Prima di iniziare: tutto ciò che serve – Video Corso di Contabilità

Questo video fa parte del percorso formativo dedicato alla contabilità che unisce basi teoriche a immediate applicazioni pratiche sfruttando il modulo Contabilità in Cloud per Danea Easyfatt.

Sei un cliente Easyfatt e vuoi gestire la tua contabilità aziendale in autonomia senza rinunciare alla semplicità d’uso del tuo gestionale?
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Video lezione: “Prima di iniziare: tutto ciò che serve”

La teoria: trascrizione

Buongiorno e ben trovati.

Vorrei iniziare con questa frase del poeta romano Virgilio, che penso possa dare una giusta rappresentazione a questo progetto:

“Si può essere stanchi di tutto, ma non di capire”

Il percorso che stiamo per iniziare, sintetizzato nella slide visualizzata, rappresenta un nuovo modo di fare formazione a distanza, non un semplice video tutorial che ci mostra “come fare questo o come fare quello”, ma un percorso formativo, che abbina concetti base di ragioneria e contabilità, un po’ di competenze e cultura non guastano mai, e la relativa applicazione pratica all’interno di contabilità in cloud.

L’utente non imparerà solo a svolgere le operazioni utili per l’uso corretto del software, ma anche capire il motivo perché vengono svolte e il processo mentale e procedurale che le “regola”. Tale approccio aumenterà la sicurezza nella tenuta della contabilità, la consapevolezza nell’uso e a contenere, se non addirittura far sparire, l’aspetto psicologico più “ingombrante”: “la paura di sbagliare”.

Il percorso è dedicato sia agli utenti:

• “dummies” (principianti), che si avvicinano a contabilità in cloud con un percorso progressivo e graduale, che li porterà ad acquisire competenze tali da poter utilizzare tutte le funzioni “base”, oltre che parecchie “avanzate”, avendo però personalizzato contabilità in cloud, in base alle proprie esigenze e necessità, aumentando gradualmente l’esperienza di utilizzo e le performance, riducendo tempi di elaborazione.
• “smart” (più smaliziati), che già utilizzano contabilità in cloud, che però hanno dubbi e/o punti “oscuri” e che necessitano di una guida, una luce, per migliorare le proprie competenze e la propria esperienza d’uso delle funzioni “base” e “avanzate”, oltre che iniziare la personalizzazione del software per migliorare la confidenza con il software e razionalizzare al meglio i processi interni contabili della propria impresa.

Hans Hofmann, pittore tedesco dell’espressionismo astratto, affermava:

“Semplificare significa eliminare il superfluo in modo che il necessario possa parlare”

con queste lezioni: “useremo la semplicità, per ottenere il necessario che ti consenta di lavorare al meglio”.

Ora però, iniziamo finalmente!
Cominciamo a conoscere quello che dovrà diventare il nostro “assistente” più fidato: il modulo Contabilità in cloud.

Alla fine di questa serie di video sarai in grado di capire come poter utilizzare bene Contabilità in cloud; per fare ciò prima di cominciare ad utilizzarlo, devi ragionare sulle tue effettive necessità ed esigenze. Questo ti permetterà di usare correttamente il sistema ed evitare perdite di tempo sia in fase:

• di inserimento contabile,
• che di ricerca dei dati che utilizzerai con maggiore frequenza,
• che di analisi di dati finali, quali bilanci di verifica e report di gestione

Tu imprenditore, devi sederti al tavolo con carta e penna prima di iniziare ad utilizzare il software e pensare uno schema che contenga 3 elementi:

01 – Dati contabili chiave:

Quei dati importanti e di maggiore interesse per te che utilizzi il software (non pensare a quello che fanno o farebbero gli altri), quelli che vuoi tenere sotto controllo facilmente, perché ti danno indicazioni importanti su come sta andando l’attività della tua azienda.

Ti faccio un esempio:

• ricavi suddivisi per linee o famiglie di prodotti,
• costi di produzione,
• costi per servizi specifici.

Sono le informazioni che a te imprenditore, esperto dell’attività operativa più che di quella contabile, danno indicazioni concrete relative a possibili errori di gestione, disservizi, sprechi, ammanchi, aree di attività da tenere sotto osservazione.

Tali sintesi di informazioni le troverai sulla “dashboard” di contabilità in cloud e in un secondo momento, puoi decidere di trasferire e monitorare in tempo reale, tenendole nella tua “tasca” grazie all’app “Reviso Business”.

02 – Archivio dei dati:

Come vuoi archiviare e organizzare le scritture contabili? Tu pensa alla struttura, insieme impareremo ad assegnare ai dati delle etichette usando le serie numeriche e creando dei “raccoglitori” virtuali, che puoi identificare velocemente con dei nomi che scegli tu, così quando cercherai qualcosa, lo farai nel minor tempo possibile.

03 – Utenti e permessi:

Creare e gestire gli utenti, che tu assegni all’inserimento dei dati, e le relative deleghe e restrizioni in base a quello che dovranno svolgere, quali informazioni vuoi che gestiscano e cosa devono vedere e cosa non devono vedere o modificare.

