Registrazione stipendi e compenso amministratori

Questo video fa parte del percorso formativo dedicato alla contabilità che unisce basi teoriche a immediate applicazioni pratiche sfruttando il modulo Contabilità in Cloud per Danea Easyfatt.

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Video lezione: “Registrazione stipendi e compenso amministratori”

La teoria: gestire il costo dei dipendenti e degli amministratori

Buongiorno e bentrovati. 

Prima di iniziare, come nostra abitudine, verifichiamo a che punto del percorso siamo arrivati, oggi affronteremo la lezione due della sezione “Operazioni non IVA”, che ci permetterà di conoscere come gestire la registrazione delle scritture relative ai dipendenti e compensi amministratori.

Al termine della lezione, sarai in grado gestire le scritture relative alla gestione del costo dei dipendenti e degli amministratori. 

Per descrivere il concetto voglio citare P. Coelho:

“Ciò che è difficile attrae,

l’impossibile seduce,

ciò che è complicato spaventa,

ciò che è estremamente complicato innamora…”

Preliminarmente dobbiamo definire un paio di concetti:

• Amministratore è il soggetto incaricato della gestione dell’impresa e della realizzazione di tutte le operazioni necessarie per l’attuazione dell’oggetto sociale. Sicuramente non può essere un dipendente della società e verrà inquadrato nei “vecchi” contratto chiamati “Co.Co.Co” (collaborazione coordinata e continuativa), che rientravano nei c.d. “contratti parasubordinati”, diciamo quelli che “stavano a metà” tra quello di lavoro dipendente e quelli autonomi.
• Lavoratore Dipendente, definito dal Codice Civile ex art. 2094, come colui che si obbliga mediante retribuzione a collaborare nell’impresa, prestando il proprio lavoro intellettuale o manuale alle dipendenze e sotto la direzione dell’imprenditore

Terminate questa piccola premessa teorica, passiamo ora ad analizzare invece la sostanza dell’operazione e le singole voci di costo e debito che dovremo inserire nelle nostre scritture.

Il costo del lavoro (sia esso per lavoratori dipendenti e amministratori), per un’azienda è così composto:

• Salari e stipendi mensilità base ed eventualmente le aggiuntive (13esima e 14esima), normalmente è il costo lordo comprensivo di imposte quali IRPEF, Add. Regionale, Add. Comunale (che l’azienda tratterrà e il 16 del mese successivo verserà tramite F24). Tale costo risulta integralmente a carico dell’azienda.
• Contributi INPS, sono gli oneri previdenziali, che si versano all’INPS affinchè lo stesso garantisca prestazioni quali a titolo di esempio la pensione, maternità, malattia. Tale costo risulta parzialmente a carico dell’azienda e parzialmente trattenuto al lavoratore dipendente.
• TFR (Trattamento di fine rapporto) che risulta essere pari ad una mensilità ogni anno di lavoro nel tempo rivalutata, integralmente a carico dell’azienda. Il lavoratore dipendente può scegliere se lasciarlo in azienda oppure versarlo all’INPS o a dei fondi integrativi.
• Contributi INAIL, sono gli oneri assistenziali, diciamo una “assicurazione obbligatoria di stato”, i premi versati servono affinché l’INAIL paghi gli indennizzi ai lavoratori in caso di infortunio sul lavoro e le malattie professionali. Tale costo risulta integralmente a carico dell’azienda. In caso di compenso amministratore parte di tale premio sarà trattenuta dal compenso.

Come puoi notare le voci di costo e di debito sono parecchie (come citavo: “il difficile attrae”) e devi essere molto preciso quando effettui tali registrazioni, però sono qui per aiutarti.

Per prima cosa devi contattare il tuo consulente del lavoro e farti inviare il prospetto riepilogativo delle retribuzioni, sulle slides puoi rilevare un esempio, in quanto è il documento necessario per poter effettuare le registrazioni in contabilità.

