Come gestire un team e rendere tutti parte di un progetto con il metodo 4Ps

Il Team Management, ovvero la gestione del gruppo di lavoro, è parte essenziale della gestione di qualunque tipo di azienda, e la sua complessità aumenta in modo proporzionale alle dimensioni e alla struttura dell’organizzazione.

Le problematiche principali si manifestano quando due distinti team – ad esempio il gruppo commerciale e l’ufficio marketing – devono operare in modo congiunto. In casi come questo, oltre alle dinamiche che intercorrono tra i membri di ogni singolo team, bisogna considerare le relazioni e i conflitti che potrebbero instaurarsi tra i due gruppi intesi come singoli insiemi e i diversi componenti di ognuno dei due team.

Casi ancora più complessi sono quelli in cui, ad esempio, un’azienda ne acquisisce un’altra, in quanto le dinamiche del “noi “e dei “loro” potrebbero essere ulteriormente esasperate.

C’è poi il caso di realtà più piccole, in cui in un’ottica di crescita si vogliono inserire nuove figure professionali, che si troveranno ad interagire con un gruppo già affiatato. Un esempio potrebbe essere dato da un’azienda di forniture edili che decida di inserire un capo dell’ufficio commerciale a guida del gruppo di commerciali abituati a lavorare in modo indipendente su ogni singolo cliente.

In tutte queste situazioni, sarà cruciale comunicare con tutte le parti coinvolte affinché mantengano il focus sugli obiettivi aziendali, e non si lascino trasportare dalle emozioni, rischiando così di innescare conflitti che non arrecherebbero vantaggio a nessuno.

Inutile dire che la fase di presentazione è determinante, perché già in quella occasione si avrà modo di osservare atteggiamenti e comportamenti che costituiranno i segnali per capire in quale modo interagiranno tra loro le diverse parti in causa.

In un interessante articolo, pubblicato da FreshBooks, si analizza proprio questi aspetti, portando l’esempio di Hector, un consulente incaricato di gestire un workshop tra lo staff di una grande azienda e quello di un ex concorrente, che ha inglobato. La fase di acquisizione ha comportato una ristrutturazione e di conseguenza anche alcuni licenziamenti.

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Per capire con quale atteggiamento si sarebbero presentati i partecipanti al workshop, Hector ha utilizzato un metodo chiamato “4Ps”, che cataloga i “partecipanti” in 4 categorie: Participant (Partecipanti), Passenger (Passeggeri), Protester (Protestatori), e Prisoner (Prigionieri).

Questo metodo, di cui in realtà non si conosce l’origine, può essere utilizzato in sessioni di training, di team building o anche nella semplice gestione di riunioni e incontri di gruppo.

In questo articolo spiegheremo a cosa corrisponde ogni categoria e come utilizzare questo metodo per riconoscere e isolare gli atteggiamenti negativi e portarli verso la positività.

Se diversi soggetti si presentano ad una sessione di gruppo con un atteggiamento riluttante, senza sentirsi coinvolti, annoiati, di malumore o magari con l’idea di intervenire e monopolizzare l’incontro, le cose potrebbero mettersi male, compromettendo il buon esito dell’evento. Il metodo 4Ps consente di riconoscere quando si presentano eventualità come queste, per gestirle o quanto meno arginarle durante l’incontro.

Ognuna delle 4 P rappresenta una tipologia di audience. Vediamole in dettaglio.

Participant (Partecipante): detto anche Player, è ben disposto, se non addirittura entusiasta di partecipare. È propositivo, proattivo e altamente coinvolto.

Passenger  (Passeggero): è una persona fisicamente presente, ma la sua partecipazione si limita a quello. Non ha intenzione di disturbare o di creare problemi, ma non si sente coinvolta e non è interessata a partecipare. Fa presenza perché gli tocca, o perché può fargli comodo (ad esempio per ottenere un attestato di partecipazione), ma probabilmente passerà tutto il tempo guardando l’orologio sperando di potersene andare prima possibile.

Protester (Protestatore): non vorrebbe essere lì, e ci tiene a farlo presente a tutti. Questo tipo di partecipante sarà sempre in disaccordo su ogni punto, e consciamente o inconsciamente finirà per rovinare l’esperienza a tutti gli altri. I motivi possono essere diversi: può essere convinto di sapere già tutto in merito all’argomento dell’incontro, può considerarlo inutile, può ritenere inadeguati relatori e partecipanti, o può semplicemente considerarlo una perdita di tempo. Può persino ritenerlo controproducente e dannoso, perché ostacola o ritarda il suo lavoro. In ogni caso, sente che non dovrebbe essere là.

Prisoner (Prigioniero): come il Passenger non è interessato e partecipa soltanto perché non può farne a meno, come il Protester considera la sua presenza come un’inutile seccatura. Non lo manifesta in modo così evidente e disturbante come quest’ultimo, ma trasmette il suo disagio attraverso la postura, sbuffando, alzando gli occhi al cielo o con altri segnali non verbali.

Il metodo delle 4P serve a capire il modo e le ragioni per cui i partecipanti si comportano in un determinato modo, con lo scopo di trasformare in “Participant” i vari Passenger, Prisoner e Protester di turno.

Come usare il metodo 4Ps

Torniamo al caso di Hector. Prima dell’incontro, piazza una lavagna a fogli mobili in ognuno dei 4 angoli della stanza. Una volta arrivati tutti i partecipanti, e dopo aver spiegato i motivi e gli obiettivi dell’incontro, scrive su ogni lavagna una delle 4 categorie di audience, spiegandone il significato.

A questo punto, chiede a ciascun presente di avvicinarsi alla lavagna relativa alla “P” che meglio rappresenta il suo stato d’animo rispetto all’incontro. Tuttavia, Hector sa bene che le persone, soprattutto se prese alla sprovvista, potrebbero non rispondere in modo sincero per evitare di mettersi in cattiva luce.

Deve quindi cercare di presentare l’esercizio in modo rassicurante, introducendo un elemento ipotetico. Non chiederà, quindi in modo diretto ai partecipanti di posizionarsi in corrispondenza di una delle 4P in relazione all’incontro che sta per svolgersi, ma in uno scenario ipotetico come ad esempio un invito da parte di un amico a compiere una lunga passeggiata nei boschi.

Dopo che ciascun presente si è posizionato nei pressi di una delle 4 P, dovrà spiegare perché ha scelto proprio quella. L’attenzione è rivolta a chi ha scelto di posizionarsi in corrispondenza delle categorie Protester, Prisoner e Passenger, e discutendo con ognuno di loro Hector cercherà di capire cosa potrebbe indurli a cambiare la loro disposizione d’animo e scegliere di spostarsi verso l’angolo dei Participant.

Hector ripete l’esercizio, utilizzando un nuovo scenario ipotetico. In questo modo, i presenti prendono confidenza con il processo. Ma alla terza volta, sottolineando sempre come non ci siano risposte giuste o sbagliate, e che ciascuno deve sentirsi libero di rispondere nel modo che ritiene più sincero, ecco che Hector va dritto al punto, e domanda: “A quale P corrisponde il vostro reale atteggiamento nei confronti di questo incontro?”.

Nota: questo metodo va utilizzato solo se le persone presenti si fidano di te, o in ogni caso in un ambiente di lavoro esente da tensioni, paure, e risentimento. In caso di dubbi su eventuali insicurezze e su possibili atteggiamenti di chiusura preventiva di uno o più presenti, è consigliabile limitarsi ad osservare e valutare il comportamento dei partecipanti e adattare di conseguenza il modo di condurre l’incontro.

Accorgendosi di avere tra i presenti uno o due Prisoner, Hector cerca di indurli a spiegare i motivi della loro disposizione negativa, e di capire insieme a loro quali condizioni potrebbero portarli a trasformarli in Participant. C’è qualcosa in particolare che li preoccupa o che li rende sospettosi nei confronti dell’incontro? O magari il loro disagio è legato ad altri aspetti del lavoro, come ad esempio una deadline che incombe o il timore di possibili cambiamenti all’interno dell’azienda?

Una volta chiariti questi aspetti, Hector può indurre Passenger, Protester e Prisoner a diventare Participant.

Può riuscirci attraverso tre strade.

