Come carico il magazzino dei prodotti presenti nella fattura che ricevo dal mio fornitore?

Se possiedi una versione Professional, Enterprise One, Enterprise, puoi gestire i fornitori e i relativi documenti di acquisto all’interno del tuo Easyfatt.

In particolare puoi registrare le fatture di acquisto che ricevi:

• in formato elettronico, utilizzando la funzione Registra della sezione Fatture elettr. > Ricevute;
• oppure in formato cartaceo o pdf (ad esempio dai tuoi fornitori esteri), utilizzando la funzione Nuovo > Reg. Fattura fornitore.

La finestra di registrazione contabile della fattura consente la sola indicazione di:

• Importo,
• Iva,
• Conto d’acquisto,
• Uscita finanziaria.

Se desideri rilevare anche la movimentazione di merce, va eseguito un passaggio in più, ovvero la registrazione del documento Arrivo merce per caricare a magazzino i prodotti acquistati.

Come procedere alla registrazione dell’Arrivo merce, quindi?

Il primo passo è compilare il documento Arrivo merce (attivabile dalla sezione Documenti > Altri tipi di documenti > selezionare Arrivo merce), per specificare i prodotti e le relative quantità acquistate da caricare a magazzino, verificando appunto che la colonna “Carica magazzino” sia spuntata.

Se il prodotto che stai inserendo è un articolo Nuovo, attivando la spunta alla colonna ‘Carica magazzino’, il programma proporrà contestualmente la creazione della sua scheda.

Prima di memorizzare il documento compilato, ricordati di verificare che sia attiva l’opzione ‘Seguirà reg. fattura’, in alto a destra.

Successivamente, procedere alla registrazione del documento Reg. fattura fornitore.

In fase di registrazione della fattura fornitore sarà  sufficiente cliccare sul pulsante in basso ‘Associa doc.’ per collegare alla registrazione gli Arrivi merce, uno o più, compilati in precedenza per il carico della merce.

Questa associazione ti aiuterà a tenere traccia dei prodotti presenti nella fattura fornitore.

Inoltre, verrà compilata istantaneamente la colonna Stato, presente nella sezione Documenti > Arrivo Merce > con il riferimento alla fattura collegata.

Attenzione: se non riesci ad associare gli Arrivi merce compilati, in quanto il pulsante Associa doc.’ risulta disabilitato, ti suggeriamo di cliccare sul nome del Fornitore e di verificare che sia corretto, ovvero corrispondente alla stessa anagrafica usata per registrare l’Arrivo merce.

Richieste per una funzionalità automatica in Easyfatt

In molti ci chiedete la possibilità di caricare i prodotti a magazzino direttamente dalla fattura elettronica di acquisto.

Il team di sviluppo di Easyfatt da tempo sta analizzando la possibilità di farlo. Seppur a prima vista possa sembrare un’operazione banale, nella pratica non lo è affatto a causa della moltitudine di variabili in gioco.

Solo per citarne alcune:

• spesso le denominazioni dei prodotti differiscono tra fattura d’acquisto e documento di vendita
• molte attività vogliono usare un codice prodotto proprio e non quello del fornitore, in tal caso risulta difficoltoso, se non impossibile, capire se un prodotto è già presente nell’archivio e non deve essere creato;
• i prodotti possono essere acquistati con UdM (unità di misura) differenti da quelle usate in vendita;
• un prodotto potrebbe essere già presente in archivio ma con un differente fornitore;
• un fornitore potrebbe assegnare ad un prodotto più codici.

Queste e molte altre sono le ragioni che complicano la creazione di un automatismo di registrazione.

Il team sta studiando con attenzione in modo da fornire uno strumento che possa essere utile e funzionale ai clienti Easyfatt.