Riunioni online: 4 domande che dovresti porti prima della prossima

Lockdown e Smart Working hanno portato a diversi cambiamenti nell’utilizzo delle tecnologie digitali. Tra questi, certamente va segnalato l’incremento esponenziale dell’uso di piattaforme di videoconferenza, utilizzate non soltanto per motivi di lavoro o di formazione, ma anche per attività più ludiche come aperitivi o cene a distanza.

Purtroppo, a volte l’utilizzo di questo tipo di soluzione rischia di scappare di mano, finendo così per abusarne, con riunioni fiume intervallate da tempi morti infiniti, con persone che magari non stanno nemmeno partecipando. “Eh, la rete è intasata, disattivo la mia webcam e mi silenzio così sentiamo tutti meglio” e via. A chi non è mai successo?

Come per tante altre cose, la pandemia da Covid-19 ha “soltanto” evidenziato un problema già noto, ovvero quello dell’ossessione per le riunioni. Incontri che vengono calendarizzati senza ragioni specifiche, a cui si è costretti a partecipare controvoglia, magari nel bel mezzo di una scadenza importante, perdendo tempo e senza alcun reale beneficio per nessuno.

Spesso capita anche che il motivo della riunione sia ben chiaro a tutti, e sia perfettamente sensato, ma che i partecipanti non abbiano ricevuto tutte le informazioni e il materiale per poterne discutere e prendere determinate decisioni. A quel punto al posto di una riunione si avrà un semplice monologo.

Quello che troppo spesso viene ancora trascurato è un aspetto cruciale per qualunque tipo di riunione: la progettualità. Una riunione va pensata, organizzata e pianificata in modo che possa essere efficace e produttiva, magari investendo in Meeting Design, la tecnica di progettazione del meeting, finalizzata a ottenere al meglio risultati controllati e a centrare gli obiettivi.

Ma come si può “progettare una riunione”?

Iniziamo ponendoci quattro domande.

Perché convocare una riunione?

Un meeting design efficace parte dalla definizione del tipo di riunione.

È un evento particolare legato a un argomento specifico o è un incontro ricorrente? Qual è il motivo per convocare proprio determinate persone? Può essere la presentazione di un progetto, la necessità di risolvere un problema, la valutazione di una criticità, approfondire delle relazioni, definire nuove collaborazioni o una somma di queste cose.

A questo punto, dovresti chiederti se sia il caso di organizzare direttamente una riunione con tutte le persone coinvolte o di organizzare invece una serie di incontri precedenti di condivisione e confronto prima di arrivare alla riunione “plenaria”.

Nel primo caso si presuppone una conversazione più serrata e tempi più lunghi se i partecipanti sono molti. Nel secondo caso parliamo di un approccio più rilassato e strutturato, ideale ad esempio per raccogliere e condividere idee e feedback condividendo materiali e documenti in anticipo e arrivare alla “plenaria” con maggiori informazioni e potenzialmente meno partecipanti.
Una volta definiti scopo e modalità della riunione online, invita i partecipanti con il giusto anticipo fornendo tutte le informazioni e il materiale necessari affinché ognuno si presenti preparato all’incontro.

Chi deve partecipare?

In linea di massima, ha senso che partecipino solo le persone che possono dare un reale contributo allo scopo della riunione, e che abbiano un ruolo chiave nelle decisioni che dovranno essere prese.

È molto importante saper scegliere il giusto tone of voice (tono di voce) da utilizzare nella convocazione, in modo che tutti siano a proprio agio e possano partecipare al meglio.

La chiarezza è fondamentale, e va assolutamente evitato che il motivo dell’incontro possa venire frainteso. Ognuno deve sapere esattamente perché è stato invitato a partecipare e che ruolo avrà all’interno della riunione.

Questo aspetto è ancora più rilevante nel caso delle riunioni online, in cui è più difficile sentirsi connessi agli altri partecipanti. Ad esempio, alcune persone hanno bisogno di un po’ di “riscaldamento” per entrare nel giusto atteggiamento mentale e, quindi, poter dare un effettivo contributo alla riunione.

Sapere rompere il ghiaccio nel modo giusto, magari iniziando con un argomento più leggero o anche semplicemente prevedendo un momento di relazione informale prima dell’inizio della riunione vera e propria può aiutare a creare il giusto clima e ad allineare tutti sull’argomento dell’incontro.

