Timeboxing: il metodo di gestione del tempo per la produttività

Guida alla Produttività e alla Gestione del Tempo e delle Priorità

Timeboxing: il metodo per ottimizzare il tempo e migliorare la produttività

Nato negli ambienti di sviluppo software il metodo Timeboxing è utile per ottimizzare il tempo e operare al meglio tramite una razionalizzazione dello sforzo.

Se nel tuo lavoro ti trovi spesso a dover fare i conti con scadenze di consegna che ti sembrano impossibili da rispettare, e se hai l’attitudine ad accumulare diverse attività contemporaneamente, probabilmente sei soggetto ad ansia e stress che possono pregiudicare la tua produttività.

Per fortuna, ci sono alcune tecniche di gestione del tempo in grado di trasformare lo stress in un fattore positivo, in grado di mantenere la mente focalizzata sul progetto e sul suo aspetto creativo.

Come insegnano i creativi più esperti, le deadline non devono essere vissute come una Spada di Damocle pronta ad abbattersi su di te, ma come un pretesto per risolvere una situazione, trovando la giusta concentrazione e la giusta idea.

break-voice

Il metodo Timeboxing

Il metodo del Timeboxing si è sviluppata nell’ambito dello sviluppo software, e prevede di snellire il processo dedicando ad ogni operazione che lo costituisce degli slot di tempo ben definiti. In questo modo si evita di rimandare le decisioni da prendere o i compiti da eseguire, e di perdere tempo prezioso.

Focalizzando la concentrazione su ogni singolo aspetto, inoltre, ridurrai notevolmente le distrazioni e le interruzioni.

Un buon modo per prendere confidenza con la tecnica del Timeboxing è provare ad applicarla alle sessioni di creative thinking, iniziando il tuo “allenamento” con sedute di 5/10 minuti in cui pensare solo a questa fase del processo creativo. La generazione di idee è un’attività che comporta un notevole affaticamento mentale, che rischia a sua volta di portarti a stress, nervosismo, frustrazione.

Inizia gradualmente, dedicando piccole porzioni di tempo intervallate da momenti in cui ti dedicherai ad altro, ed in breve tempo vedrai che sarai in grado di dedicare timebox (porzioni di tempo) sempre più ampie, aumentando il tempo dedicato a progetti più complessi (sessioni di 20/30 minuti) fino ad arrivare a 60/120 minuti per i progetti molto complessi, fatti di diverse sedute di brainstorming in cui sono coinvolte più persone.

L’importante è tenere sempre presente una regola fondamentale: quando la timebox termina, devi importi di sospendere l’attività e riprenderla alla timebox successiva, svolgendo nel frattempo un’altra mansione. Un esempio? Dedicare una timebox di 10 minuti al controllo della posta elettronica, ma anche ad un piccolo momento di relax come prendere una boccata d’aria o bersi un caffé. Nel caso di progetti più complessi potrai invece stabilire delle timebox intermedie per analizzare i risultati ottenuti, attraverso una retrospettiva che possa identificare gli aspetti da migliorare e potenziare.

Il timeboxing viene generalmente applicato insieme a tecniche che aiutino ad identificare le priorità, come ad esempio il metodo MoSCOW.

Mantenendo la focalizzazione su di una specifica attività per un arco temporale prefissato, riuscirai ad eliminare gli sprechi di tempo e le distrazioni, secondo i principi della pratica Agile.

Ricorda la Legge di Parkinson:

“Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.

In altre parole più tempo avrai a disposizione più ne sprecherai.

Eviterai anche di incorrere nella paralisi nella analisi, l’anti-pattern secondo cui si approfondisce eccessivamente l’analisi di un’attività al punto di pregiudicare l’azione o la decisione necessaria al suo completamento.

Inoltre, il sistema del Timeboxing ti permetterà di tenere d’occhio il tempo trascorso su di un’attività, e di valutare come è stato utilizzato, tenendo traccia della somma delle diverse timebox utilizzate per le varie fasi del progetto, e potendo così valutare in modo chiaro e preciso la tua performance complessiva. Ecco perché modificare un timebox implicherebbe una perdita di coerenza delle informazioni, vanificandone così l’utilizzo.

Per concludere, possiamo riassumere definendo il Timeboxing come una tecnica per utilizzare il tempo non come variabile ma come costante, in cui ogni timebox rappresenta un periodo prefissato per il raggiungimento di un obiettivo.

Una variante di questo metodo è la tecnica del Day Theming: in questo caso vine impostato un tema giornaliero, dedicando ogni giorno della settimana ad un argomento specifico. Questo sistema di organizzazione del tempo è particolarmente indicato per i lavori più complessi, o per chi deve gestire più aree di lavoro.

Nella vita di tutti i giorni, invece, può bastarti un semplice contaminuti per la forma di applicazione del Timeboxing chiamata Tecnica del Pomodoro.

Danea

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

Seguici anche su: