La registrazione di incassi e pagamenti in contabilità

Questo video fa parte del percorso formativo dedicato alla contabilità che unisce basi teoriche a immediate applicazioni pratiche sfruttando il modulo Contabilità in Cloud per Danea Easyfatt.

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Video lezione: “Incassi e pagamenti”

La teoria: gestire incassi e pagamenti

Buongiorno e ben trovati. 

Prima di iniziare, come nostra abitudine, verifichiamo a che punto del percorso siamo arrivati, oggi affronteremo la prima lezione della sezione “tesoreria”, che ci permetterà di conoscere come gestire gli incassi e pagamenti principalmente correlati alla fatturazione attiva e passiva.

Al termine della lezione, sarai in grado gestire uno degli aspetti fondamentali della contabilità aziendale, quello della “tesoreria”, per capirci la gestione della liquidità, che rappresenta una conseguenza diretta del ciclo attivo e passivo ma che normalmente non coincide con lo stesso, in quanto potrebbe capitare che non tutte le fatture emesse (speriamo molto poche) siamo regolarmente saldate da parte dei clienti.

Prima di tutto soffermiamoci a definire e puntualizzare una serie di concetti e relativi termini tecnici, in quanto spesso e volentieri si sente utilizzare alcune parole impropriamente la semantica soprattutto nelle riunioni è importante affinché la controparte con cui ci relazioniamo capisca in maniera efficace e veloce a cosa ci stiamo riferendo e di quale problematica stiamo discutendo, al fine di poter “parlare la stessa lingua”:

Aspetto economico
tutte le operazioni relative alla gestione pura dei Costi e Ricavi, per capirci quello che viene inserito nel conto economico, senza porre rilievo che tali ricavi e costi siano stati incassi/pagati. Tale area ricomprende l’utile e la perdita d’esercizio, che analizzeremo per valutare l’andamento di gestione e come base di partenza per la determinazione dell’imponibile fiscale su cui calcolare le imposte da versare.

Quindi definiamo cos’è:

• COSTO: termine che, nelle applicazioni della matematica all’economia, indica la quantità di denaro necessaria a produrre un bene o acquisire un servizio.
• RICAVO: somma di denaro che si trae dalla vendita, o rivendita, di un prodotto, da una prestazione e simili.

Aspetto finanziario
tutte le operazioni relative alla gestione dei flussi finanziari possono essere di due tipi, per intenderci entrate e uscite, siano esse di denaro contante, assegni, oppure flussi finanziari ricevuti e inviati sui conti correnti:

• DEBITO: obbligo del debitore di adempiere una determinata prestazione a vantaggio del creditore, consistente di solito nel dare o restituire qualcosa, soprattutto denaro.
• CREDITO: È il diritto di pretendere l’adempimento di una prestazione, suscettibile di valutazione economica. 

Normalmente l’aspetto finanziario risulta una conseguenza diretta dell’aspetto economico.

Facciamo degli esempi:

• Genero ricavo (vendo bene o servizio), emetto fattura, nasce un credito, incasso il pagamento e il credito scompare.
• Sostengo un costo (acquisto bene o servizio), ricevo fattura dal fornitore, genero un debito, saldo la fattura e il debito scompare.

In contabilità, per capirci, ogni volta che registrerai una:

FATTURA ATTIVA, verrà generata, la seguente scrittura di partita doppia:

• Credito verso clienti con l’importo rilevato in DARE  (€. 122)
• Ricavo di vendita con l’importo indicato in AVERE  (€. 100)
• IVA a debito con importo indicato in AVERE (€. 22)

Se effettui i totali noterai che importo del DARE e dell’AVERE coincideranno, totale €.122 e quindi potrai affermare che la scrittura “QUADRA”

Ovviamente, arriverà il momento in cui dovrai incassare quella fattura attiva e quindi registrerai la seguente scrittura:

• Banca Conto correte con importo indicato in DARE (€. 122)
• Credito verso clienti con l’importo rilevato in AVERE  (€. 122)

FATTURA PASSIVA, verrà generata, la seguente scrittura di partita doppia:

• Costo (merce o servizio) con l’importo indicato in DARE  (€. 200)
• IVA a credito con importo indicato in DARE (€. 44)
• Debito verso fornitore con l’importo rilevato in AVERE  (€. 244)

Se effettui i totali noterai che importo del DARE e dell’AVERE coincideranno, totale €.244 e quindi, come prima, potrai affermare che la scrittura “QUADRA”.

Ovviamente, arriverà il momento in cui dovrai pagare quella fattura passiva e quindi registrerai la seguente scrittura:

• Debito verso fornitori con l’importo rilevato in DARE  (€. 244)
• Banca Conto correte con importo indicato in AVERE (€. 244)

Come puoi facilmente notare, quindi i due aspetti sono estremamente correlati e importanti, il primo serve a generare ricchezza che poi successivamente deve di fatto “materializzarsi”.

