Fatture e altri documenti ricorrenti: come velocizzare la compilazione periodica con la funzione ‘Rinnovo’

I casi in cui ti ritrovi nella necessità di reiterare l’emissione di un documento possono essere molteplici.

Alcuni esempi di casistiche più comuni sono:

• far pagare ai propri clienti canoni di manutenzione, o di utilizzo di un certo servizio;
• stipula di contratti annuali, che prevedono una fatturazione mensile, semestrale, o comunque periodica;
• fornitura, a cadenze regolari, di determinati stock di prodotti.

Soprattutto ora, con la fatturazione elettronica, l’emissione di una fattura è una procedura delicata.

All’interno del software non è prevista la programmazione di un invio automatico di fatture, a cadenza regolare, perché è molto importante che l’utente controlli il contenuto della fattura da emettere, prima di confermarne l’invio.

Ma in questi casi di documenti ‘ricorrenti’ non dovrai compilare ogni volta tutto a mano: la funzione di Rinnovo documento di Easyfatt ti aiuterà a semplificare e velocizzare la gestione.

Infatti, in fase di compilazione della prima fattura, alla linguetta Opzioni potrai attivare la funzione ‘Ricorda di rinnovare questo documento’ scegliendo la modalità di rinnovo:

• ‘Fra’ per indicare tra quanti mesi eseguire il rinnovo
• oppure ‘Al’, specificando la data esatta di Rinnovo.

Per ottenere un promemoria dei documenti da rinnovare nelle settimane o mesi futuri, alla sezione Start > cliccando sulla voce ‘Mostra’ (in alto a destra) assicurati di aver abilitato la funzione ‘Rinnovi’. Il software distinguerà i rinnovi scaduti, con data segnalata in rosso, dai rinnovi in prossima scadenza, con data riportata in grigio.

È possibile impostare a piacimento il periodo di visualizzazione dei rinnovi in scadenza, cliccando sull’apposito link riferito al numero di giorni.

In prossimità della scadenza, ti sarà sufficiente cliccare sul link ‘rinnova?’ in corrispondenza del documento da rinnovare, per crearne uno nuovo, come ‘duplicato’ del precedente.

NB: Il gestionale presuppone che il rinnovo venga fatto alla data di rinnovo impostata: fai, quindi, attenzione alla correttezza della data proposta automaticamente dal software, che all’occorrenza potrai modificare a piacimento, prima dell’invio della fattura. 

Nel nuovo documento, nella linguetta Opzioni risulterà già impostata in automatico la prossima scadenza.

Ti ricordiamo che la funzione di rinnovo documento è utilizzabile anche per tutte le altre tipologie di documento come: preventivi, ordini, rapporti di intervento, etc.

Un video utilissimo in questo caso è “La gestione dei documenti ricorrenti (rinnovi)”: