Come licenziare un dipendente: il licenziamento e come comportarsi al di là delle questioni legali

Prendere la decisione di licenziare un collaboratore è spesso uno dei momenti più difficili per un imprenditore, ancora di più in una PMI dove spesso il team aziendale è composto da poche persone che diventano quasi una famiglia nel tempo.

La domanda che, nella maggior parte dei casi, sorge spontanea è: come licenziare un dipendente che per anni hanno fatto parte del tuo team nel modo giusto?

Il tema “come licenziare un dipendente” è spesso affrontato solo nel suo aspetto legale e tecnico, scordando che in primis abbiamo a che fare con la fine di un rapporto umano oltre che lavorativo. Altrettanto di frequente ci si dimentica che un licenziamento può derivare da situazioni differenti: la chiusura dell’attività o di una parte di questa, una crisi aziendale che porta ad un ridimensionamento del team, l’inadeguatezza di una risorsa, questioni disciplinari ecc…

Ecco perchè riportiamo in questo articolo alcuni consigli apparsi in un interessante articolo sull’Harvard Business Review a firma di Rebecca Knight che cita a piene mani Dick Grote (autore di How to Be Good at Performance Appraisals) e Jodi Glickman (autrice di Great on the Job).

Non perdere tempo

Non farsi sopraffare dalla situazione e non rimandare l’inevitabile è forse la prima sfida nel licenziare una persona. Esonerare qualcuno dal proprio incarico è sempre piuttosto difficile, ma rimandare la comunicazione o girare attorno alla questione peggiora inesorabilmente le cose.

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A detta della Glickman è sempre opportuno dare la cattiva notizia giustificandola con motivazioni valide e se necessario con documenti comprovanti le problematiche in essere. Grote sottolinea anche quanto sia importante, quando il licenziamento coinvolge una risorsa inadatta o negativa, intervenire il prima possibile per evitare che il suo rendimento o la sua presenza metta in difficoltà il resto del team.

Essere brevi e concisi

Come comportarsi durante un licenziamento è uno dei temi più difficili da affrontare. Il primo passo è senz’altro quello di dimostrarsi quanto più brevi e concisi possibile.

Le brutte notizie sono estremamente stressanti ed è altamente ingiusto e controproducente usare giri di parole che non fanno altro che innalzare i livelli di stress del momento.

Le frasi dirette sono preferibili (ad es: “Mi spiace, ma ho una brutta notizia da darti: le prossime settimane saranno le tue ultime settimane come nostro dipendente. L’azienda ha deciso di terminare il rapporto di lavoro.”) seguite dalla spiegazione trasparente dei motivi della decisione (non inventate scuse, siate chiari!).

Conoscere la situazione di chi sta per essere licenziato

Spiegando come muoversi in caso di licenziamento, Grote rimarca l’importanza di prendersi le proprie responsabilità e di documentarsi sulla situazione del soggetto che verrà licenziato. I punti chiave riguardano tutto ciò che concerne dettagli del rapporto lavorativo, come: inquadramento, ferie da smaltire, compensi ancora da remunerare, ecc.

Fatta chiarezza su tali questioni, ci si può appoggiare agli esperti delle risorse umane (senza comunque aspettarsi che siano loro a fare il lavoro sporco), per rispondere a domande o perplessità dell’ex lavoratore che non si erano considerate.

Mostrare empatia

Un licenziamento è sempre un momento delicato sia per il licenziato che per la persona che prende la decisione e la comunica. Non è raro infatti essere considerati come una persona ingiusta, insensibile o spietata.

Ecco perchè l’empatia è così fondamentale per evitare di far passare questi aspetti. Rendersi disponibili (se il lavoratore lo merita) a stendere una lettera di  referenze o ad agevolare una nuova assunzione presso una nuova realtà potrebbe essere un passo di grande valore per entrambe le parti.

Parlare con il team

Dopo il licenziamento è opportuno radunare il team per comunicare il fatto (molto importante anche in caso di dimissioni da parte di un dipendente). Per la Glickman il messaggio dev’essere semplice e diretto: non si deve rivelare le ragioni della decisione (sono confidenziali) e, soprattutto, non si deve parlare male della persona allontanata dall’azienda (non è professionale).

Grote esemplifica la situazione con una frase: “Come alcuni di voi già sapranno, X è stato esonerato dal proprio incarico. Non possiamo entrare nei dettagli per evitare di divulgare informazioni riservate, ma se avete dei suggerimenti per ridurre al minimo l’impatto di questa manovra, potete comunicarcele liberamente”.

Nell’eventualità in cui il licenziamento di una risorsa possa portare altri collaboratori a preoccuparsi per la sicurezza del proprio ruolo o per l’azienda, è importante dare subito delle rassicurazioni spiegando la situazione e che il licenziamento è stato fatto per giusta causa. In casi estremi, se necessario, si può anche fornire qualche dettaglio sui motivi che hanno portato l’allontanamento del dipendente, accertandosi comunque di rispettare la sua privacy.

Fare un punto della situazione per il futuro

Dato che quando si licenzia qualcuno bisogna ridistribuire le mansioni, per la Glickman è importante fare subito un punto della situazione, definendo chi svolgerà i compiti del dipendente licenziato. La prima cosa da fare è quindi quella di trovare una strategia per il presente e un obiettivo per il futuro: il tutto deve consentire di gestire al meglio i carichi di lavoro, finché non si trova un valido sostituto.

Photo credit: dmums – cc.