Copie di sicurezza: quali sono le funzioni utili alla corretta salvaguardia dei dati gestiti in Easyfatt

Il backup dei propri dati è un’operazione fondamentale per tenerli al sicuro dagli imprevisti di tutti i giorni: malfunzionamenti o guasti dei dispositivi, sbalzi di tensione, virus informatici, errori umani, furti, incendi, etc.

Per backup s’intende, infatti, fare un duplicato e quindi creare una copia di sicurezza di informazioni e file.

Per una corretta salvaguardia dei dati gestiti in Easyfatt è molto importante eseguire periodicamente una copia di sicurezza di ogni archivio di lavoro.

In questo articolo analizzeremo nel dettaglio quali sono gli strumenti di backup messi a disposizione dal software, e quali sono i comportamenti da adottare, per evitare la perdita di dati.

Copie di sicurezza automatiche

Al primo accesso del giorno all’archivio, Easyfatt esegue una copia di sicurezza automatica dell’archivio e mantiene uno storico delle ultime 10 copie fatte (al superamento di 10 copie, viene cancellata quella più vecchia).

Queste copie vengono salvate nel percorso impostato in Gestione archivi > ‘Copie di sicurezza’ > ‘Impostazioni’ > nel campo ‘Posizione predefinita delle copie di sicurezza’.

Il nome di ogni copia riporta la data e l’ora in cui è stata fatta, oltre al suffisso “Auto” che identifica proprio la modalità di copia automatica.

ATTENZIONE: per garantire una maggior velocità d’esecuzione, la copia automatica (a differenza di quella manuale) non comprende allegati e immagini dei prodotti inseriti nell’archivio. Per questo motivo è importantissimo effettuare periodicamente copie manuali complete di allegati, salvandole su dispositivi esterni (es. chiavetta usb o hard disk esterno), per prevenire anche eventuali danni derivanti da furti, incendi, guasti, ecc.
Infatti Easyfatt sollecita periodicamente l’utente ad eseguire tali copie manuali con apposito avviso, mostrato nella sezione Start.

Poiché la copia di sicurezza automatica dell’archivio viene generalmente salvata in una cartella locale del computer dove si opera con il programma, oppure del PC server in caso di versione Enterprise, per tutelarsi da guasti del PC o dell’unità di salvataggio suggeriamo di effettuare il salvataggio delle copie di sicurezza in una cartella collegata a un servizio di sincronizzazione cloud quale: Dropbox, Google Drive o Microsoft One Drive.

Nel caso in cui si utilizzi uno dei servizi sopra citati (o similari), agire quindi in Gestione archivi > ‘Copie di sicurezza’ > ‘Impostazioni’ > nel campo ‘Posizione predefinita delle copie di sicurezza’ impostare una cartella del proprio PC sincronizzata in Cloud.

IMPORTANTE: è possibile sincronizzare in cloud solo la cartella delle copie di sicurezza automatiche. Infatti l’utilizzo di programmi di sincronizzazione remota (esempio DropBox / GoogleDrive / SkyDrive / OneDrive) sulla cartella degli archivi di Easyfatt influisce negativamente con la gestione dell’archivio Easyfatt e può portare a perdite di dati. Gli archivi vanno mantenuti in una cartella non sincronizzata in cloud.

Quindi, ricapitolando:

• Copia di sicurezza (file con estensione ‘.bef’) su cartella sincronizzata in cloud > Ottima scelta!
• Archivio (file con estensione ‘.eft’) su cartella sincronizzata in cloud > Da non fare! (si rischia il danneggiamento dell’archivio e la perdita di dati).

Copia di sicurezza manuale: come si fa?

Dalla sezione Gestione archivi, selezionare con un clic l’archivio da copiare > cliccare quindi sulla voce ‘Copie di sicurezza’ > ‘Esegui copia’ (nella barra blu di sinistra).

Oppure è possibile eseguire la copia anche dall’interno dell’archivio in cui si sta operando, cliccando sulla voce ‘Strumenti’ > ‘Esegui copia di sicurezza archivio’.

Nella schermata che appare scegliere, quindi, il percorso di salvataggio tra le opzioni proposte:

• sulla cartella principale di una unità di memorizzazione: l’archivio viene salvato nella cartella principale del disco scelto;
• su una posizione scelta manualmente: si può scegliere il percorso per il salvataggio e il nome della copia (è consigliabile mantenere l’estensione .bef);
• sulla cartella predefinita per le copie di sicurezza: la copia viene memorizzata nella cartella predefinita per le copie di sicurezza.

Prima di confermare, se viene visualizzata la voce ‘Copia anche allegati’, accertarsi che sia spuntata.

In caso di più archivi da copiare, la copia va eseguita singolarmente per ogni archivio, uno alla volta.

Come si recupera una copia di sicurezza?

Dalla finestra di Gestione archivi cliccare su ‘Copie di sicurezza’ > ‘Recupera copia’: nella finestra che appare, selezionare il percorso utilizzato in precedenza per il salvataggio della copia, quindi scegliere l’archivio da recuperare (file con estensione .bef). Per ripristinare un file, fare clic sulla sua icona e premere il pulsante ‘Apri‘: l’archivio verrà ripristinato nella Gestione Archivi del programma, con il nome originario a cui viene eventualmente aggiunta una numerazione per distinguerlo dall’archivio già presente, evitando pertanto di sovrascrivere i dati i dati presenti nell’archivio in questione.

Per approfondimenti guarda anche il video: Copie di sicurezza (Backup)