Gestione del tempo nel lavoro: 10 errori che tutti facciamo

Quanta cura dedichi alla gestione del tuo tempo?

Se fai parte della media, probabilmente risponderai “Non abbastanza”. E intanto ti senti oberato di lavoro, sei costretto a lavorare fino a tardi o nei weekend per rispettare le tue deadline, con il risultato che non riesci mai a rilassarti un attimo e che ti senti costantemente sotto pressione e demoralizzato.

Sappiamo tutti che, in realtà, dovremmo gestire meglio il nostro tempo. Ma spesso perdiamo di vista alcuni errori che ci portiamo dietro più o meno inconsciamente, errori che alla lunga diventano vere e proprie abitudini. Cattive abitudini.

È comunque un dato di fatto: quando gestiamo meglio il nostro tempo siamo più produttivi, ci sentiamo più motivati, il lavoro ci pesa di meno e siamo più soddisfatti.

Perché, allora, continuare a farci del male?

In questo articolo parleremo dei 10 errori più comuni riguardo alla gestione del tempo. Riconoscerli è già un grande passo in avanti, ma vedremo anche di trovare il modo per superarli

Errore #1: Non avere una To-Do List

Uno degli errori più comuni è non avere una To-Do-List (lista di cose da fare), o averla ma non utilizzarla nel modo giusto.

Ma come? Non basta averla? No. 

Per essere efficiente, una To-Do-List non deve essere un semplice elenco di cose da fare, ma deve essere redatta secondo un rigoroso criterio prioritario.

Se ad esempio stai lavorando a un progetto complesso, o addirittura a più progetti contemporaneamente, non puoi permetterti di essere superficiale. Rimanendo troppo sul vago, senza essere abbastanza specifico, le singole voci possono perdere di significato, e portarti a procrastinare o a non compiere alcuni step indispensabili.
Ogni progetto va quindi suddiviso in piccoli, precisi e soprattutto praticabili step. In questo modo potrai evitare di perdere di vista dettagli anche apparentemente piccoli ma significativi.

Ci sono diversi modi di impostare una To-Do-List. Per approfondire questo argomento puoi consultare il capitolo To-Do-List della Guida alla Produttività e alla Gestione del tempo e delle Priorità.

Errore #2: Non fissare degli obiettivi personali

Hai idea di dove vorresti essere tra sei mesi? E tra un anno? E tra 10 anni?
Se la risposta è NO, allora è giunta l’ora di fissare qualche obiettivo personale.

Avere dei traguardi ben definiti è fondamentale per una efficiente gestione del tempo, perché gli obiettivi ti permettono di focalizzare un punto di arrivo e una visione su cui lavorare. Quando sai dove vuoi arrivare, puoi gestire le tue priorità, il tuo tempo, le tue risorse per farlo. Gli obiettivi ti aiutano anche a capire quando e come vale davvero la pena spendere il tuo tempo e quando, invece, lo stai solo sprecando.

Ma come stabilire se un obiettivo è davvero valido?

Uno dei metodi più accreditati è il cosiddetto S.M.A.R.T. acronimo composto dai seguenti termini anglolassoni:

• S = Specific (Specifico)
• M = Measurable (Misurabile)
• A = Achievable (Raggiungibile)
• R = Realistic (Realistico)
• T = Time-Based (Temporizzabile)

Se il tuo obiettivo non soddisfa anche uno solo dei requisiti richiesti, dovrai rivederlo o ridimensionarlo. Puoi trovare maggiori dettagli al capitolo Il Metodo S.M.A.R.T. della Guida alla Produttività e alla Gestione del tempo e delle Priorità.

Errore #3: Non assegnare le priorità

Priorizzare, prioritare, prioritizzare, prioritarizzare… il dibattito su quale verbo utilizzare è ancora in corso. Ma se pensiamo che siamo ancora qui a discutere tra scannerizzare e scansionare, tanto vale lasciare pure l’annosa questione all’Accademia della Crusca.

