Modelli Fatture Excel: perchè stai sbagliando senza saperlo

Modelli Fatture Excel: perchè stai sbagliando senza saperlo

Il fai da te non è sempre la soluzione migliore. I rischi e le insidie che si celano dietro l’utilizzo di soluzioni alternative ai software professionali per la fatturazione

 

Cerchi un modello di fattura per Excel per fare la tua fattura, nulla di più semplice.

Vuoi risolvere in modo rapido un’esigenza imminente: “devo fare una fattura e ho poco tempo da perdere”. Ma come compilare una fattura nel modo più veloce? Scriverla a mano è ormai impensabile nell’era in cui praticamente ogni persona ha il suo computer, allora cerchi dei template pronti di fatture in Excel. Sbagliato!

Cercare di fatturare con Excel oggi NON è tra le scelte più intelligenti che si possano fare!

Ti stai chiedendo perché? Il primo e più importante motivo che ti dovrebbe scoraggiare è che la normativa definisce specifici arrotondamenti per gli importi in fattura e questi non sono quasi mai presenti (o gestiti a dovere) nei modelli di fattura che trovi online. Ricorda, un errore di arrotondamento potrebbe essere sanzionato!

Oltre a questo “piccolo dettaglio”, non dovresti fare fatture con modelli Excel perchè compilare una fattura è una singola azione delle molte che dovrebbero comporre la gestione della tua attività.

Immagina di aver emesso 20 fatture nell’ultimo mese: come ti ricordi se sono tutte saldate? E quali sono state pagate solo in parte? E quali sono state rateizzate?

Certo, puoi usare un calendario, ma questo vuol dire che ogni volta che fatturi dovrai non solo compilare la fattura, ma riportare sul calendario le scadenze dei pagamenti, segnare le rate e il numero del documento per risalire al preventivo e alla fattura, insomma, svolgere ogni passaggio a mano.

Azioni da compiere per fare una fattura su Excel:

  • Compilare i campi:
    • anagrafica del cliente;
    • prodotto / servizio;
    • importi;
    • aggiungere eventuali ritenute / contributi previdenziali;
    • verificare IVA;
    • verificare totale;
    • aggiungere eventuali sconti;
    • gestire gli arrotondamenti secondo normativa.
  • Segnare sul calendario quando dovrebbe essere pagata la fattura, se in più rate le scritture aumentano, segnalare l’importo e il numero della fattura.

In realtà questo è solo un primo piccolissimo passo. Se vendi prodotti dovrai gestire il magazzino, la prima nota cassa per sapere sempre quanto ti rimane in banca e programmare le tue spese a seconda delle entrate e uscite che stanno per arrivare, …

A questo punto, dirai, beh posso gestire tutto con i fogli di calcolo! Mi creo un bel “programma” gestionale con Excel e via!

Una sola domanda sorge spontanea:

Anche la tua auto può essere costruita pezzo per pezzo da te, perchè invece la compri già montata e funzionante?

Perchè vuoi essere sicuro che funzioni a dovere e che ti porti sempre a destinazione. La stessa cosa dovrebbe essere per il software gestionale della tua attività, sia questa un’impresa, un negozio, uno studio professionale o una start up innovativa.

Un programma gestionale di fatturazione e gestione finanziaria, come Danea Easyfatt o Fatture in Cloud, ti permette di gestire facilmente la tua attività ad un prezzo contenuto. Ad ogni cambiamento fiscale o normativo (aumenti IVA, comunicazioni IVA, spesometro, gestione delle ritenute d’acconto…) non ti devi preoccupare di nulla: il software è continuamente aggiornato da professionisti che fanno solo questo lavoro. Senza contare che tutto ciò che fai con Excel (anche la singola fattura) con un programma gestionale è molto più semplice e veloce.

  • Compilare i campi:
    • anagrafica del cliente (la inserisci la prima volta, poi potrai richiamarla in automatico);
    • prodotto / servizio (lo inserisci una volta, poi potrai richiamarlo in automatico);
    • importi (quando inserisci il prodotto / servizio vengono inseriti in automatico);
    • eventuali ritenute d’acconto e contributi previdenziali vengono calcolati in automatico;
    • verificare IVA (puoi avere tutte le aliquote che vuoi e legarle ai singoli prodotti);
    • verificare totale (automatico, anche eventuali arrotondamenti a norma di legge);
    • aggiungere eventuali sconti (lo aggiungi al volo e il gioco è fatto)
    • arrotondamenti secondo normativa (sono gestiti dal programma di fatturazione in automatico).
  • Lo scadenzario viene compilato in automatico (anche in caso di rateizzazioni, anticipi, ecc) e sempre aggiornato ogni volta che segni un documento come pagato.

Lascia perdere i fac simile delle fatture e le fatture con Excel!

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Alvise

Classe 83. Trevigiano di nascita ma Internettiano d’adozione. Non ho ricordi di casa mia senza un computer. La prima volta che ho messo piede sul web avevo 12 anni, Google ancora non esisteva e ci volevano ...

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