Il piano dei conti: cos’è e come impostarlo

Questo video fa parte del percorso formativo dedicato alla contabilità che unisce basi teoriche a immediate applicazioni pratiche sfruttando il modulo Contabilità in Cloud per Danea Easyfatt.

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Video lezione: “Il piano dei conti: cos’è e come impostarlo”

La teoria: personalizzazione

Buongiorno e ben trovati.

Cominciamo la lezione con una piccola nota storica, un quiz:

Chi ha inventato la contabilità e il sistema della partita doppia?
…5,4,3,2,1, tempo scaduto!

Il matematico Fra Bartolomeo Luca de Pacioli (1445-1517) nel 1494 definisce per la prima volta, in termini sistematici, il metodo della partita doppia nel libro “Summa di arithmetica”, definendo alcune regole tra cui:

“Tutti i creditori si devono mettere al Libro dalla tua mano destra e tutti i debitori dalla mano sinistra”.

Detto ciò tornando ai nostri giorni, passiamo a trattare l’argomento di oggi che è il piano dei conti, al termine del video sarai in grado di capire l’importanza di tale strumento e la necessità di personalizzarlo al meglio prima di iniziare ad inserire i dati nel software, sarà le “fondamenta” su cui costruire la tua contabilità e più si adatterà alle tue esigenze e più sarà facile e veloce tenere la contabilità e successivamente analizzare i risultati della tenuta delle scritture contabili.

Oggi è la giornata delle domande…

Che cos’è il piano dei conti?

Rispondo io però…

L’elenco di tutti i conti impiegati dall’azienda per le rilevazioni in partita doppia delle operazioni di gestione, per citarne qualcuna: acquisti, vendite, incassi, pagamenti, ammortamenti, registrazione stipendi, ecc.

A ogni conto è associato un codice conto, normalmente un numero di 6/7/8 cifre (che grazie all’intenso utilizzo spesso ricorderai a memoria), a titolo di esempio ti segnalo due conti essenziali che non potranno mai mancare con la numerazione già assegnata in Contabilità in Cloud:

6605005 Materie prime c/acquisti
5805005 Prodotti finiti c/vendite

I conti saranno divisi in due categorie:

• Conti Patrimoniali, che ci consentiranno di gestire le operazioni patrimoniali e finanziarie, successivamente inseriti nello stato patrimoniale del bilancio. Ad esempio: crediti, debiti, banca, cassa, immobilizzazioni, rimanenze
• Conti economici che ci consentiranno di gestire le operazioni economiche, successivamente inseriti nel conto economico del bilancio. Ad esempio: costi, ricavi, costi telefonici, costi per consulenza, ammortamenti, costi per lavoro dipendente.

Come descritto nel primo video, sicuramente avrai fatto i “compiti”, se ben ricordo avresti dovuto prendere carta e penna e personalizzare il piano dei conti in base alle tue esigenze, necessità, i dati che intendi controllare…non l’hai fatto? Non c’è problema! Sei ancora in tempo però adesso è venuto il momento, provo a darti una mano.

Prova a rispondere a queste domande:

• La tua azienda vende prodotti o servizi o entrambi?
• Quali prodotti vendi? Riesci a divederli in categorie o in linee di prodotto? Oppure divederli in base al cliente consumatore finale (B2C) o operatore professionale (B2B)?
• Quali sono i tuoi costi più importanti?
• Le merci in acquisto sono suddivisibili per categoria?
• Ci sono costi per servizi più importanti, che devi tenere sotto controllo? Ad esempio: carburante, spese telefoniche, costi per consulenze, costi per trasporti,
• Hai più punti vendita?
• Hai diverse categorie di dipendenti?

Queste sono solo alcune domande, le cui risposte potrebbero essere molto utili per personalizzare e snellire il piano dei conti. Ovviamente puoi chiedere aiuto al tuo commercialista, ti saprà consigliare e aiutare, in fondo dovrete lavorare insieme e quindi lo strumento del piano dei conti dovrà essere qualcosa di condiviso.

Mi raccomando, prenditi il tempo giusto per fare questa analisi, è importante ed è meglio farla prima di iniziare, tutte le modifiche dopo aver cominciato a inserire i dati potrebbero essere difficoltose e ridurre l’attendibilità dei dati. Questo non vuol dire che poi non potrai mai apportare modifiche, però come si dice:

“Chi ben comincia è a metà dell’opera….”

Ecco alcuni consigli:

1 – Analizza la tua attività
(se riesci fai un disegno ed evidenzia le aree critiche da monitorare)

2 – Analizza il piano dei conti precaricato in Contabilità in Cloud

3 – Identifica dal piano dei conti precaricato:

• conti importanti – saranno i tuoi preferiti, perché misurano aspetti per te importanti della tua azienda
• conti ordinari – saranno i conti che servono per registrare le operazioni ordinarie di “routine”
• conti non necessari – saranno i conti che potrai cancellare perché non li utilizzerai

E infine…..

4 – Impara a distingue i conti patrimoniali dai conti economici
(confonderli potrebbe creare parecchi problemi alla tenuta della contabilità)

La pratica: personalizzazione

Terminata la parte prettamente teorica, vediamo ora come gestire e personalizzare il piano dei conti all’interno del software, partendo dalla pagina home:

• ci spostiamo in alto a destra sul simbolo della rotella
• successivamente nel menù “tutte le impostazioni”
• andiamo nel menù “contabilità”
• e quindi opzione “piano dei conti”

Qui potremo prendere visione dell’elenco dei conti già caricati, che potranno essere integrati con nuovi conti, modificati oppure cancellati.

Ora analizziamo come effettuare queste operazioni:

– Creare un nuovo conto
E’ un’operazione estremamente importante, condizionerà come vengono redatti i report di analisi, pertanto ponici estrema attenzione ed eventualmente chiedi al tuo commercialista per avere conferma della corretta compilazione, soprattutto per alcuni campi.
Clicchiamo sul bottone “nuovo conto“ e analizziamo i campi che devono essere impostati per un corretto funzionamento del sistema:

• Tipo: come visto prima dovrai scegliere tra Patrimoniale od economico
• Numero: cerca di attribuire un numero (5805005) che porti il conto ad essere visualizzato vicino ad altri simili oppure analoghi per categoria
• Nome: la descrizione del conto, il nome che tu gli vuoi dare (Ricavi negozio)
• Dare/Avere: dovrai indicare il segno dell’operazione se in dare o in avere
• Stato: impostalo su “attivo” affinché possa funzionare
• Categoria analisi marginalità e valori chiave: tale scelta è necessaria affinché il saldo venga inserito del report di analisi di marginalità (lo vedremo più avanti)
• Categoria conto: tale scelta è necessaria affinché venga inserito nei report di analisi di bilancio

– Modificare un conto esistente
Cerchiamo il conto che ci interessa modificare mediante una ricerca sul codice (6605005) oppure sulla descrizione campo, andiamo a cliccare sull’icona della matita, ovviamente la procedura è analoga a quella di creare un nuovo conto, con la differenza che avrai già una serie di dati impostati e dovrai limitarti unicamente alla modifica del campo che ritieni opportuno

– Cancellare un conto esistente
Cerchiamo il conto che vogliamo cancellare mediante una ricerca sul codice oppure sulla descrizione del campo (proventi da adesione), la procedura è molto semplice, in quanto identificato il conto basta cliccare sull’icona del cestino e successivamente confermare la scelta. Ovviamente, poni molta attenzione alla cancellazione dei conti. Non preoccuparti se cancelli un conto per errore, puoi inserirlo nuovamente.

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