Secondariamente devi identificare sul prospetto:

• Voce salari e stipendi lordi, è un COSTO e devi iscriverlo in DARE nel conto economico.
• Contributi INPS dobbiamo fare una distinzione:
  Quota dipendente: è un DEBITO e lo iscrivi in AVERE dello stato patrimoniale
  Quota azienda: è sia un COSTO che un DEBITO, pertanto devi iscrivere il COSTO in DARE del conto economico e il DEBITO in AVERE dello stato patrimoniale per o stesso importo.
  Trovi l’importo corrispondente arrotondato, sul modello F24 da versare il mese successivo nel codice DM10 sezione INPS
• Erario imposte da versare (IRPEF, add. Regionale, add. Comunale) è un DEBITO e lo iscrivi in AVERE dello stato patrimoniale. Trovi l’importo corrispondente al centesimo, sul modello F24 da versare il mese successivo, sommando tutti i codici relativi alle imposte (Ad. Esempio 1001, 3843, 3844 sezione erario o imposte locali).
• Stipendi netti da versare è un DEBITO e lo iscrivi in AVERE dello stato patrimoniale. Tale importo corrisponde esattamente al totale delle buste paga o dei bonifici che devi effettuare per il saldo degli stipendi.

Se identifichi gli importi corretti sul prospetto ed effettui le giuste allocazioni in DARE e in AVERE, ti renderai conto che la scrittura quadrerà “come per magia”. Ovviamente puoi farti aiutare dal tuo commercialista per identificare gli importi corretti.

Ti segnalo per completezza di esposizione:

• Assegni per il nucleo famigliare e malattia, riducono il debito da versare all’INPS, in quanto l’INPS, scusatemi il termine ti “usa da servizio di tesoreria”, nel senso che ti obbliga ad anticipare tali importi che ti verranno rimborsati tramite “minori versamenti” da effettuare sui contributi.
• Contributo INAIL, viene versato a determinate scadenze con il sistema degli acconti e il saldo spostato all’esercizio successivo. Pertanto, ti consiglio di registrare tutti i versamenti in un conto transitorio “acconti INAIL” inserito in DARE dello Stato patrimoniale (nello specifico nei crediti) e in sede di chiusura di bilancio registrando i “ratei di competenza” procederai ad effettuare i giroconti a COSTO del conto economico.
• Accantonamento TFR:
  Nell’eventualità che lo stesso venga lasciato in azienda, normalmente la scrittura viene effettuata una volta l’anno in sede di chiusura di bilancio, Imputando la quota annuale sia a COSTO in DARE del conto economico, che a debito in AVERE dello Stato patrimoniale. Volendo però puoi anche fare la registrazione mensile.
  Nell’eventualità che invece venga devoluto ai fondi, dovrai effettuare una scrittura periodica (mensile o trimestrale) in cui imputerai la quota a COSTO in DARE a conto economico e la contropartita sarà un DEBITO in AVERE dello stato Patrimoniale.

Prima di terminare, ti mostro la scrittura come sarà composta (la registreremo poi nella parte pratica) e i possibili conti con la loro numerazione. Naturalmente le regole che ti ho esposto sono identiche sia per il compenso amministratore che per quello da lavoro dipendente, ti segnalo una differenza sostanziale nel fatto che:

• Il compenso amministratori nel bilancio compare nella voce “B7 – Costi per servizi”
• Le retribuzioni per lavoro dipendente compare nella voce “B9 – Costo per il personale”

Mi raccomando poni attenzione alla semantica, lo so non è importante a livello sostanziale, però è un fattore di crescita professionale utilizzare la giusta terminologia:

• Per gli amministratori eroghiamo un COMPENSO
• Per i lavoratori dipendenti eroghiamo una RETRIBUZIONE/STIPENDIO

la differenza è legata soprattutto alla natura del rapporto di lavoro instaurato sia esso dipendente, autonomo o parasubordinato.

Prima di passare alla parte operativa, vi anticipo già che nel prossimo episodio, parleremo di: Scritture di prima nota: “Affitti, piani di ammortamento finanziamento, assicurazioni”.

La pratica: registrare il costo dei dipendenti e degli amministratori

Terminata la parte prettamente teorica, vediamo come registrare i costi relativi alle retribuzioni e al compenso amministratore.

