Le 7 Domande da fare a un dipendente che si licenzia

Nella vita di un’azienda il cosiddetto ricambio o turn over di dipendenti e collaboratori è normale. È un processo che riguarda l’impresa, che man mano che cresce e si sviluppa richiede competenze sempre più specifiche e aggiornate, ma fa parte anche della vita lavorativa di ogni persona, che in base alle proprie aspirazioni può decidere quali nuove occasioni cogliere per la propria crescita professionale.

Ovviamente, il processo può considerarsi normale quando avviene di tanto in tanto. Un eccessivo ricambio, infatti, va generalmente considerato come un campanello di allarme. Un po’, tanto per fare un esempio, come quando i topi della nave si buttano a mare. C’è qualcosa che non va.

Tralasciando situazioni estreme, e tornando alla vita di tutti i giorni di un’azienda sana, è comunque sempre molto importante conoscere e capire le motivazioni che hanno indotto un tuo dipendente a dimettersi. Questo ti aiuterà a capire se nella tua azienda sta andando tutto bene o se ci sono dei problemi, permettendoti così di avere tutto sotto controllo e di approntare eventuali aggiustamenti per consolidare la fedeltà del tuo team, reclutare nuovi talenti offrendo loro incentivi interessanti, e mantenere il turn over a livelli accettabili.

Va ricordato, infatti, che ogni fine e ogni inizio di rapporto di lavoro comportano dei costi per il tuo business, pertanto l’unico turn over a cui devi aspirare è quello che ti permetta di alzare il livello qualitativo del tuo team in base alle esigenze della tua impresa. Dei miglioramenti mirati e possibilmente programmati in vista di obiettivi ben definiti.

Quando un tuo collaboratore decide di prendere la propria strada, quindi, è importante non farsi coinvolgere a livello personale, restare strettamente sul piano professionale e, con una semplice conversazione, cercare di acquisire più informazioni possibili riguardo alla sua scelta.

Questa conversazione è chiamata dagli anglofoni: Exit Interview (colloquio di uscita).

Hai presente la classica scena da film americano in cui qualcuno dà le dimissioni/viene licenziato e in tempo zero riempie uno scatolone con foto della famiglia + piantina + pupazzetto buffo + graffettatrice ed altri oggetti personali che ingombravano la sua scrivania e se ne va di punto in bianco?

Dimenticala.

È importante riuscire ad avere un dialogo con il tuo dipendente “in fuga”, per comprendere le motivazioni della sua scelta. Anche se in alcuni casi né tu né lui avrete tanta voglia di parlarvi a quattrocchi, alla fine sarà utile per entrambi. Quindi, per prima cosa un bel respiro e NO STRESS.

Ecco quali punti dovrebbe toccare l’exit interview.

Perché ha deciso di andarsene?

È, di fatto, la domanda fondamentale. Devi innanzitutto sincerarti che questa decisione sia stata presa con consapevolezza, e non, ad esempio, in seguito a un singolo episodio che possa aver scatenato una reazione “di pancia”.

Ci sono stati malumori con altri colleghi o con un superiore? Ci sono lamentele che aveva provato ad esporre senza trovare disponibilità da parte dell’azienda? O ancora, ci sono aspetti della sua posizione e del suo ruolo che possono essere stati causa di insoddisfazione e che, quindi, potrebbero esserlo anche per chi andrà a prendere il suo posto?

Ricordati che in linea di massima devi evitare il più possibile il turn over e puntare alla fedeltà dei tuoi impiegati. Ogni risposta che tu possa ricevere in merito, quindi, è di primaria importanza.

Ritiene che l’azienda abbia fatto il possibile per far sì che potesse per svolgere al meglio il suo ruolo?
Per un’azienda è indispensabile riuscire ad avere un punto di vista interno da parte di un dipendente qualificato, e lo è ancor di più nel momento in cui sta perdendo definitivamente quella risorsa. È l’ultima occasione.

Eventuali lamentele in questo senso devono ovviamente essere plausibili e motivate. Dovrai comunque prendere atto – con l’idea, se necessario, di apportare dei miglioramenti – di segnalazioni circa affiancamento e/o formazione inadeguati, tecnologie obsolete, o gravi problemi di comunicazione all’interno del tuo team. Nel caso venissero menzionati argomenti del genere, cerca di approfondire chiedendo quali soluzioni avrebbe voluto che venissero apportate e verifica che non ci siano state da parte sua proposte e lamentele inascoltate. L’importante è che tutta la conversazione mantenga sempre toni costruttivi. Bruciare i ponti con un dipendente non porta mai nulla di buono, né a lui né all’azienda.