Sta di fatto che la mancata assegnazione delle priorità è un altro dei principali errori che possono compromettere una efficace gestione del tempo.

Quando non si stabiliscono delle priorità, si finisce inevitabilmente per sprecare un sacco di tempo in cose che, alla fine, risulteranno di scarsa importanza. Assegnare – correttamente – le priorità permette non soltanto di usare tempo ed energie nel modo più produttivo, ma è anche un valido aiuto contro lo stress da superlavoro.

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Cos’è che ti fa principalmente saltare i nervi?

Probabilmente sono le cosiddette emergenze. Magari sei nel bel mezzo di un brainstorming per proporre una campagna di marketing a un cliente, e devi interrompere tutto perché la macchinetta del caffè è andata in tilt e i tuoi dipendenti minacciano una rivolta.

Cominciamo, allora, col rivedere il concetto di “emergenza”.

A volte può non essere così facile capire a cosa assegnare la priorità, soprattutto quando hai deadline che incombono da tutte le parti e tutto sembra urgente. E qui casca il proverbiale asino: a cosa assegnerai la priorità? A ciò che è importante o a ciò che è urgente?

Ricorda la regola d’oro:

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Dwight D. Eisenhower

Questo concetto è alla base della cosiddetta Matrice di Covey (spesso chiamata anche Matrice di Eisenhower), grazie alla quale è possibile ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza, tenendo sempre presente che “urgente” è un concetto oggettivo, mentre “importante” è soggettivo.

Vuoi saperne di più?
Trovi tutto alla voce Matrice di Eisenhower nella Guida alla Produttività e alla Gestione del tempo e delle Priorità.

Errore #4: Non saper gestire le distrazioni

Non riuscire a resistere alle distrazioni è un altro dei principali problemi che possono minare la gestione del tempo, facendo perdere ogni giorno preziose ore di lavoro.

Pensa a quante piccole interruzioni ti distraggono ogni giorno da quello che stai facendo. Quanto tempo avresti risparmiato, o meglio, avresti utilizzato in modo più produttivo se avessi saputo gestirle?

Iniziamo dalle basi:
quando devi concentrarti su di un lavoro, sei in grado di spegnere il telefono e di non controllare compulsivamente ogni 2 minuti email, social network e messaggistiche varie?
Guarda che lo so che stai per guardare lo smartphone anche ora, non ci provare neanche!

In media perdiamo almeno due ore al giorno in cose inutili. Due ore che dovremo prima o poi recuperare, magari a discapito del nostro weekend o anche semplicemente di una meritata serata di relax dopo una giornata di lavoro.

Riuscire a ridurre al minimo le distrazioni e le interruzioni al nostro lavoro è fondamentale per la produttività e per la gestione del tempo.

Comincia col silenziare le notifiche di messaggistica e dedicando al controllo della posta elettronica specifici momenti della giornata. Prima di iniziare a metterti su di un progetto, ad esempio, e magari dopo pranzo e verso metà giornata, mentre prendi una pausa. Ricorda che non devi per forza rispondere subito a tutto.

Abbiamo parlato di priorità, giusto? Se una risposta può attendere, o se addirittura può essere superflua, non farti problemi. 

Per quanto riguarda i vari sistemi di messaggistica istantanea, che si tratti di Whatsapp, Hangouts, Messenger o altro ancora, tieni presente – e soprattutto fallo presente a clienti e collaboratori – che NON sono mezzi di comunicazione professionali. 

Le distrazioni, se non gestite correttamente, possono essere fonte indiretta di stress. Al momento può sembrarti di “tirare un po’ il fiato”, ma poi, appena realizzi quanto tempo hai perso, subentrano frustrazione e senso di colpa.

Eppure, le distrazioni possono persino diventare un alleato prezioso per la tua produttività, a patto di saperle controllare.

È però necessario imporsi delle regole e allenare la propria pazienza.

