Processi aziendali: 9 consigli su come migliorare la produttività del lavoro

A prescindere dal fatto che la tua azienda presenti dimensioni più o meno grandi, se sei fermamente intenzionato a farla funzionare nel modo migliore, devi fare tutto il possibile per strutturare una strategia operativa che ti permetta di ottimizzare i singoli processi aziendali, rendendoli quanto più fluidi possibile. Come? Di sicuro seguendo i nostri validi consigli riportati di seguito!

Non fare mai tutto da solo

Delega, esternalizza e dai fiducia ai collaboratori: così facendo, oltre a poterti dedicare in prima persona a questioni differenti, riuscirai anche a creare nel tuo staff lo stimolo giusto per dimostrarsi più consapevole, creativo, brillante e, soprattutto, responsabile. Un duplice vantaggio in grado di apportare benefici concreti già nell’immediato.

Ritagliati del tempo per organizzare le cose importanti

Se il tuo obiettivo primario è quello di incrementare il rendimento aziendale, la prima cosa che puoi fare è quella di trovare spesso (almeno 3-4 volte la settimana) del tempo per riflettere sulle questioni più importanti inerenti, ad esempio, l’organizzazione dei progetti, le strategie adoperate, la resa dei dipendenti, ecc.: argomenti fondamentali da valutare quotidianamente, su cui avere sempre un quadro della situazione che sappia rivelarsi corretto, preciso e minuzioso.

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Misura il livello di produttività dei processi aziendali

Per migliorare i processi aziendali devi conoscere alla perfezione tutti i dati e le statistiche che ti consentano di misurarne nel modo corretto la produttività quotidiana: bilanci, resoconti e prospetti vanno quindi sfruttati ogni giorno come strumenti atti ad individuare-valutare eventuali problematiche da risolvere (se presenti) con immediatezza e cognizione di causa.

Distingui l’importante dall’urgente

In linea generica possiamo sicuramente dire che tutte le questioni aziendali presentano una certa importanza ma, se vuoi migliorare i flussi di lavoro, devi imparare a distinguere le faccende rilevanti da quelle davvero urgenti, riservando a ciascuna il giusto spazio. Visto che le tematiche urgenti, di solito, sono numericamente inferiori rispetto a quelle importanti ma richiedono maggiore concentrazione, puoi, per esempio, cominciare le tue giornate dedicandole un’ora di prima mattina, così da risolverle subito, mantenendo anche il tempo per gestire tutto il resto.

Automatizza i flussi di lavoro

Se vuoi rendere più rapido il flusso di lavoro aziendale, devi automatizzare al massimo tutti i processi aziendali esecutivi, adottando dei sistemi di ultima generazione come CRM o gestionali ad hoc in base alle esigenze della tua attività commerciale, che permettano ai dipendenti di svolgere al meglio ogni incarico, abbassando le possibilità di commettere qualsiasi tipo di errore.

Concludi sempre quello che inizi

Anche se spesso e volentieri ti trovi a dedicare buona parte delle giornate a mille impegni diversi, devi assolutamente fare tutto il possibile per finire ciò che cominci entro e non oltre le tempistiche della tua tabella di marcia quotidiana, perché l’accumulo degli arretrati diventa causa primaria di notevoli rallentamenti dei processi aziendali esecutivi. Per gestire nelle modalità appropriate qualunque problema, puoi, ad esempio, cominciare col programmarti in anticipo dei frangenti extra da dedicare ad eventuali urgenze, lasciando comunque spazio anche agli incarichi di routine.

Utilizza i sistemi online di condivisione dei file e la firma elettronica

Strumenti tipo Google Drive o Dropbox (che consentono ai dipendenti di poter gestire sinergicamente qualsiasi documento con rapidità ed immediatezza, migliorando le collaborazioni tra i singoli e stimolando la cooperazione reciproca) e la firma elettronica (che permette a chi detiene potere decisionale di autorizzare con un semplice click contratti, documenti, ecc.), assicurano il duplice vantaggio di ridurre ai minimi termini i tempi di attesa, velocizzando al massimo buona parte dei processi esecutivi aziendali.

Mantieni l’ordine

Uffici ed ambienti di lavoro caotici rappresentano una delle prime cause di scarsa resa dei dipendenti, perché determinano disorganizzazione e rallentamenti che vanno ad influire direttamente sulla produttività dell’impresa. Per migliorare una situazione del genere, risulta quindi importante spingere verso l’ordine, la pulizia e, soprattutto, la corretta gestione di tutti gli spazi professionali.

Impara a dire di no

Se non accetti soltanto gli incarichi che riesci ad affrontare davvero evitando a priori le altre mansioni, rischi di erogare servizi poco professionali di cui i clienti, a lungo andare, potrebbero lamentarsi. A meno che non si tratti quindi di compiti gestibili o di favori a colleghi con i quali sei in debito, impara a rifiutare tutto ciò che non ti compete, così da poterti dedicare in modo completo a quanto ti riesce meglio.

Questi i nostri consigli per migliorare il processi aziendali con semplicità e concretezza: valide soluzioni strutturate su misura da sfruttare ogni giorno per ottenere benefici reali già nel breve periodo.