Riunione di lavoro: le due cose fondamentali da fare appena terminato il meeting

Come potenziare al massimo l’efficacia di una riunione di lavoro? Se cerchi pratiche soluzioni per incrementare le performance del tuo staff, ti invitiamo a prendere in considerazione i validi consigli riportati di seguito: due suggerimenti mirati da seguire nel dopo meeting, che ti permetteranno di aumentare la produttività dei singoli collaboratori migliorando l’andamento dell’intera azienda.

#1- Trascrivere subito tutti i punti salienti

Affinché sia possibile rendere utile ogni incontro di lavoro, diventa assolutamente necessario fare in modo che un apposito incaricato tenga traccia di quanto detto durante le discussioni trascrivendo i vari punti salienti per evitare dimenticanze.

Questa operazione di fondamentale importanza deve essere svolta non più tardi delle 24 ore successive rispetto al meeting, perché più tempo trascorre dalla conversazione meno probabilità ci sono di ricordare tutti i concetti espressi.

Attenzione inoltre alla lunghezza del riepilogo, che in genere non dovrebbe mai raggiungere le due pagine: nei riassunti delle riunioni aziendali non serve infatti riportare ogni singolo passaggio, ma bisogna dimostrare la capacità di saper riassumere solo l’indispensabile.

L’ideale è redigere una lista dei punti chiave relativi ai differenti argomenti affrontati, che aiuti i partecipanti a trovare maggiore chiarezza sulle idee trattate e gli assenti a restare aggiornati sulle decisioni prese come anche sulle cose da fare in futuro.

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#2- Seguire in prima persona il conseguimento degli obiettivi

Chi vuole trarre veri vantaggi da un incontro d’affari deve seguire in prima persona il conseguimento degli obiettivi stabiliti durante il meeting aziendale, dimostrando verso gli stessi il più alto livello di interesse e concentrazione possibile.

Essere sempre presenti e partecipi consente, oltre che di dare il buon esempio ai collaboratori incaricati a portare avanti i progetti, anche di trasmettere loro quel senso di urgenza capace di spronare l’intera squadra a fare qualcosa di meglio ogni giorno.

Per massimizzare i risultati ottenibili dalla riunione di lavoro è dunque opportuno:

• fare una breve pausa dopo ogni argomento per concordare gli step successivi, stabilendo impegni specifici e scadenze precise;
• concordare i termini di consegna in modo ponderato, evitando di concedere tempistiche troppo lunghe o troppo corte;
• chiarire ai componenti del team che da loro ci si aspetta il massimo dell’impegno;
• ricordare che se dovessero presentarsi cambiamenti di qualsiasi genere, prima di procedere, bisogna discutere con lo staff.

Queste le due semplici cose da fare dopo ogni incontro di lavoro: validi suggerimenti da mettere in pratica ogni giorno per ottimizzare il tempo a disposizione e rendere di gran lunga più efficaci tutte le riunioni aziendali.