Errore #5: Continuare a rimandare

“A questo ci penso dopo”. Se hai la tendenza a posticipare le cose a cui dovresti pensare adesso, allora hai un problema. Si chiama procrastinazione.

Ok, a volte ci può stare: non c’è niente di male nel capire che un determinato compito ha bisogno di concentrazione e quindi nel decidere di togliersi dalla testa altri problemi per poi affrontarlo in maniera seria e risoluta.
Il guaio è quando non ci si vuole prendere una responsabilità e si continua a rimandarla, finendo poi per sentirsi in colpa per non averlo fatto per tempo trovandosi ai limiti di una deadline senza neppure aver cominciato il lavoro.

A lungo andare la procrastinazione può diventare un’abitudine, un atteggiamento non così facile da individuare perché coperto da uno strato sempre più spesso di scuse. 

In genere, la procrastinazione deriva dall’ansia di dover iniziare e concludere un determinato compito, il tutto in un’unica soluzione.

Facciamo un esempio banale: a quanti piace l’idea di doversi dedicare alle pulizie domestiche?
Per qualcuno è persino rilassante, ma per molti è una seccatura che però non può essere evitata. Il trucco consiste nel cominciare con l’idea di dedicarvici solo 25 minuti. Passati i 25 minuti ci si rende conto che ormai che ci si è messi tanto vale finire la cosa, ed ecco che magicamente si porta a termine il compito.

È il succo (sic) della Tecnica del Pomodoro, che troverai spiegata in dettaglio indovina dove?
Ma nella Guida alla Produttività e alla Gestione del tempo e delle Priorità, ovviamente.

Resta poi sempre valida la regola di spezzettare un progetto in piccoli step, così da dover affrontare piccoli carichi di lavoro facilmente sopportabili, la cui risoluzione è gratificante e motivante per affrontare e concludere lo step successivo.

Errore #6: Dire troppi Sì

Altro errore molto frequente è accettare troppi lavori e clienti. A volte persino a titolo gratuito, per dare una mano a qualche amico o parente in difficoltà.

Tanto per fare un esempio classico:

Tu che ne sai di computer mi puoi aggiustare il portatile che sono pieno di pop up e di richieste di matrimonio di donne uzbeke che mi chiedono i dati della carta di credito che non so come sia successo perché io mica ci vado sui siti porno? E il piccolo favore si trasforma in 3 ore di lavoro non retribuito.

Dire sempre Sì vuol dire togliere tempo e risorse al tuo lavoro. Anche quando si tratta di accettare nuovi progetti retribuiti, perché si rischia di trovarsi con troppe cose in ballo e di gestirle tutte in modo superficiale, frettoloso e con scarsi risultati, oltretutto non rispettando le deadline. A un cliente deluso non gliene potrà fregare di meno che tu “eri pieno di lavoro”, anzi. Ogni cliente pretende che tu sia lì solo per lui, e vorrebbe credere che tu dedichi tutto il tuo tempo e la tua professionalità solo ed esclusivamente per concentrarti sul suo progetto e per consegnarlo nei tempi stabiliti e con la qualità che si aspetta da te.

Bisogna anche saper dire di no, ovviamente facendolo nel modo giusto.

Errore #7: Non darsi mai tregua

Alcune persone sembrano godere del fatto di essere incasinate. Deadline capestro, email infinite, il telefono che squilla di continuo, le riunioni fiume… che botta di adrenalina, eh?

Ma essere costantemente super impegnati non significa per forza anche essere super efficienti. È più che altro un ottimo modo per stressarsi e finire con una bella sindrome da burnout.

Bisogna saper tirare il freno, di tanto in tanto, e gestire il proprio tempo in modo equilibrato, senza dimenticare l’importanza del work-life balance, ossia sul riuscire ad armonizzare la capacità di trovare il giusto equilibrio tra vita professionale e vita privata, presupponendo quindi che possa esistere una perfetta armonia tra lavoro e sfera personale.
Ma attenzione: questo non vuol dire ripartire in egual misura il tempo impiegato in entrambi gli ambiti.

