Anagrafiche clienti e fornitori: come crearle, impostarle e gestirle

Questo video fa parte del percorso formativo dedicato alla contabilità che unisce basi teoriche a immediate applicazioni pratiche sfruttando il modulo Contabilità in Cloud per Danea Easyfatt.

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Video lezione: “Anagrafiche clienti e fornitori: come crearle, impostarle e gestirle”

La teoria: creazione e gestione

Buongiorno e ben trovati.

L’argomento del video di oggi riguarderà la creazione e gestione delle anagrafiche sia per quanto riguarda il ciclo attivo, quindi i clienti, sia per quanto riguarda il ciclo passivo, quindi i fornitori.

Al termine della lezione, sarai in grado gestire al meglio questo aspetto preliminare dell’inserimento della contabilità, che se fatto secondo le istruzioni di questo video, renderà estremamente veloce il processo di inserimento dati e soprattutto la gestione del ciclo passivo.

Cos’è un’anagrafica sia essa clienti o fornitori e di quali dati si compone?

Semplicemente un insieme di informazioni anagrafiche e non di un certo soggetto, che ci consentono l’individuazione univoca dello stesso, in termini semplici, un insieme di dati che ci consente di identificare un’azienda con cui avremo rapporti commerciali.

Passiamo ora ad analizzare i dati che ci serviranno per comporre le anagrafiche che utilizzeremo nel software:

• Nome: si tratta della denominazione del cliente o del fornitore sia esso persona fisica o società.
• Indirizzo e Località: ci serviranno per identificare la sede del cliente o del fornitore.
• Numero: la “matricola” che attribuiamo al cliente o al fornitore, mi raccomando utilizza una regola che per te abbia un senso per attribuire questo campo, così quando dovrai effettuare delle ricerche sarà più facile.
• Partita IVA e codice fiscale sono i numeri identificativi attribuiti dalla agenzia delle entrate alle persone fisiche e alle società. Stai attendo, spesso troverai società che hanno codice fiscale e partita IVA uguali, è corretto, in alcuni casi, però potrebbero essere differenti. Soprattutto nel ciclo attivo è importante porre attenzione a questo aspetto, in quanto se indicherai la partita IVA o codice fiscale errato, lo SDI scarterà il documento inviato.
• Mail, telefono, sito web: saranno utili per utilizzare il software anche come rubrica e archivio contatti.
• Termini di pagamento e incasso: estremamente utili affinché la contabilità sia anche in grado di funzionare come “scadenziario”.

Inoltre, per le schede clienti dovrai compilare almeno uno dei due seguenti dati, affinché il ciclo attivo, possa funzionare correttamente:

• Pec: posta elettronica certificata, mi raccomando non confonderla con la mail ordinaria del cliente.
• Codice SDI, il codice intermediario, un codice di 7 caratteri, composto da numeri e lettere. Non preoccuparti, se due clienti o due fornitori oppure un cliente o un fornitore hanno lo stesso codice, è normale! Vuol dire che utilizzano lo stesso intermediario, il codice SDI non è personale e non è attribuito a ogni azienda singolarmente.

Questi due parametri non devono essere tralasciati per nessuna ragione, in quanto sono essenziali per il funzionamento del sistema della fatturazione elettronica.

Infine, ma importantissima, nella scheda del fornitore occorre indicare il campo contropartita, questo campo dovrà essere compilato con il codice del conto riferibile a quella fattura, un costo o immobilizzazione, eventualmente se hai dei dubbi rivedi il video relativo al piano dei conti.

Se rispetterai questa regola, in sede di importazione automatica delle fatture di acquisto pervenute dallo SDI, la procedura ogni volta che rileverà quel fornitore ti proporrà sempre lo stesso conto, agevolando notevolmente la procedura di registrazione e rendendola sicuramente più veloce (non dovrai ogni volta cercare il conto per numero o descrizione o in alternativa doverlo digitare ripetutamente con il rischio di commettere errori).

Nei prossimi video, ti mostrerò quanto sarà facile.

La pratica: creazione e gestione

Terminata la parte prettamente teorica, vediamo ora come gestire e personalizzare le anagrafiche clienti e fornitori.

