Controllo fattura elettronica: dell’errore 00200 e gli altri errori e cause di scarto della fattura elettronica

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La fatturazione elettronica verso la PA ha da poco compiuto 9 mesi e ha superato la fase iniziale di incertezza, stabilizzando prassi, procedure ed, anche se con qualche aggiustamento, formati.

Inoltre a breve (31 marzo prossimo) la fattura elettronica sarà adottata anche da enti locali, comuni e la Pubblica Amministrazione tutta.

Continuano però a presentarsi vari problemi al contribuente che utilizza la fattura PA, più frequentemente questi si presentano in fase di controllo fattura elettronica a causa di alcuni, ormai particolarmente ricorrenti, errori nella fattura elettronica. Cerchiamo quindi di fare chiarezza sui principali motivi di scarto dei file partendo dalle 2 fasi di controllo fattura elettronica che vengono svolte durante il viaggio del nostro file verso l’ufficio PA destinatario.

Fase #1: Controllo fattura elettronica da parte del SDI (Sistema di Interscambio)

Il primo controllo svolto su una fattura PA è di tipo formale e viene eseguito dal SDI.

Gli errori più comuni restituiti solitamente dal SDI sono:

Easyfatt è il software di fatturazione e gestionale utilizzato ogni giorno da oltre 100.000 imprese italiane.

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• Errore 00200 fattura elettronica “File non conforme al formato”
  Forse l’errore più diffuso da febbraio quando il nuovo formato FatturaPA 1.1 è entrato in vigore. Prima dell’arrivo del nuovo formato xml l’errore è quasi solo dovuto ad errori banali di distrazione come ad esempio l’invio del file sbagliato. Dall’introduzione del nuovo tracciato invece l’errore è quasi sempre dovuto alla generazione della fattura PA in una versione del tracciato non più accettata.
  NB: nel caso di Easyfatt basterà aggiornare il software all’ultima versione.

• Errore 00001 fattura elettronica “Nome file non valido”
  Questo errore compare in quanto il nome del file inviato non rispetta le regole imposte per la denominazione del file da parte del sistema. Il caso è tipico di quando si è rinominato in qualche modo il file XML della fattura prodotto dal software.
  NB: Easyfatt produce il file XML rispettando tutti i parametri espressi dal SDI e quindi il nome del file non deve mai essere modificato!

• Errore 00002 fattura elettronica “Nome file duplicato”
  Il SDI restituisce questo errore nel caso si stia provando ad inviare per la seconda volta una fattura con il medesimo progressivo di una trasmessa in precedenza, anche in anni precedenti.
  E’ importante sapere che il progressivo va sempre cambiato, anche se si tratta di una fattura precedentemente scartata. Quindi ad ogni nuovo invio dovrà corrispondere un nuovo progressivo.

• Errore 00404 fattura elettronica “Fattura duplicata”
  Classico caso in cui si sta trasmettendo un numero di fattura già accettato precedentemente dal SDI. Il caso medesimo si può presentare nel caso di una fattura che pur essendo stata accettata dal Sistema di Interscambio, sia stata poi scartata dall’ufficio della PA alla quale era indirizzata; anche in questo caso si dovrà creare una nuova fattura con un nuovo numero!

Puoi trovare altri errori e le rispettive soluzioni nella sezione dedicata di: Fattura elettronica sbagliata: guida in caso di errata fatturazione

Fase #2: Controllo del contenuto della fattura elettronica da parte dell’ufficio PA destinatario

Il SDI non si fa carico del completo controllo fattura elettronica anche perchè non dispone di tutte le informazioni necessarie ad effettuare un controllo completo di ogni fattura PA. L’ultima parola spetta infatti all’ufficio PA destinatario della fattura.

Capita infatti che l’ufficio destinatario della fattura scarti la fattura per una serie di motivi, ad esempio CIG (Codice identificativo di gara) o CUP (Codice unico di Progetto) errati.

Altri casi meno piacevoli di scarto di una fattura invece non sono causati da distrazioni o errori di forma o contenuto, ma sono bensì causati dal mancato aggiornamento da parte di alcuni uffici della PA. Il numero di questi casi sembra essere sensibilmente cresciuto con l’introduzione dello split payment.

Leggi anche i: Termini invio fattura elettronica 2021

photo credit: Kate Ter Haar via photopin cc