Gli strumenti all’interno del software, associati ai 3 elementi che abbiamo appena visto assieme sono:

Relativamente ai dati contabili chiave:

• Piano dei conti, che dove essere personalizzato e contestualizzato prima di iniziare ad utilizzare il software e successivamente aggiornato in base all’evoluzione delle tue esigenze, eventualmente
  puoi chiedere aiuto al tuo commercialista o consulente per fare questo.
• Fatturazione attiva, che consente di gestire il ciclo attivo: preventivi, ordini, DDT e fatture, oppure la semplice gestione dell’importazione dei documenti emessi grazie ad altri software come Danea Easyfatt.
• Fatturazione passiva, che consente di gestire il ciclo passivo: dall’importazione delle fatture dal sistema SDI, alla registrazione e relativa contabilizzazione; oppure la semplice gestione dell’importazione dei documenti emessi grazie ad altri software come Danea Easyfatt.

Relativamente all’archivio dei dati:

• Serie numeriche, questo strumento risulta essenziale per costruire “blocchi” di scritture, come un tuo “armadio” virtuale, così da organizzare un archivio di dati ordinati per sigle, che successivamente faciliterà la ricerca e l’utilizzo.

Relativamente agli utenti e permessi:

• Gestione utenti: all’interno di qualsiasi organizzazione, per meglio razionalizzare il flusso di dati, occorre che venga formalizzato uno schema ordinato di mansioni e incarichi, per capirci un
  organigramma più o meno dettagliato. E’ necessario che tu definisca gli utenti e per ciascun utente i permessi e le restrizioni all’accesso e modifica dei dati, in relazione ai ruoli che hai attribuito alle persone del tuo staff.

La pratica: trascrizione

Terminata la parte prettamente teorica, vediamo ora dove troviamo gli strumenti indicati in precedenza all’interno del software, partendo dalla pagina home.

Piano dei conti

• ci spostiamo in alto a destra sul simbolo della rotella;
• successivamente nel menù “tutte le impostazioni”;
• poi nel menù “contabilità”:
• e quindi opzione “Piano dei conti”.

Qui potremo prendere visione dell’elenco dei conti già pre-caricati, che potranno essere modificati cliccando sul simbolo della matita ed eventualmente cancellati cliccando sull’icona del cestino, oppure inseriti di nuovi cliccando sul bottone nuovo conto. Non preoccuparti se sono tanti e contengono tante informazioni, piano piano ci farai l’abitudine a tal punto da impararli a memoria.

Fatturazione attiva

Ci spostiamo sull’icona dell’euro con la dicitura vendite.

Qui potremo prendere visione dei menù che consentono la gestione del ciclo attivo, pertanto: ordini e DDT, preventivi, registrazione fatture, scadenze cliente, anagrafiche clienti, gestione magazzino prodotti.

NB: L’utente di Danea Easyfatt all’interno di Contabilità in Cloud non visualizza tutti i menù a tendina del ciclo attivo, in quanto la fatturazione è gestita completamente in Danea Easyfatt.

Fatturazione passiva

Ci spostiamo sull’icona del camioncino con la dicitura acquisti.

Qui potremo prendere visione dei vari menù delle fatture di acquisto, scadenze fornitore, anagrafiche fornitori.

NB: Gli utenti di Danea Easyfatt ricevono le fatture elettroniche direttamente all’interno del software, senza che queste transitino in Contabilità in Cloud.

Cliccando sul menù fatture di acquisto, avremo la possibilità di gestire i due menù fondamentali per la gestione del ciclo passivo:

1. ricezione fatture elettroniche, all’interno del quale potremo trovare le fatture ricevute direttamente dal “sistema di interscambio dati”, poi lo chiameremo SDI, in attesa di essere registrate in contabilità con una procedura di importazione estremamente semplificata e molto veloce a cui si accederà cliccando sull’icona della freccia rivolta verso il basso.
2. fatture di acquisto, all’interno del quale potremo trovare le fatture già importate e quindi registrate, con possibilità di effettuare delle modifiche, cliccando sull’icona della matita, oppure cancellarle cliccando sull’icona del cestino.

Serie numeriche

Le troviamo all’interno del menù acquisti, all’interno del sottomenù configurazioni.

Aprendo tale menù troveremo l’elenco delle serie numeriche già pre-caricate, che consentiranno di costruire “blocchi” omogenei, per l’archiviazione delle scritture contabili. Immagina un armadio con dei raccoglitori e le serie numeriche saranno le etichette che applicherai ai singoli raccoglitori o agli scaffali.

NB: Se importi le tue fatture/note di credito, attive e passive, da Danea Easyfatt, quindi non le registri manualmente in contabilità in cloud, non devi creare serie numeriche per gestire i documenti del tuo ciclo attivo e passivo: l’importazione dei documenti in Contabilità in cloud creerà automaticamente una nuova serie numerica per ogni Numerazione utilizzata in Danea Easyfatt. Dovrai, quindi, impostare in Danea Easyfatt i sezionali corretti da utilizzare per le tue fatture e note di credito, attive e passive.

Utenti

Ci spostiamo in alto a destra sul simbolo della rotella e successivamente su “le mie impostazioni”.

Si entrerà nella sezione utenti, dove potremo rilevare l’elenco degli utenti già registrati e la possibilità:

• inserire nuovi utenti con i dati di accesso e le relative restrizioni, cliccando sul tasto nuovo utente,
• modificare utenti già esistenti cliccando sull’icona della matita,
• cancellare utenti già registrati cliccando sull’icona del cestino.

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