1. Lavorando sulla positività. I pensieri negativi possono essere trasformati in positivi incoraggiando un atteggiamento aperto e collaborativo. Usando domande aperte per coinvolgere Passenger, Protester e Prisoner, sottolineando l’importanza e il valore della loro partecipazione all’incontro e del fatto che possano giocare un ruolo attivo.
2. Ricordando che il ruolo del moderatore non è quello di cambiare le persone, o di migliorarle. Come sì è detto nella fase introduttiva, non si parla di comportamenti giusti o sbagliati.
   Il compito del moderatore è quello di fare in modo che tutti i partecipanti si sentano coinvolti. Se dovessero presentarsi motivi esterni all’incontro che possano pregiudicare lo stato d’animo dei partecipanti, bisogna cercare di isolarli e tenerli fuori dalla stanza. Intanto, cerca di tranquillizzare i presenti e di fare in modo che si concentrino sugli obiettivi e le finalità dell’incontro.
3. Senza prenderla sul personale. Se qualcuno non dimostra interesse o addirittura ha un atteggiamento ostile (Es. Protester), non è perché ce l’ha con te. Cerca di metterti nei suoi panni, senza metterti sulla difensiva e senza cercare un confronto. Fai notare che hai compreso che il suo atteggiamento possa essere motivato da problemi legittimi, e che sei là per parlarne con calma e rispetto reciproco. Dopo la sessione di gruppo, se l’atteggiamento non è cambiato, potrete riparlarne e valutare in che modo risolvere i problemi alla base del suo comportamento.

Punti deboli del metodo 4Ps

Come accade per la maggior parte dei metodi, anche quello delle 4P non garantisce un’efficacia del 100%. Come prima cosa, va ricordato che per funzionare deve poter essere utilizzato con persone pronte ad essere sincere ed oneste con sé stesse, condizione non sempre possibile.

In secondo luogo, va utilizzato con estrema prudenza. Bisogna assolutamente evitare che i presenti si sentano giudicati o criticati per il semplice fatto di associarsi ad una categoria o ad un’altra. Se il Participant viene visto come il “primo della classe” e il Protester come il “bastian contrario”, ad esempio, sarà molto probabile che insorgano conflitti all’interno del gruppo, cosa ovviamente da evitare in modo categorico.

Infine, devi ricordare che si tratta pur sempre di uno strumento che si limita a riconoscere determinati comportamenti, non a risolverli alla radice. Ti aiuterà a isolare gli atteggiamenti che connotano passenger, protester o prisoner, a comprenderne le motivazioni e a gestirle all’interno del gruppo di lavoro, ma non a risolvere i problemi alla base di quei comportamenti.

Punti di forza del metodo 4Ps

Puoi utilizzare questo metodo per portare allo scoperto disinteresse e mancanza di entusiasmo da parte di uno o più partecipanti e lavorare per attenuarli nel corso di una sessione di training, di una riunione o di un’attività di gruppo.

È uno strumento di immediata comprensione e utilizzo per comprendere le dinamiche di gruppo, ma deve essere supportato anche da ulteriori capacità di gestione dei comportamenti e dei conflitti, soprattutto se nel gruppo sono presenti elementi di ostilità e sfiducia.

Usarlo nella vita di tutti i giorni

Il metodo 4Ps aiuta a incoraggiare l’auto riflessione, ed è quindi un esercizio utile anche nella vita di tutti i giorni. Ti permette di prenderti un attimo di pausa per analizzare una data situazione e chiederti in che modo ti stai comportando e come gli altri possono interpretare il tuo atteggiamento. Se ti riconosci in una delle 3 categorie che non corrispondono a Participant, puoi pensare a cosa potrebbe farti cambiare punto di vista e migliorare il tuo approccio in quel determinato contesto.

Puoi anche utilizzarlo per analizzare il modo in cui affronti il lavoro e la carriera. Sei un Participant, sempre alla ricerca di nuove opportunità? O sei invece un Passenger, che si limita a lasciare che le cose accadano? O magari ti senti un Prisoner o un Protester, incastrato in una situazione che non rispecchia i tuoi valori, o non gratifica il tuo talento né soddisfa le tue ambizioni?

Il metodo 4Ps, quindi, può anche diventare un ottimo strumento di auto consapevolezza, per fare il punto della tua situazione professionale (e non solo) e comprendere se la tua vita stia andando nella giusta direzione o se invece sia giunto il momento di affrontare un cambiamento.