timer sancisce la fine perentoria-temporanea dell’attività. Dopo il break si ricarica il pomodoro per altri 25 minuti e si continua a svolgere l’attività fino al trillo successivo (altra X sul foglio, altra pausa di 3-5 minuti, ecc.). Dopo 4 pomodori consecutivi si fa una pausa di 15-30 minuti.

Casi particolari:

  • L’attività viene conclusa a pomodoro iniziato: rivedere quanto già svolto per apportare miglioramenti fino al trillo successivo.
  • L’attività viene conclusa a cavallo tra il pomodoro precedente ed i primi 5 minuti di quello successivo: eccezionalmente è possibile non considerare proprio il secondo pomodoro e ricominciare con uno nuovo da destinare ad una nuova attività (nei fogli non includere il pomodoro escluso).

#2 – Ridurre ai minimi termini le interruzioni;

I canonici 25 minuti rappresentano un periodo abbastanza ampio per svolgere delle mansioni specifiche, ma anche abbastanza ridotto per evitare la necessità di interrompere le attività programmate.

#3 – Stimare lo sforzo delle attività

Giunti a questo punto è possibile introdurre gli elementi di stima quantitativa: il vero obiettivo da raggiungere è quello di riuscire a prevedere effettivamente lo sforzo da compiere nelle singole attività.

All’interno del foglio “Magazzino di attività” sono presenti le varie cose da fare e le pause necessarie al loro corretto svolgimento. Nel tempo le attività possono anche diventare inutili ed essere eliminate dal file.

Ad inizio giornata è importante eseguire una stima del numero di pomodori che servono a svolgere tutte le attività presenti nel foglio Magazzino, modificando in caso di bisogno le stime iniziali. Fatto questo è doveroso riportare sulla rispettiva riga del file il numero di pomodori stimato.

#4 – Rendere più efficace il pomodoro

Lo scopo cardine di questa quarta fase è quello di consentire a chi adotta la Tecnica del Pomodoro di imparare ad utilizzare il timer senza distrazioni-interruzioni, acquisendo al contempo la giusta confidenza con l’attività di stima descritta nel punto precedente.

#5 – Definire un orario

Apprendere questo passaggio è fondamentale perché definire un orario consente di:

  • rispettare dei limiti ben precisi (frangenti non violabili che aiutano a risultare più pratici e concreti);
  • separare i momenti produttivi dai momenti di svago (quelli in cui è necessario ricaricare le batterie);
  • misurare i risultati di una giornata (dopo aver stabilito le attività da svolgere, le stesse devono essere eseguite nel modo migliore. Se il lavoro fatto non soddisfa o non viene concluso, bisogna riflettere sulle motivazioni dei risultati conseguiti e modificare l’approccio quotidiano).

Come già detto, la Tecnica del Pomodoro garantisce la possibilità di migliorare la gestione del tempo massimizzando la produttività ma, affinché tutto questo sia possibile, è importante metterla in pratica seguendo nel dettaglio tutte le istruzioni fornite senza saltare-trascurare alcun passaggio.

Buon lavoro!!!

Danea

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...