Backup dei dati aziendali: come scegliere la soluzione migliore per le copie di sicurezza

Quando si parla di backup, quali sono le accortezze da tenere presenti per evitare di smarrire, farsi rubare o veder danneggiati i propri dati aziendali?

Creare e gestire al meglio le copie di sicurezza di dati aziendali è spesso un’attività sottovalutata. Negli ultimi anni, lo sviluppo della tecnologia e la crescita della criminalità cibernetica hanno imposto agli utenti, oltre che la necessità di prestare massima attenzione nell’utilizzo di qualsiasi dato (personale e professionale), anche l’esigenza di poter disporre di sistemi per il backup evoluti, affidabili e prestanti.

Garantire l’integrità, l’accessibilità e la continuità temporale dei dati aziendali è centrale, qualsiasi sia l’attività condotta. Evitare che dati più o meno sensibili vengano smarriti, danneggiati, rubati o resi inaccessibili è un bisogno più che mai attuale e continuamente messo alla prova, oltre che dai più “naturali” fattori (un guasto tecnico, un furto, una catastrofe naturale, l’errore umano…), da virus e malware sempre più evoluti e “spietati” come il recente caso del virus cryptolocker: un trojan che dal 2013 ad oggi ha mietuto una quantità enorme di vittime tra le imprese. Un virus che, una volta nel PC della vittima, cripta i dati presenti nell’hard-disk per poi richiedere un pagamento per la decriptazione.

Il backup dei dati aziendali in copie di sicurezza è quindi il più delle volte l’unica ancora di salvezza per il recupero dei dati perduti, danneggiati, rubati o comunque inutilizzabili. Come scegliere, quindi, il tipo di backup ideale per la nostra realtà?

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Ecco i fattori base che ogni utente deve tenere in considerazione quando sceglie e predispone una routine di backup:

Identificare le minacce

Bisogna avere chiaro quali sono le minacce da cui ci si vuole proteggere.

Si tratta di immaginare degli scenari e di metterli in ordine di probabilità: Guasto hardware? Incendio? Alluvione? Hacker che ti cancella i file? Errore umano? (eh, sì.. cancelli un file per sbaglio).

Sapere da cosa vuoi proteggerti ti consente di effettuare una simulazione: provare la fase di backup, immaginare l’avverarsi del problema e provare la fase di risposta (un eventuale ripristino dei dati) per capire se e quanto la soluzione è azzeccata.

Quindi una logica di “Minaccia” -> “Contromisura”.

Necessità o meno di una storicità

E’ indispensabile che il backup abbia la possibilità di storicizzare i dati in modo da poter accedere a versioni diverse delle informazioni nel tempo? Potrebbe essere frustrante accorgersi dopo 2 giorni di aver cancellato una importante cartella piena di file per sbaglio e non poterla più recuperare perché il backup è stato aggiornato appena 2 ore fa!

Nei sistemi più avanzati di backup questa storicizzazione avviene automaticamente secondo regole preimpostate dall’utente.

Nel caso si scelgano soluzioni non specifiche, come copie di sicurezza effettuate manualmente su soluzioni come Dropbox o Google Drive, la storicizzazione può essere effettuata non sovrascrivendo sempre i medesimi file ma creando cartelle per date differenti. Così facendo se fosse necessario ottenere una versione più “vecchia” dello stesso file, questa sarà disponibile!

Backup: esterno o interno

Meglio che le soluzioni di backup scelte siano più “esterne” possibile all’origine del problema per evitare che ne siano coinvolte.

Esempio: fare un backup di un pc, sullo stesso pc, è inutile a fronte di un guasto fisico irreparabile del pc. Oppure fare un backup su NAS in sala riunioni può non essere saggio se il rischio principale è l’alluvione.

Oggi con l’evoluzione delle soluzioni cloud è possibile avere backup dei dati aziendali a costi estremamente abbordabili se non addirittura nulli nel caso si parli di volumi di dati minimi.

La manutenzione del backup

Controllare l’efficienza e l’efficacia del backup nel tempo è fondamentale. Ogni sistema di sicurezza ha bisogno della sua manutenzione affinché, nel momento in cui debba essere usato, funzioni come ci si attende. Anche gli estintori vanno controllati nel tempo! Quindi controllare che le copie di backup siano sempre fatte e siano sempre accessibili e funzionanti è il minimo.

In conclusione Dropbox o NAS?

Per andare sul pratico, esistono molte soluzioni semplici e per nulla costose: per il backup dei dati aziendali vengono spesso usati servizi cloud come Dropbox, Google Drive o simili. Soluzioni pratiche e convenienti da una parte, macchinose e non professionali dall’altra.

Per un sistema di backup serio ed efficace oggi si può optare per l’acquisto di un NAS. Infatti, i nuovi modelli di fascia bassa e media hanno raggiunto ormai prezzi umani e includono software che consentono un’ulteriore replica del backup in cloud.

Coprono da tutte le minacce più probabili, implementano lo storico, sono esterne (estremante esterne con il cloud) e possono effettuare la manutenzione automaticamente avvisandoti con una email in caso di problemi.

Nota bene: un NAS (Network Attached Storage) è un dipositivo “elettronico” da collegare alla propria LAN che contiene 2 o più dischi rigidi per ospitare dati. Ha un’intelligenza propria ed è possibile accedervi dalla rete attraverso una pagina web, per configurare le cartelle e le modalità con cui fare il backup.

photo credit: William Warby cc