Scritture di prima nota “Operazioni non IVA”: creazione dei modelli

Questo video fa parte del percorso formativo dedicato alla contabilità che unisce basi teoriche a immediate applicazioni pratiche sfruttando il modulo Contabilità in Cloud per Danea Easyfatt.

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Video lezione: “Scritture di prima nota “Operazioni non IVA”: creazione dei modelli”

La teoria: inserire le scritture di prima nota

Buongiorno e ben trovati. 

Prima di iniziare, come nostra abitudine, verifichiamo a che punto del percorso siamo arrivati, oggi affronteremo la prima lezione della sezione “Operazioni non IVA”, che ci permetterà di conoscere come affrontare le scritture di prima nota.

Al termine della lezione, sarai in grado capire come affrontare l’inserimento delle scritture di prima nota e come cercare ci automatizzare il processo, rendendo il più veloce e attendibile possibile.

Come anticipato nei video precedenti “Fra Pacioli” è stato il “padre” e creatore delle regole che oggi utilizziamo per poter tenere correttamente la contabilità.

Ovviamente oggi utilizziamo i computer per tenere la contabilità, che ci facilitano notevolmente il lavoro, però fino agli anni 80, la partita doppia e la contabilità nel complesso, veniva tenuta manualmente e centinaia di operatori, lavoravano giornalmente seguendo questo procedimento:

Ad esempio, per registrare una fattura di acquisto da fornitori, la procedura era la seguente:

1. Ricezione della fattura e annotazione della stessa sul registro IVA degli acquisti (Data, numero fattura, nome fornitore, imponibile, IVA).
2. Registrazione sul “Libro giornale” delle scritture di prima nota con indicazione dei singoli conti e degli importi nella sezione “Dare o Avere”.
3. Ricerca delle schede contabili all’interno di una scatola ordinata per numero e codice e aggiornamento delle schede singole, se avessi utilizzato tre conti, avresti dovuto aggiornare le tre schede relative, con gli importi in dare o in avere. Al termine tali schede dovevano rigorosamente essere riposte alla giusta posizione.
4. Aggiornamento della situazione contabile in base ai nuovi valori inseriti.

Quindi pensa quanto sei fortunato ora ad avere un computer e un software che fanno tutto questo!

Tornando al futuro, iniziamo dal concetto di base, sicuramente hai sentito parlare di “Dare” e “Avere” e probabilmente ti spaventa doverlo gestire in quanto sconosciuto e incomprensibile, però vedrai che con qualche consiglio sicuramente ti sentirai più sicuro e tutto d’un tratto si “accenderà la luce”.

Partiamo definendo una serie di regole:

Regola numero uno
Cerchiamo di capire cosa vuol dire “Dare” e “Avere”, non cercare nessun significato e non costruire ragionamenti strani sulla semantica di quelle parole, sono semplicemente due nomi, come se utilizzassimo “destra e sinistra”, “uno o zero”, “bianco o nero”, risulta semplicemente una convenzione linguistica per identificare una sezione piuttosto che un’altra. 

Regola numero due
La sezione del “dare” è la prima colonna quella più a sinistra e la sezione dell’”avere” è la colonna più a destra nelle maschere di caricamento dei dati.

Regola numero tre
Al termine della scrittura il totale degli importi dei conti in “dare” e quelli in “avere” dovranno avere la stessa cifra, altrimenti la scrittura “non quadrerà” e quindi non potrai inserirla in contabilità. 

Regola numero quattro

• I conti che nascono in dare – aumentano in dare e diminuiscono in avere
• I conti che nascono in avere – aumentano in avare e diminuiscono in dare

Ovviamente, ti starai chiedendo:

come faccio a sapere dove nascono i conti?

Ti basta semplicemente aprire il piano dei conti e verificare dove vengono allocati, che rappresenta la sezione di partenza. Ti consiglio prima di iniziare, di stampare in piano dei conti che avresti già dovuto personalizzare (come indicato nei video precedenti), così da avere un riferimento in merito alle sezioni di partenza dei singoli costi.

Ti faccio un esempio:

• Merce c/acquisti: nasce in dare, pertanto quando aumenta l’importo verrà iscritto in “Dare” e se dovesse diminuire verrà iscritto in “Avere”.
• Cassa: nasce in dare pertanto quando aumenta l’importo verrà iscritto in “Dare” e se dovesse diminuire verrà iscritto in “Avere”.
• Debito verso fornitori: nasce in avere pertanto quando aumenta verrà iscritto in “Avere” e se dovesse diminuire verrà iscritto in “Dare”.

Regola numero cinque

Forse quella più importante, cercare di capire il meccanismo di funzionamento è molto semplice, piuttosto che cercare di ricordarti tutto a memoria, perché “ragionando” sei sicuro che non sbaglierai mai una scrittura. In fondo, la materia che si occupa della rilevazione dei fenomeni aziendali e delle loro traduzioni in scritture contabili si chiama “RAGIONERIA”, sarà solo un caso l’assonanza?

Ovviamente, all’inizio tutte le scritture saranno nuove e una scoperta continua, ma progressivamente scoprirai che invece sono una serie di modelli ripetuti tantissime volte e la grande maggioranza sarà riconducibile a schemi fissi, ovviamente ogni azienda ha le proprie specificità e le proprie scritture ricorrenti, però prova a immaginare la situazione di essere riuscito a censirle tutte, puoi tranquillamente avere un archivio di modelli da utilizzare all’occorrenza, un po’ come aver creato degli stampi di pezzi meccanici e ogni volta che dovrai replicarlo non rifarai lo stampo, semplicemente utilizzerai quello già creato (eventualmente adattandolo alle nuove esigenze), riducendo al minimo i tempi di esecuzione e i possibili errori.

Quindi il mio consiglio è di cominciare a capire quali scritture saranno ricorrenti e poi eventualmente associarli anche al concetto di serie numerica già affrontato nei video precedenti, così da continuare nell’opera di costruire un “perfetto” archivio di dati ordinati.

Ti svelo anche un segreto, tutto il ciclo IVA, sia esso attivo e passivo, che hai già analizzato, si basa su scritture e modelli preordinati, non li hai visti, perché il software si occupa direttamente della creazione dell’inserimento per darti un supporto attivo, ma a riscontro se stampi il libro giornale (scoprirai come fare nei video relativi ai report) puoi visionare le scritture di prima nota generate a sistema relative alle fatture di acquisto, vendita e corrispettivi e noterai come si ripetono tantissime volte. Prova a ricordare quando abbiamo creato le anagrafiche clienti/fornitori, si spiegava che fosse importante identificare la voce di conto di costo o ricavo, perché sono strumentali alla creazione delle scritture contabili automatiche.

Prima di passare alla parte operativa, vi anticipo già che nel prossimo episodio, parleremo di: Registrazione stipendi e compenso amministratore.

La pratica: creazione di modelli

Terminata la parte prettamente teorica, vediamo come gestire l’inserimento delle scritture di prima nota e la relativa creazione dei modelli.

Partendo dalla pagina home clicchiamo sull’icona con il quadrato composto da puntini e scritto “Contabilità”, successivamente ci spostiamo sul tasto nuova registrazione.

Il primo campo è modello, per il momento lo tralasciamo per tornarci più avanti all’interno di questo video, scegliamo la serie numerica, se ricordi devi aver costruito il tuo archivio di serie numeriche per ordinare il tuo archivio, puoi utilizzarle in maniera più efficiente abbinandole ai modelli. Poi, inserisci la data contabile dell’operazione e tralasciamo il campo data IVA in quanto stiamo registrando operazioni che non rientrano nei conteggi dell’IVA. 

Passiamo ora ad analizzare la “vera“ scrittura di partita doppia, cominciamo con il numero di conto, sia esso patrimoniale o economico, ad esempio oneri bancari 6805370, e indichiamo l’importo nella sezione del dare (colonna di sinistra), essendo gli oneri bancari un costo e nascendo in dare, cresceranno imputando gli importi in dare.

Poi passiamo al secondo conto da inserire, ad esempio Banca 3205001, e iscriveremo lo stesso importo nella sezione dell’avere, in quanto nascendo in dare e dovendolo diminuire, tale importo viene iscritto in avere.

Ovviamente questa scrittura è molto semplice e “basica”, puoi usare ulteriori conti, ma al temine come anticipato nella parte teorica il totale della sezione dare e dell’avere dovranno avere gli stessi importi; a riscontro come noti, se gli importi non sono gli stessi e salvi la scrittura la stessa nell’elenco presenta un simbolo rosso che ti segnala l’anomalia che la scrittura “non quadra”.

Naturalmente, questa rilevazione sarà ricorrente, se analizzi i tuoi estratti conti quante ne troverai? Ovviamente, puoi ripetere l’operazione sopra descritta, oppure automatizzarla creando un modello predefinito e perché no associarci anche la serie numerica?

Quindi ripetiamo l’operazione sopra descritta reinserendo tutte i dati, però selezionando anche la serie numerica che abbiamo scelto (naturalmente se vogliamo optare per questa eventualità, altrimenti lasciamo quella generica preimpostata PNC), però prima di salvare clicchiamo sul tasto “salva come nuovo modello”.

Si aprirà una sottosezione nella quale dobbiamo indicare il nome del modello, ad esempio “spese bancarie”, flaggare sul box di includere la serie numerica, così ogni volta utilizzerà già quella prescelta, ed eventualmente sul box di includi testi, se abbiamo deciso di inserire delle descrizioni dell’operazione e poi salviamo. Successivamente salviamo l’operazione che avevamo in corso.

Ora clicchiamo nuovamente su “nuova registrazione” e cliccando sul box “modello” vedremo che è comparso il modello precedentemente caricato, dopo averlo selezionato noteremo che una serie di campi quali serie numeriche e conti della registrazione saranno immediatamente compilati, pertanto ti dovrai limitare unicamente alla compilazione degli importi e al salvataggio.

Hai notato quanto è stato veloce? E soprattutto non dovendo digitare i numeri dei conti eviterai possibili errori di digitazione dovuti alla fretta o alla stanchezza o magari al dubbio di non trovare il conto corretto per registrare l’operazione, prova ad immaginare se la prossima volta questa registrazione non la farai tu, ma la farà un altro operatore? Il risultato sarà lo stesso che l’abbia fatto tu stesso. 

Dovresti aver percepito quanto è utile utilizzare lo strumento dei modelli e magari abbinare lo stesso alle serie numeriche.

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