Partendo dalla Dashboard, ci spostiamo sull’icona con un quadrato di punti con scritto “Contabilità”, clicchiamo sul bottone “Nuova registrazione” e si aprirà l’interfaccia di caricamento dei dati, per il momento tralasciamo il box relativo ai modello (abbiamo visto nei video precedenti come creare un modello, replicheremo la procedura al termine della registrazione).

Seleziona la serie numerica che intendi utilizzare per registrare questo tipo di operazioni, io ne ho creata una dedicata. STI, registrazione stipendi, compila la data di registrazione e quella relativa all’iva che non è rilevante quindi inserisci la stessa data. Passiamo poi a inserire i conti di contropartita, nello specifico:

• 720510 Salari e stipendi soci – per il costo lordo delle retribuzioni > Registrato in dare

• 5205080 Erario c/ ritenute lavoro dipendenti (puoi divederlo per singolo codice tributo F24) – Debito verso l’agenzia delle entrate da versare tramite modello F24 > Registrato in avere

• 5305005 INPS a debito soci (puoi divederlo per singolo codice tributo F24) – Debito per contributi INPS da versare tramite modello F24 comprendente sia la quota azienda che quella dipendenti > Registrato in avere

• 7215005 INPS lavoratori – il costo dei contributi quota azienda > Registrato in dare

• 5405005 Dipendenti c/retribuzioni – debito verso i dipendenti come da cedolini paga > Registrato in avere

Naturalmente, ci possono essere delle volte in cui potrebbe capitarti di dover inserire il debito INPS e il debito erario nella sezione del DARE, in quanto la tua posizione potrebbe essere a credito, anziché a debito (puoi usare gli stessi conti di debito cambiando la sezione oppure creando dei conti specifici “ad hoc” per i crediti).

Inoltre, possono esserci una serie di voci aggiuntive a titolo di esempio TFR, INAIL, pignoramenti su stipendi, trattenute sindacali che possono dover aggiungersi a quelle sopraindicate, eventualmente puoi chiedere aiuto al tuo commercialista. 

Compilate tutte le righe, eventualmente, effettuate le annotazioni che ritieni più opportune che possano aiutarti a ricordare specifici dettagli di quella scrittura, puoi procedere con il salvataggio della scrittura effettuata, naturalmente il totale della sezione dare e della sezione avere DEVONO avere lo stesso importo (se non sono uguali c’è qualche errore e devi ricontrollare le singole voci).

Inoltre, se vuoi, puoi salvare il modello che abbiamo compilato in precedenza cliccando sul bottone “Salva come nuovo modello” (l’abbiamo visto nel primo video della sezione operazioni non IVA), devi semplicemente trovagli un nome che ti consente di poterlo trovare facilmente e seleziona i box con i dati che intendi salvare, ti consiglio: includi serie numeriche, includi testi.

Ovviamente dopo averlo salvato, facciamo una prova a riscontro, clicchiamo nuovamente sul tasto “Nuova registrazione”, apriamo l’elenco dei modelli precaricati nel box modello e cerchiamo quello relativo alla registrazione stipendi, vedrai che “per magia” ricompariranno tutti i conti che abbiamo precedentemente trascritto e salvato nel modello, consentendoci di risparmiare tempo, essere più veloci e anche evitare eventuali errori di digitazione.

Prima di salutarti ti do due consigli operativi per meglio ordinare il tuo archivio:

• per compilare questa scrittura abbiamo utilizzato un prospetto che ti ha inviato il tuo consulente del lavoro, è opportuno che tu carichi quel documento nell’archivio interno di Contabilità in Cloud, cliccando sulla destra sul simbolo del “+”, cosicché quando visualizzerai la scrittura a fianco apparirà il documento da cui hai estrapolato i dati. Un ottimo supporto per eventuali controlli e per avere un archivio virtuale e non più cartaceo, conservato secondo gli standard di sicurezza e con la massima cura a livello di backup
• Se opti per l’archivio cartaceo, annotta sul prospetto dei dati in numero di protocollo (serie numerica abbinata ad un numero), in quanto se vorrai effettuare delle ricerche dal cartaceo alla scrittura a sistema e viceversa sarà molto agevole e veloce.

Per la registrazione dei compensi amministratori la procedura risulterà la stessa dovrai unicamente cambiare i conti e utilizzare quelle indicati nelle slides della parte teorica.

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