Com’erano i rapporti con il suo superiore/supervisore?

Le relazioni lavorative con il proprio boss sono generalmente quelle che incidono di più sull’esperienza professionale di un dipendente. Per questo, devi riuscire ad ottenere più informazioni possibili, capendo cosa è andato bene, cosa è andato male e cosa è andato malissimo. Devi poter contare sempre sui tuoi manager e riporre in loro la massima fiducia.

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Cerca di capire in che considerazione sono tenuti dai loro sottoposti, se il loro “stile” di leadership è condiviso, se sono rispettati e non temuti o addirittura disprezzati.

Qui il confine tra la sfera professionale e quella personale può farsi davvero labile, per cui dovrai fare il possibile per garantire al tuo interlocutore la massima tranquillità e obiettività.

A quel punto, dovrai relazionarti con il responsabile, e discutere con lui di quanto emerso dal colloquio, verificando e affrontando gli eventuali punti di criticità per assicurarti che il suo comportamento non sia causa di altre dimissioni.

Qual è stato il drive definitivo che l’ha convinto a scegliere di andare a lavorare altrove?

Nel rispetto della privacy, sarebbe utile comprendere quali benefit abbiano attratto il tuo collaboratore verso un’altra azienda. Soprattutto nel caso si tratti di un tuo diretto competitor.

Una posizione di maggior prestigio? Uno stipendio più alto? Migliori condizioni lavorative (benefit, RAL, smartworking ecc.)? Avere queste informazioni ti aiuterà a tenere il passo con la concorrenza, e a rivedere alcuni aspetti della tua azienda che potranno aiutarti ad attirare nuovi talenti.

Cosa amava di più del proprio lavoro presso la tua impresa?

Nella tua ricerca di feedback non devi focalizzarti solo sugli aspetti negativi. È importante essere consapevoli anche di ciò che la tua azienda può offrire in termini positivi ai propri dipendenti. Chiedi, allora, cosa amava e cosa gli mancherà della sua esperienza nella tua impresa. Cosa faceva sì che ogni mattina si alzasse e venisse al lavoro con entusiasmo e serenità? Ricordati di questi dettagli quando dovrai preparare l’offerta di lavoro per la sua posizione vacante, perché sottolineandoli nel modo giusto renderai il tuo annuncio molto più attraente per i prossimi candidati.

Cosa amava di meno del proprio lavoro presso la tua impresa?

L’immancabile rovescio della medaglia. Si tratta, di solito, di quegli aspetti che non vengono mai affrontati sul luogo di lavoro, ma di cui magari ci si lamenta al bar con gli amici quando ci si vuole sfogare dopo una giornata o una settimana di lavoro.

Ormai i giochi sono fatti, le dimissioni sono state presentate e accettate, quindi non c’è più bisogno di tenersi dentro niente. È ora di sputare rospi, e tu devi essere lì, pronto ad acchiapparli. Magari scoprirai solo qualche altarino, ma potresti anche avere l’opportunità di capire che sia il caso di ristrutturare un reparto o di riassegnare alcuni compiti chiave.

Quali capacità e che tipo di preparazione ritiene che dovrebbe avere la persona che prenderà il suo posto?

Chi altri potrebbe avere una perfetta visione di ciò che serve per ricoprire un ruolo all’interno di un’azienda se non chi l’ha ricoperto fino ad ora? Questa è la tua ultima chance per individuare il profilo più adatto non soltanto a ricoprire una posizione vacante, ma persino a farlo meglio.

Le competenze all’interno di un’impresa non sono immutabili, possono cambiare con il passare del tempo e con la crescita dell’azienda. Magari cinque anni fa hai assunto una persona in virtù delle sue competenze nella gestione di database, ma col tempo questa sua mansione si è andata ridurre sempre più, portandola invece a sviluppare nuove abilità, ad esempio nell’utilizzo di software e tecnologie più performanti.

Nella ricerca di un sostituto, quindi, dovrai aggiornare queste competenze, per essere sicuro di trovare la persona giusta in base alle attuali – e possibilmente future – necessità dell’azienda.

L’exit interview è uno strumento davvero utile, da cui sia il dipendente dimissionario che l’impresa possono trarre importanti insegnamenti e benefici per il proprio futuro.

È il modo migliore per entrambi di acquisire maggiore consapevolezza dei punti deboli e dei punti di forza, e di sviluppare una migliore visione di ciò che si vuole per il proprio futuro.