Software nota spese: come scegliere il programma migliore

La nota spese è il documento in cui il lavoratore elenca le spese sostenute durante una trasferta per poterne ottenere il rimborso da parte dell’azienda.

Mentre la compilazione della nota spese spetta al dipendente, la scelta del supporto e del formato è compito del datore di lavoro.

Ad oggi, gli strumenti più diffusi per la creazione di questo documento sono tre: il vecchio sistema su carta, Microsoft Excel e i software dedicati. Questi ultimi sono sicuramente la scelta più pratica, sicura e a conti fatti, economica per un’azienda. Eccoti quindi qualche indicazione sui supporti esistenti e alcuni consigli per scegliere il software nota spese più adatto alle necessità della tua attività.

La nota spese: gli strumenti a disposizione dell’azienda

Come anticipato, la nota spese è un documento indispensabile al lavoratore che voglia ottenere il rimborso di spese sostenute durante una trasferta. La legge non impone un formato specifico per questo tipo di documento, sta quindi al datore di lavoro sceglierne uno tra quelli a disposizione: i software nota spese, Microsoft Excel e il vecchio sistema su carta.

Questa ultima opzione, nonostante le apparenze, è probabilmente la meno economica tra tutte. Pur non avendo costi iniziali, richiede molto tempo per la compilazione da parte del lavoratore, per l’allegazione della documentazione fiscale, per la revisione e archiviazione da parte dell’azienda ed anche per l’eventuale successiva consultazione. Tutto tempo sottratto ad altre attività aziendali. Inoltre, il rischio di errori e imprecisioni è altissimo, con pericolose conseguenze in caso di controlli fiscali. Insomma, a conti fatti, si tratta dell’opzione meno conveniente.

Meno rischiosa è la scelta di Excel, che consente quantomeno di automatizzare i calcoli, attraverso l’inserimento di formule. Puoi creare il tuo modello di nota spese da zero o affidarti a uno di quelli disponibili online. Anche in questo caso però non aspettarti risultati “sicuri” e dimentica di poter risparmiare tempo. Il lavoratore dovrà inserire le voci di spesa una ad una e consegnarti ogni singolo scontrino in formato cartaceo. Bisognerà controllare ed archiviare materialmente il tutto. Non c’è integrazione con gli altri software dell’azienda, né la possibilità di consultare le note spese via internet. Neanche in questo caso dunque siamo di fronte allo strumento più efficace.

Come scegliere il software migliore

La soluzione migliore per creare, compilare e gestire la nota spese aziendale è il software dedicato. A prescindere dalle dimensioni della tua impresa, questo strumento riduce drasticamente il rischio di errori e i tempi di compilazione, ma non solo. L’accessibilità online da qualunque computer, la possibilità di condividere l’accesso con dipendenti, collaboratori e commercialisti, la digitalizzazione della documentazione fiscale, sono tutti elementi che fanno del software nota spese la soluzione sicuramente più efficace ed efficiente. Inoltre, sono spesso incluse funzionalità aggiuntive e facilmente integrabili con altri programmi aziendali. Se pensi che il prezzo possa essere un problema, tieni presente che esistono sul mercato molte opzioni tra cui scegliere, alcune molto valide e a prezzi più che accessibili.

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Se hai deciso di acquistare un software nota spese per la tua azienda, il primo passo è individuare con attenzione quello di cui hai bisogno. Ti serve un programma per gestire soltanto la nota spese o ti farebbe comodo registrare anche altri tipi di uscite (prima nota, bilanci ecc.)? La possibilità di avere un archivio buste paga o degli strumenti per la gestione del personale ti semplificherebbe la vita? Una volta che avrai stabilito cosa ti serve, ti basterà cercare il software che più si adatta alle tue esigenze. TeamSystem, ad esempio, ha ideato due software per la gestione della nota spese (e non solo): Numilia e Dipendenti in Cloud. Entrambe le soluzioni, di cui è disponibile una versione di prova gratuita, consentono una compilazione semplice e sicura della nota spese. Ma ciascuna ha anche funzioni ulteriori e molto utili: eccone una breve sintesi.

Dipendenti in Cloud: nota spese e gestione del personale in un solo software

Dipendenti in Cloud è invece un software che consente anche una pratica gestione del personale, nota spese inclusa. È particolarmente indicato per imprese medio-piccole perché consente una perfetta amministrazione delle risorse, a prezzi accessibili e senza richiedere complesse installazioni nei computer aziendali. Si tratta infatti di un software in cloud, quindi disponibile e accessibile direttamente online da qualunque computer o altro dispositivo. Quanto alle sue funzionalità, Dipendenti in Cloud consente una gestione rapida e sicura della nota spese: la modalità di creazione del modello è molto intuitiva, la compilazione per i dipendenti molto semplice ed esiste un’apposita funzione per i rimborsi chilometrici. Ma non solo. Ecco altre funzioni a cui avrai accesso se sceglierai questo software:

• Registro dipendenti: puoi inserire i dati anagrafici e contrattuali di tutti i tuoi dipendenti e collaboratori.
• Registro presenze: per registrare ferie, malattie, festività e assenze ingiustificate.
• Archivio buste paga: puoi inserire per ogni dipendente lo storico buste paga accessibile online anche dal tuo commercialista.
• Rimborso chilometrico: è presente una specifica funzione che consente di registrare i veicoli più utilizzati. Poi, una volta inseriti i dati della trasferta e selezionato il veicolo utilizzato, il sistema calcola automaticamente l’importo del rimborso.
• Gestione delle note spese: i dipendenti possono inserire in pochi istanti le spese anche da smartphone e chiedere l’approvazione delle note spesa.

Si tratta di un software innovativo capace certamente di semplificare molte delle attività aziendali relative alla gestione dipendenti e note spese. Il nostro consiglio è attivare la versione di prova. È gratuita, dura un mese e può aiutarti a capire se il prodotto è davvero quello che fa per te.