Efficienza produttiva aziendale: 10 punti critici da cui partire per migliorare la produttività

Cerchi attività efficaci che ti permettano di incrementare l’efficienza produttiva e l’efficienza aziendale? Soluzioni prestanti in grado di farti rendere al meglio risparmiando tempo e denaro?

Con i nostri 10 validi consigli riportati di seguito è detto fatto!

#1 – Limita l’abuso della posta elettronica in favore della comunicazione verbale

Se vuoi azione, non scrivere. Vai e chiedi quello che vuoi.
(David MacKenzie Ogilvy)

Scrivere, leggere, rileggere, correggere e rispondere: manovre lunghe e macchinose che possono essere velocizzate al massimo con la semplice comunicazione verbale. Che si tratti di collaboratori interni-esterni, piuttosto che di fornitori e clienti, la soluzione più rapida per rispondere ad una domanda, porre un quesito o risolvere un problema, è sempre quella di parlarne a voce di persona, via telefono, tramite video chiamata, ecc. Oltre a farti risparmiare tempo, il dialogo orale aiuta anche a mantenere vivi i rapporti con il prossimo e a confrontarsi con maggiore libertà.

#2 – Sfrutta i vantaggi garantiti dai servizi di home banking

Quante volte devi controllare e ricontrollare in banca il bonifico di un cliente? E quante volte perdi ore preziose tra dirigerti allo sportello personalmente e chiamare il responsabile della filiale per accertarti di aver ricevuto la somma spettante? Operazioni eliminabili completamente sfruttando i vantaggi garantiti dai servizi di internet banking che, ormai, fungono a tutti gli effetti da sistemi gratuiti, veloci, affidabili e semplicissimi da adoperare per ottenere una maggiore efficienza aziendale.

Easyfatt è il software gestionale utilizzato ogni giorno da oltre 100.000 imprese italiane.

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#3 – Intensifica la tua presenza online

Avere un sito web non posizionato sui motori di ricerca e reperibile soltanto digitando online l’URL corretto, può servire per le persone con cui sei già in contatto, ma di sicuro non ti consente di farti trovare dagli estranei. Per risolvere questo problema è opportuno rivolgersi ad una web agency specializzata in servizi SEO (Search Engine Optimization), in grado di rendere visibile la tua piattaforma posizionandola per parole chiave. Commercializzi e ripari climatizzatori? Allora dovrai essere presente in rete con una serie di keywords specifiche, capaci di descrivere alla perfezione i tuoi servizi (per esempio “Vendita condizionatori Ancona”). In questo modo non sarai più tu a perdere tempo cercando potenziali clienti, ma saranno i diretti interessati a contattarti spontaneamente.

Attento però, i ciarlatani sono sempre in agguato!

#4 – Usa un software gestionale per l’automatizzazione dei processi

Se al posto di ingaggiare due-tre persone per svolgere attività di fatturazione e contabilità, fai in modo di automatizzare i vari processi con un software gestionale, oltre a limitare le assunzioni e la possibilità di commettere errori, metti anche i dipendenti nella condizione di potersi dedicare ad altro massimizzando la resa.

#5 – Disdici tutti i contratti ingestibili per aumentare l’efficienza produttiva

Hai presente quei clienti che saldano sempre in ritardo e ti fanno perdere tantissime ore dietro chiamate, e-mail ed incontri durante i quali inventano scuse su scuse per ottenere rinvii dei pagamenti? Quando le situazioni diventano ingestibili devi assolutamente troncare i rapporti prima che ti facciano sprecare ancora più tempo e denaro. Anche se è difficile mandare disdette di contratti perché sembra di auto-privarsi di soldi che in futuro forse potrebbero arrivare, nella realtà dei fatti, senza dover gestire questo genere di problematiche, hai molto più tempo a disposizione per cercare nuovi contatti in grado di garantirti delle entrate puntuali.

#6 – Delega i collaboratori ed occupati direttamente solo delle questioni indispensabili

Sei abituato a sapere e gestire tutto quello che succede in azienda? Impara a capire che alcuni incarichi possono anche essere svolti da altri collaboratori capaci, se addestrati a dovere, di amministrarli altrettanto bene. Così facendo, oltre a non dover impazzire personalmente dietro ad ogni singola sciocchezza, puoi anche spostare la concentrazione su decisioni strategiche che ti permettano di sviluppare meglio il tuo business.

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#7 – Utilizza un CRM per vendere di più e con meno sforzo

Questo particolare strumento già diffusissimo nelle grandi aziende, comincia a prendere piede anche nelle realtà meno strutturate, perché consente con la massima immediatezza di avere una visione chiara, precisa e corretta della situazione relativa ai singoli contratti: con tale sistema infatti, al posto di fossilizzarti solo sull’idea di incrementare i guadagni cercando altri clienti, puoi proporre qualche servizio aggiuntivo a quelli già esistenti che da qualche tempo non acquistano nulla, evitando la stressante ricerca di nuovi contatti e riavvicinandoti ai vecchi per fidelizzarli ulteriormente.

#8 – Scegli una connessione internet veloce

Meno tempo perdi a caricare le pagine web durante la giornata, prima concludi gli incarichi e più mansioni hai la possibilità di svolgere. Sei abituato ad una connessione da 2 Mb al secondo? Optando in favore di una da 8 Mb puoi risparmiare diverse ore da gestire in tutt’altro modo.

#9 – Impara a dire no!

Se ogni giorno ricevi decine e decine di richieste, devi imparare a soddisfare soltanto quelle realmente importanti e remunerative, evitando di renderti disponibile per le questioni secondarie che non ti portano nulla o ti fanno perdere troppo tempo. Ogni mattina, quindi, prepara una scaletta di cose da fare e sfoltiscila fino a renderla pienamente gestibile eliminando tutto ciò che ti sembra superfluo-marginale.

#10 – Riduci ai minimi termini incontri e riunioni

Quante ore perdi per raggiungere ogni giorno fornitori e clienti? Decisamente troppe, quindi, se vuoi limitare al massimo gli sprechi di tempo, impara (quando possibile) a sostituire le riunioni con videochiamate e telefonate: in alcuni casi non riuscirai proprio a sottrarti agli incontri, ma vedrai che con una buona organizzazione potrai gestire al meglio moltissimi incarichi pur non trovandoti faccia a faccia con la persona di riferimento.

Questi i nostri 10 preziosi consigli per migliorare l’efficienza produttiva durante le ore di lavoro: suggerimenti efficaci che ti consentiranno di ridurre i costi e le perdite di tempo con estrema semplicità!

photo credit: KellarW cc