Diciamoci la verità: siamo tutti così oberati di impegni che spesso ci ritroviamo a saltare pause pranzo o l’ora di svago in palestra, perché abbiamo qualche compito urgente da finire. Oppure siamo molto bravi a organizzare il nostro lavoro, ma meno a seguire il planning che noi stessi ci siamo costruiti, ritrovandoci a procrastinare e a lasciare tutto da recuperare all’ultimo minuto.
Per molti, in effetti, sentire il peso della deadline (scadenza) che grava sopra la propria testa è l’unico modo per riuscire a essere efficienti. A lungo andare però, questa abitudine potrebbe diventare distruttiva, altamente stressante oltre che rischiosa dal punto di vista della qualità del lavoro svolto. Quindi come possiamo essere efficienti, possibilmente senza impazzire e senza stressarci troppo?
Eppure esistono ben sette metodi scientifici che spiegano come essere efficienti sul lavoro, che aiutano a lavorare in velocità e ad aumentare drasticamente la propria produttività.
1. Impostare una deadline per ogni singolo compito
Se vogliamo dare ascolto alla legge di Parkinson, scopriamo che il tempo che dedichiamo a un determinato compito dipende da quanto tempo abbiamo per completarlo.
Ma è davvero così semplice?
In un certo senso, sì: se non ci diamo un limite temporale per finire un compito, ne useremo quanto più ne abbiamo a disposizione. Nel momento in cui ci diamo una scadenza, invece, iniziamo a sentire la pressione di portarlo a compimento prima del tempo (o comunque entro il limite che ci siamo imposti), sfociando nel risultato di lavorare più velocemente e utilizzando tutto il nostro potenziale, quindi, in modo efficace.
Impostare una deadline ci permette anche di entrare nel ritmo, o meglio nel flusso, uno stato mentale in cui siamo così immersi in un’attività che non ci preoccupiamo di niente altro (emozioni, pensieri e tempo). Il flusso è veloce quando impostiamo degli obiettivi chiari, stimolanti e ottenibili.
2. Dividere il progetto in parti più piccole
Quando partiamo con un nuovo progetto può capitare di sentirsi un po’ scoraggiati. Ci troviamo di fronte a una montagna di cose da fare e la consegna è solo un miraggio lontano, ecco quindi che anche il solo iniziare il progetto ci sembra non ne valga la pena, perché il riconoscimento arriverà solo alla fine, dopo tutto il lavoro.
Se invece riuscissimo a raggiungere una gratificazione più volte al giorno, probabilmente ci sentiremmo energizzati e motivati a lavorare sodo e più velocemente. Proprio su queste premesse si è basata un’analisi di Harvard Business Review, che ha evidenziato come percepire un senso di “progresso”, grande o piccolo che sia, mentre si svolge il proprio lavoro, rafforzi emozioni, motivazione, e la percezione della giornata lavorativa stessa. Più viene percepito il progresso, più si diventa produttivi.
La soluzione, quindi, è quella di dividere il progetto in parti più piccole in modo da raggiungere un obiettivo, o anche più di uno, in un giorno, invece di raggiungerne solo uno in un lasso di tempo maggiore.
3. Circondarsi di persone mentre si lavora
Questo consiglio può sembrare contraddittorio, invece poggia le sue basi su un fenomeno noto in psicologia come Effetto Audience.
Easyfatt è il software gestionale utilizzato ogni giorno da oltre 100.000 imprese italiane.
La presenza di altre persone durante una performance influisce sul coinvolgimento psicologico di chi la sta compiendo. Lo stress aggiunto dalle persone attorno a noi ci permette di gestire meglio il compito rispetto a quando siamo da soli. Quando gli altri possono vedere ciò che facciamo e, potenzialmente, valutare quello che stiamo facendo, il nostro stress raggiunge il suo livello ottimale, facendoci lavorare più velocemente.
Gli psicologi hanno osservato che questo succede anche nei ciclisti, negli studenti e perfino negli scarafaggi!!!
4. Lavorare all’interno del nostro ritmo ultradiano
Se non avete mai sentito parlare del ritmo ultradiano, probabilmente siete in buona compagnia. Si tratta di un periodo ricorrente all’interno del ben più famoso giorno circadiano (24 ore).
Il ritmo ultradiano del corpo umano corrisponde a intervalli di 120 minuti. Durante i primi 90 minuti, avviene il picco di energia mentale, ma per i successivi 30 minuti la stessa scende.