L’approccio migliore consiste nel trovare il proprio equilibrio personale abbracciando il concetto di “work-life integration”: non bisogna per forza dividere ogni aspetto della vita in parti uguali, perché vita privata e vita lavorativa possono sovrapporsi e armonizzarsi, lavorando su concetti come autonomia e responsabilizzazione.

Errore #8: Multitasking

Andrebbe scritto a caratteri cubitali:

IL MULTITASKING È LA PEGGIORE DI TUTTE LE LEGGENDE

Fare un sacco di cose contemporaneamente NON vuol dire ottimizzare il tempo.

Gestire contemporaneamente più lavori impegna dal 20% al 40% del tempo in più di quanto ci si metterebbe svolgendo i medesimi singolarmente in sequenza.

In più aumenta considerevolmente il rischio di commettere errori, perché impedisce di dedicare la giusta concentrazione a ogni singola cosa si stia facendo.

Un cliente non sarà affatto contento di ricevere una email piena di errori perché è stata scritta durante una telefonata o nel mezzo di una riunione. E la persona con cui eri al telefono non sarà contenta di aver dovuto ripetere più volte la stessa cosa perché non la stavi ascoltando attentamente, così come le altre persone presenti alla riunione avranno notato con disappunto il tuo atteggiamento distratto. Che risultato hai ottenuto? Di aver fatto la figura della persona superficiale. Punto.

Molto meglio concentrarsi su una cosa per volta, svolgerla bene, godersi la giusta gratificazione per avere svolto un buon lavoro e passare al compito successivo con la stessa attenzione e professionalità.

Errore #9: Non staccare mai

Sarebbe bello pensare di poter lavorare 8-10 ore di fila, soprattutto quando c’è una deadline che incombe. Ma è fisicamente impossibile per chiunque riuscire a rimanere concentrato e a produrre materiale di qualità senza concedere qualche pausa al cervello.

Le pause non sono “perdite di tempo”. Servono ad assicurare il “tempo di inattività” necessario a rilassare e ricaricare la mente per poter tornare all’opera con maggior creatività ed efficienza.

Se proprio non ti riesce spontaneo prenderti una pausa ogni tanto, allora fissa degli orari e imposta una sveglia per ricordarti di staccare, come se fosse uno dei vari task che hai programmato per la tua giornata. Fai due passi, prendi una boccata d’aria, oppure beviti un caffè, magari facendo due chiacchiere con qualcuno. O, semplicemente, cerca di rilassarti un po’. Prenditi 5 minuti ogni una o due ore, anche solo per sgranchirti le gambe. E soprattutto, dedica il giusto tempo al tuo pranzo, evitando di mangiare di corsa, magari senza nemmeno alzarti dalla scrivania. Un pasto leggero ma nutriente ti darà l’energia per continuare la tua giornata, non dimenticarlo.

Errore #10: Schedulare male o non farlo del tutto

Ti senti più attivo durante le prime ore del giorno? O, invece, sei più produttivo la sera? Ognuno di noi ha ritmi differenti, e può sentirsi più o meno performante in diversi momenti della giornata.

La cosa migliore da fare, quindi, è dedicarsi ai lavori più impegnativi nei momenti in cui si ha maggiore energia e concentrazione, e occuparsi delle piccole routine (controllare la posta elettronica, telefonare, ecc.) durante i momenti in cui ci si sente un po’ più giù di tono.

Concludendo

Il modo migliore per incrementare la tua produttività è riconoscere e correggere gli errori commessi nella gestione del tuo tempo.

Riuscire in questo obiettivo non soltanto migliorerà di gran lunga la tua produttività e la qualità del tuo lavoro, ma lo renderà più gratificante risparmiandoti un sacco di stress!