Metodo Personal Kanban: il sistema a cartellini Toyota applicato alla produttività personale

Con il termine giapponese Kanban (看板) si intende un semplice cartellino, che costituisce l’elemento cardine della filosofia di management Just In Time (JIT), elaborata nel 1970 dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno, e diventata parte fondamentale del cosiddetto Metodo Toyota, dato che fu proprio la multinazionale giapponese a basare il proprio flusso produttivo e di approvvigionamento su di un sistema di reintegrazione delle scorte in tempo reale.

Proprio per programmare al meglio e semplificare il flusso dei componenti e semilavorati nelle fasi di produzione della Toyota, l’ing. Ohno ha introdotto l’uso di cartellini, ognuno dei quali identifica un prodotto o componente e indica da dove arriva e dove deve andare.

Si è così ottenuto un vero e proprio sistema informativo che integra la produzione, agevolando il flusso di componenti e dei semilavorati, evitando gli stock di magazzino e reintegrando le scorte ogni volta che un componente viene utilizzato nel processo produttivo successivo (Just In Time, appunto). Nell’intero processo produttivo, ogni sotto processo a monte produce solo i pezzi richiesti per rimpiazzare quelli che i processi successivi hanno richiesto, e gli operatori in ogni sotto processo prelevano dal sotto processo precedente i componenti di cui necessitano nel tempo e nelle quantità strettamente necessari.

Un sistema Pull, quindi, in quanto ogni processo “tira” (pull) le risorse da quello precedente, senza inutili accumuli e senza i rischio di intasamenti e colli di bottiglia.

In sostanza, un semplice sistema basato su cartellini ha fatto la fortuna di una delle più importanti multinazionali al mondo. Scopriamone insieme l’efficacia anche come metodo personale per la gestione del tempo e del flusso di lavoro.

Il metodo Kanban applicato alla produttività personale

Come si applica, ti chiederai, un metodo industriale alla produttività personale?

Una lavagna od un pannello con dei Post-It son tutto quello che ti serve per visualizzare il progredire delle diverse attività in corso, evitando che si accumulino progetti incompiuti, e migliorando l’organizzazione del lavoro e la tua produttività personale.

Nella sua forma più semplice, il Personal Kanban è costituito da tre colonne:

• Cose da fare
• Lavori in esecuzione
• Lavori terminati

Ad ogni attività verrà assegnato un post-it, e verrà collocata nella colonna Cose da fare.

Non esagerate, e cercate di partire con un numero ristretto di attività. Ad ogni compito assegnerai una priorità, in modo da inserirli in un determinato ordine. I compiti più urgenti andranno posizionati in cima alla colonna, gli altri verranno messi in fondo. Questo ordine potrà non essere definitivo, infatti non a caso si consiglia l’utilizzo di post-it. Tuttavia, più riuscirai a rispettare l’ordine iniziale, più sarai stato bravo a impostare le priorità.

Quando inizi una o più attività, sposterai i relativi post-it nella colonna Lavori in esecuzione. Cerca di occuparti di una cosa alla volta, ed ogni volta che avrai finito un’attività in progress potrai inserirla nella colonna Lavori terminati. Il suo posto nella colonna Lavori in esecuzione verrà preso a questo punto da un altro post-it/compito che “tirerai” (Pull, hai visto?) dalla colonna Cose da fare.

In base alla complessità dei compiti da svolgere potrai col tempo affrontare un maggior numero di attività, ma all’inizio sarà meglio limitarsi ad un massimo di tre post-it nella colonna B. Ciò che dovrebbe essere tassativo, anche se non sempre è così facile, sarà importi di non iniziare una nuova attività fino a quando non si è terminato il lavoro che hai cominciato, finendo così per passare da un compito all’altro restando “prigioniero” della colonna centrale.

Il Personal Kanban è un sistema incredibilmente semplice ma proprio nella sua estrema semplicità risiede la sua efficacia. Con un colpo d’occhio avrai sempre sotto controllo lo stato di avanzamento dei tuoi lavori, ma soprattutto, una volta che avrai iniziato a riempire di post-it la colonna Lavori terminati, vedrai ogni singolo cartellino kanban come un successo.