Conoscendo questo ciclo, possiamo organizzare il nostro lavoro per sfruttare al meglio i 90 minuti in cui il corpo è naturalmente energizzato, prendendo poi altri 30 minuti di pausa, proprio quando il corpo è più esausto.
Mantenere il focus per tutti i 90 minuti può essere una sfida, infatti normalmente una persona riesce a rimanere concentrata per 20-25 minuti prima che la sua mente inizi a vagare. Per aumentare la nostra concentrazione si può usare la tecnica del pomodoro durante i 90 minuti di efficienza (lavorare per 25 minuti e riposare per altri 5).
5. Ascoltare i rumori bianchi
Molte persone adorano lavorare ascoltando musica, a cui spetta il riconoscimento di riuscire ad alzare l’umore. Raramente però, la musica è in grado di aumentare la velocità di lavoro, soprattutto se oltre alle note ci sono anche le parole, perché la mente cerca di capire cosa viene detto e quindi l’attenzione viene distolta dal lavoro che si sta svolgendo.
La situazione peggiora ancora di più se la musica che si ascolta è nuova, mai sentita prima, perché la nostra mente è attratta dalle novità, quindi il cervello rilascia dopamina e, ancora una volta, l’attenzione viene spostata dal lavoro alla musica. Se proprio non riusciamo a fare a meno della musica, magari perché il luogo in cui lavoriamo è rumoroso, meglio scegliere i cosiddetti “white noise”, ovvero i rumori bianchi.
Si tratta di rumori che hanno il pregio di essere costanti e quindi sono in grado di mantenere la concentrazione. Suonano sempre uguali, così il cervello si abitua e non si distrae per ascoltarli. Secondo il Journal of Consumer Research, un rumore ambientale diffuso a volume moderato è l’ideale per migliorare le performance creative. Con un paio di cuffiette e con l’ascolto di rumori bianchi possiamo replicare questo effetto.
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6. Trovare un partner di fiducia
La scrittrice Gretchen Rubin, nota per essere anche una ricercatrice della natura umana e della felicità, ha pubblicato di recente un libro su come gli uomini rispondono alle aspettative e ha scoperto che possono essere divisi in quattro categorie:
- il sostenitore (upholder),
- l’interrogatore (questioner),
- l’obbligatore (obliger),
- il ribelle (rebel).
La maggior parte delle persone rientra nella categoria degli obbligatori, che sono impazienti di incontrare le aspettative altrui mentre lottano per raggiungere le proprie. Facciamo un esempio pratico: un obligatore non manca nessuna deadline, ma non riesce a trovare il tempo per esercitarsi.
Il modo per raggiungere le proprie aspettative è assegnare i propri obiettivi interni al controllo di qualcun altro. Ecco quindi che l’avere un partner lavorativo di fiducia diventa per queste persone uno strumento molto potente. A nessuno piace abbandonare un’altra persona o lasciarlo percepire come pigro e non produttivo, quindi l’avere qualcuno che controlli che stiamo facendo esattamente quello che abbiamo promesso di fare, ci motiverà a portare a termine il compito, lavorando più efficacemente.
7. Zittire il nostro perfezionista interno
Il perfezionismo e la velocità non stanno bene insieme. Il fatto di controllare ripetutamente il nostro lavoro, aumenta il nostro lavoro extra e ritarda il progresso, svuota la nostra energia e devasta la nostra salute emotiva. A conti fatti, il perfezionismo è un acerrimo nemico della produttività.
Il vero problema dei perfezionisti è la loro mentalità duale, che accetta solo “tutto” o “niente”. Se il lavoro non è giudicato perfetto, lo considerano un vero e proprio fallimento. Ma nonostante le continue modifiche e variazioni, il prodotto subirà solo dei miglioramenti marginali e sarà tardi, perché non andrà mai bene finché non si raggiungerà l’idea di perfezione (talvolta irreale) presente nella loro testa.
Molte aziende considerano più importante la consegna di un buon lavoro (e magari non “perfetto”) e il rispetto delle tempistiche, piuttosto che un lavoro impeccabile, ma estremamente in ritardo.
Come sempre mi capita quando mi viene chiesto di parlare di me, mi ritrovo in grande difficoltà. Questo perché le definizioni mi sono sempre andate strette. Quello che posso dire su di me è che sono ...
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