Dal preventivo alla fattura, minimizzando i tempi di gestione

Il processo di vendita (specialmente nel caso di cessione di merci, o simili) solitamente si compone di questi passi:

• emissione di uno o più preventivi al cliente;
• il cliente accetta un preventivo; 
• emissione dell’ordine cliente;
• invio di un ordine al fornitore per gli articoli non disponibili a magazzino;
• carico a magazzino della merce acquistata;
• consegna totale, o parziale, della merce al cliente;
• fatturazione.

Questo è ovviamente solo un esempio di processo.

Le domande tipiche che raggiungono l’assistenza Easyfatt sono solitamente:

• Come faccio a ricordarmi se un preventivo è stato accettato o meno?
• Come posso sapere se ho consegnato tutto quello che il cliente mi ha ordinato?
• Posso generare un ordine fornitore a partire dall’ordine cliente?
• Posso fare una fattura unica, per i DDT che ho emesso nel corso del mese?

Per rispondere a queste domande è fondamentale gestire correttamente l’intero flusso documentale. 

Allo scopo di semplificare al massimo questo flusso Easyfatt mette a disposizione la funzione di Inclusione documenti.

Compilando con il software il primo documento da emettere al cliente, sia esso Preventivo o Ordine cliente, con tutti i dati utili, potrai emettere in modo facile e veloce i documenti successivi fino alla fattura.

Potrai gestire flussi documentali più ‘semplici’, ad esempio emissione di Ordine cliente > DDT > Fattura: 

1. dall’interno dell’Ordine cliente, utilizzare la funzione Concludi ordine > Doc. di trasporto per generare i DDT successivi, uno o più in caso di evasione parziale dell’ordine;
2. dall’interno dell’elenco fatture, utilizzare la funzione Genera da > Genera fatture da Doc. di trasporto, per generare, per ciascun cliente, una fattura riepilogativa contenente tutti i DDT del mese.

Oppure, potrai facilmente gestire anche flussi documentali più articolati:

1. dal Preventivo accettato, generare automaticamente l’Ordine cliente utilizzando la funzione Genera doc.;
2. compilare l’Ordine a fornitore per il materiale mancante a magazzino, dove è comodo utilizzare la funzione Utilità > Copia righe da altro documento per richiamare gli articoli dell’Ordine cliente da ordinare;
3. alla ricezione della merce, dall’Ordine fornitore, generare l’Arrivo merce per registrare il carico a magazzino;
4. a partire dall’Ordine cliente, generare i DDT che poi potranno essere inclusi all’interno della fattura emessa a fine mese, come visto in precedenza;
5. alla ricezione della fattura fornitore potrai registrarla associando l’Arrivo merce compilato in precedenza.

Oltre a velocizzare la compilazione dei documenti, la funzione di inclusione offre ulteriori vantaggi, scopriamoli di seguito.

• conoscere lo stato dei tuoi preventivi: per questo ricordati di spuntare la voce di Doc. annullato, all’interno del tuo preventivo se questo non viene accettato;
• concludendo l’ordine cliente nei DDT successivi, potrai conoscere lo stato di avanzamento dell’ordine Confermato > Parzialmente concluso > Concluso. All’interno dell’ordine avrai sempre il resoconto di quanto è stato ordinato, consegnato e cosa manca da consegnare;
• includendo un ordine in DDT, e questo nella fattura finale, si compileranno correttamente i rispettivi blocchi <DatiOrdineAcquisto> e <DatiDDT> del file Xml della fattura elettronica. Potrai trovare ulteriori dettagli cliccando qui.

Leggi anche: Come fare un preventivo