Quindi all’interno della tua azienda è importante creare valore e soprattutto trasformare quel valore in flussi finanziari, quindi occorre un attento monitoraggio di entrambe le gestioni, perché:

• Un’azienda che produce tanti ricavi, emette tante fatture, ma poi non le incassa a causa degli insoluti, nonostante sia in grado di produrre ricchezza (utile), vede pregiudicata la propria stabilità a causa di una pessima gestione di tesoreria. Quindi occorrerà intervenite “a monte”, magari nella selezione dei clienti e della loro solvibilità
• Un’azienda che produce pochi ricavi, quindi emette poche fatture, ma le incassa tutte, probabilmente avrà un buon equilibrio complessivo, ma si dovrà concentrare sullo sviluppo dell’attività e la ricerca di nuove opportunità di lavoro

Come noti, una buona gestione è il risultato di una mix di entrambe che tu imprenditore devi monitorare con gli strumenti in tuo possesso e che il software ti offre.

Prima di passare alla parte operativa, vi anticipo già che nel prossimo episodio, parleremo di: Scritture di riconciliazioni bancarie.

La pratica: registrare incassi e pagamenti

Terminata la parte prettamente teorica, vediamo ora come gestire la tesoreria e nello specifico la registrazione degli incassi e pagamenti.

Partendo dalla pagina home, ci spostiamo sull’icona con dei simboli ovali, sezione pagamenti, premiamo sul bottone blu “nuovo pagamento” per far aprire la maschera di inserimento.

Primariamente, analizziamo i due campi in alto a sinistra:

• Serie numerica: indica la tipologia di operazione che andiamo ad inserire, quindi:
  • Pagamento cliente: per registrare l’incasso di una fattura attiva precedentemente importata. A cui sarà associata la serie numerica precaricata a sistema “PC”
  • Pagamento fornitore: per registrare il pagamento di una fattura passiva precedentemente importata, a cui è associata la serie numerica precarica a sistema “PF”

• Conto finanziario: indica il metodo di incasso / pagamento che utilizzeremo per la nostra operazione, ad esempio banca oppure cassa. Mi raccomando se utilizzi più conti correnti bancari, dovrai in sede preliminare di configurazione del programma prima di iniziare ad inserire i dati, creare un conto finanziario per ogni conto corrente gestito dalla tua azienda. Ti do un altro piccolo consiglio, se inserisci più pagamenti associati a diversi conti corrente, fai attenzione a quello che utilizzi, a livello pratico è più facile inserire tutti i pagamenti di una banca e una volta terminati passare alla successiva invece che cambiare ogni volta il conto, eviterai sicuramente errori di disattenzione o stanchezza.

Vediamo ora come registrare un incasso da cliente:

• Selezioniamo la Serie numerica “PC”, come noti ti viene proposta come data quella odierna, pertanto devi indicare tu manualmente la data effettiva dell’incasso e successivamente indicare nella sezione DARE l’importo incassato
• Per effettuare la registrazione puoi ricercare la fattura da incassare in due modi:
  • Posizionati sul campo cliente e vedi comparire un’icona a destra, se clicchi sopra apparirà l’elenco dei clienti, scegli il cliente e poi posizionati sul campo fattura e clicca sulle icone a destra, ti visualizzerà tutte le fatture di quel cliente non ancora pagate e già CONTABILIZZATE. Se non vedi la fattura probabilmente dovrai prima contabilizzare le fatture precedentemente registrate.
  • Posizionati sul campo fattura e clicca sull’icona a destra, ti visualizzerà tutte le fatture da incassare senza distinzione di cliente, non ancora pagate e già CONTABILIZZATE. Se non vedi la fattura probabilmente dovrai prima contabilizzare le fatture. Ovviamente con questo metodo vedrai visualizzate molte più fatture rispetto al precedente e la ricerca potrebbe essere più complessa.
  • Compila il campo con l’importo incassato oppure clicca sull’icona a fianco per far riportare l’importo corrispondente al totale fattura. Nell’eventualità che tu stia incassando solo un acconto, compila a mano l’importo ricevuto e successivamente dovrai effettuare una ulteriore registrazione/i per l’eventuale serie di acconti successivi oppure per il saldo.
  • Premi il bottone paga fatture selezionate per concludere.

Vediamo ora come registrare un pagamento a fornitore:

• Selezioniamo la Serie numerica “PF”, come noti ti viene proposta come data quella odierna, pertanto devi indicare tu manualmente la data effettiva del pagamento e successivamente indicare nella sezione AVERE l’importo pagato.
• I passaggi successivi risultano analoghi a quello dell’incasso da clienti, unicamente vedrai inserito l’importo della fattura pagata nella sezione AVERE.

Naturalmente dopo aver inserito una scrittura, la stessa comparirà nell’elenco ordinata per serie numerica e puoi:

• Modificarla, cliccando sul simbolo della matita
• Cancellarla, cliccando sul simbolo del cestino
• Contabilizzarla e renderla definitiva, spuntando il box a sinistra e successivamente cliccando sul bottone contabilizza selezionati.

Ovviamente per entrambe le situazioni (quindi incassi e pagamenti) puoi effettuare l’incasso o il pagamento di una singola fattura oppure di un gruppo di fatture, selezionandole assieme e raggruppandole in un’unica scrittura.

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