Che tipo di conversazione andremo a innescare?

Raggiungere l’obiettivo della riunione comporta l’impegno di tutti i partecipanti. Se ciò non avviene, significa che non c’era bisogno di nessuna riunione.

Tutti devono remare nella stessa direzione e portare a casa il risultato, ma anche questo aspetto va accuratamente pianificato. Se il motivo della riunione riguarda l’appianamento di divergenze strategiche è logico aspettarsi un certo tipo di discussione, che, per essere costruttiva, andrà condotta analizzando i vari punti di vista, in modo propositivo e senza rischiare di trovarsi di fronte a posizioni muro contro muro.

Si tratta di un brainstorming per il lancio di un nuovo prodotto? Bisognerà in questo caso stimolare la creatività in un clima in cui ognuno si senta libero di proporre le sue idee.

Saper prevedere il tipo di conversazione che la riunione innescherà saprà favorire in modo determinante il raggiungimento degli obiettivi del meeting.

Come posso agevolare un certo tipo di conversazione?

Ed eccoci al punto cruciale. Una riunione è un incontro di più individui, e presenta sempre e comunque diverse variabili. Bisogna quindi avere sempre in mente una sorta di road map (percorso), in modo da poter mantenere la conversazione entro i binari ed evitare divagazioni o addirittura cambiamenti di focus che possano fare perdere di vista il motivo e le finalità della riunione.

Per prima cosa, vanno considerati gli input. Di cosa hanno bisogno i partecipanti per poter avviare e mantenere la discussione sugli argomenti e nelle modalità previste? Una introduzione? Documentazione specifica? Grafici e dati? Questi saranno gli elementi da cui dipenderanno il tono e il focus della riunione.

Assicurati che tutti abbiano sottomano le informazioni necessarie per partecipare all’incontro con cognizione di causa, prevedendo di inviare il materiale per tempo in modo che ognuno possa averlo assimilato ed essere allineato con tutti gli altri.

A questo punto, pianifica l’attività. Troppo spesso ci si limita a fissare un argomento in agenda e a lasciare che ognuno dica la sua. Il risultato inevitabile saranno divagazioni e discussioni poco rilevanti se non addirittura controproducenti rispetto alle finalità dell’incontro.

In questo caso, è necessario che il leader sappia capire quanto spazio concedersi per definire l’obiettivo del meeting e quanto lasciarne agli altri per raccogliere feedback e opinioni, senza perdere il filo del discorso e senza scaricare importanti decisioni sulle spalle dei propri collaboratori. Bisogna saper porre dei paletti e muoversi al loro interno, cercando di coinvolgere tutti nella giusta misura. Ad esempio, nel caso di divergenze strategiche, chiedendo di esporle chiaramente per poi analizzare tutti insieme i pro e i contro.

Un altro metodo è lo schema 1-2-4-Tutti. Questa tecnica prevede che ognuno analizzi per conto suo l’argomento della riunione per qualche minuto, ne discuta con un’altra persona per un altro po’, per poi passare a un gruppo di quattro persone e alla fine condividere le proprie conclusioni tra tutti i partecipanti.

Infine, tira le somme del risultato della riunione online. Ad esempio, nel caso della esposizione e analisi delle diverse strategie sopra riportato, potresti proporre di mettere la questione ai voti.

Le riunioni spesso si prolungano oltre il tempo previsto, con il rischio di lasciare alcune cose in sospeso, quindi tieni sempre d’occhio l’orologio per evitare che ciò accada. È importante considerare il tempo necessario per raccogliere tutti i feedback, definire quali saranno i passi successivi in base all’esito dell’incontro, fare un punto sul risultato e sull’efficacia della riunione.

Ricordati che le persone sono più motivate quando percepiscono di avere contribuito al raggiungimento di un obiettivo. Progettare le riunioni può aiutare te e il tuo team a non considerarle come un obbligo o una perdita di tempo, ma come occasioni di confronto e condivisione utili per tutti, perché tutti sono consapevoli di lavorare per il bene comune, in modo produttivo e proattivo e con tutte le risorse per poter fare ognuno la propria parte.