Anagrafiche clienti

Partendo dalla pagina home, clicchiamo sull’icona vendite con il simbolo dell’euro e andiamo al menù “clienti”, opzione clienti, qui potrai vedere l’elenco di quelli già registrati.

È importante, infatti, ricordare che se gestisci il tuo ciclo attivo/passivo con Danea Easyfatt, non è necessario creare qui in Contabilità in Cloud le anagrafiche dei tuoi clienti e fornitori, per cui hai emesso o registrato fatture: queste verranno automaticamente importate quando effettuerai l’importazione delle tue fatture di vendita/acquisto da Danea Easyfatt.

NB: All’interno di questa sezione, ti consiglio di inserire manualmente nuovi nominativi solo se necessario a eseguire operazioni diverse dalla registrazione fatture, es. registrazioni di apertura dei saldi contabili.

Cliccando sul bottone “nuovo cliente”, potremo iniziare l’inserimento di un nuovo nominativo.

Posizionati sul campo codice fiscale e inserisci un codice fiscale valido, vedrai qualcosa che ti stupirà… “magicamente” vedi comparire i campi anagrafici.
A parte gli scherzi non è magia, ma una semplice ricerca automatica negli archivi dell’anagrafe tributaria, che ti agevolerà notevolmente il lavoro, dovrai poi completare l’opera inserendo il numero di partita IVA, poi se lo vorrai inserirai altri dati non obbligatori (sito internet, telefono, IBAN, ecc).

Però ti consiglio di inserire:

la mail, che ti consentirà di inviare attraverso il sistema di posta interna la fattura di cortesia al cliente.
i termini di incasso della fattura, così da avere una gestione delle scadenze dei possibili incassi e dei report di gestione che possano fornirti informazioni in merito alle scadenze delle fatture emesse.

Naturalmente, potremo anche modificare un cliente già inserito, andando a scorrere l’elenco oppure effettuando una ricerca per testo, nel campo in alto a destra, e successivamente cliccando sull’icona della matita e andando sul campo che vogliamo modificare.

Invece per cancellare un nominativo, occorre cliccare su “altro” e successivamente sull’opzione “elimina”.

Anagrafiche fornitori

Passiamo ora alla gestione delle anagrafiche fornitori, cliccando sull’icona acquisti con il simbolo del camioncino e andiamo al menù “fornitori”, opzione fornitori, qui potrai vedere l’elenco di quelli già registrati, clicca sul bottone “nuovo fornitore”, così da poter iniziare l’inserimento di un nuovo nominativo.

Il caricamento dati sarà analogo a quello dei clienti, però esiste un metodo più semplice, che dici lo vediamo?

Andiamo a cliccare sul menù “fatture di acquisto” e successivamente “ricezione fatture elettroniche”, qui potrai trovare l’elenco delle fatture arrivate direttamente dallo SDI e pronte per essere registrate in contabilità. Mi raccomando non concentrare l’attenzione sull’importazione delle fatture di acquisto, lo vedremo in un altro video, prova a cliccare a destra sul simbolo con la freccia rivolta verso il basso, anche qui “magicamente” noterai che il sistema ti proporrà già una scheda fornitore quasi compilata integralmente.

Questo accade perché Contabilità in Cloud non rileva quel fornitore già inserito nel sistema, la prossima volta che cercherai di importare una fattura di quel fornitore non accadrà più perché già conosciuto.

Pertanto dovrai solo verificare l’esattezza dei dati (non darla per scontata, la fattura elettronica non è detto che abbia tutti i dati corretti) e compilare due campi:

• termini di pagamento della fattura (come già discusso in precedenza),
• contropartita (così da identificare la giusta voce di costo che sarà proposta in automatico per le successive importazioni nel campo “conto contabilità in cloud).

Naturalmente, potremo anche modificare un fornitore già inserito, rientrando nella sezione fornitori del menù acquisti, scorrere l’elenco oppure effettuando una ricerca per testo nel campo in alto a destra e successivamente cliccando sull’icona della matita e andando sul campo che vogliamo modificare.

Invece per cancellare un nominativo, occorre cliccare su “altro” e successivamente sull’opzione “elimina”.

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