Gestione acconti: incassi anticipati e incassi parziali

Prima della cessione di un bene o prestazione di un servizio può capitare che il cliente ci paghi una parte dell’importo in anticipo, come acconto.

Oppure, effettuata la vendita del bene o servizio, a seguito dell’emissione della fattura il cliente ci paga come prima ‘rata’ un importo parziale, ed in un secondo momento l’importo mancante a saldo.

Vediamo nel dettaglio come procedere in Easyfatt.

Incassi Anticipati: l’acconto sulla vendita

Gli anticipi ricevuti prima dell’emissione finale di una fattura per prestazioni o forniture vengono generalmente regolati con l’emissione di una fattura d’acconto.

La fattura di saldo dovrà, quindi, riportare:

• l’elenco di tutti i prodotti venduti o dei servizi effettuati con le relative quantità e importi;
• gli acconti fatturati in precedenza che verranno quindi detratti dal totale dovuto;

il netto risultante corrisponderà con il saldo dovuto dal cliente.

Le fatture d’acconto possono essere create:

1. autonomamente;
2. oppure generate a seguito di un precedente documento: preventivo, ordine cliente, rapporto di intervento o ddt.

Fatture d’acconto autonome

Per creare la fattura d’acconto, dalla sezione ‘Documenti’ > ‘Fatture’ > cliccare sul pulsante ‘Nuovo’ (in basso a sinistra) > ‘Fattura d’acconto’. Normalmente è sufficiente indicare una sola riga all’interno del documento, con l’importo incassato. Alla linguetta ‘Pagamento’ > nel campo ‘Tipo pagamento’ specificare la tipologia di pagamento eseguito dal cliente.

NB: La fattura d’acconto elettronica verrà inviata come tipo di documento elettronico ‘TD02’, come previsto dal tracciato di fatturazione elettronica.

Se necessario, è possibile ripetere la procedura per ogni altro acconto ricevuto.

Al momento dell’emissione della fattura di saldo, creare una nuova fattura (sezione ‘Documenti‘ > ‘Fatture‘ > ‘Nuovo‘ > ‘Fattura‘) intestata allo stesso cliente degli acconti, specificare nelle righe del documento le descrizioni con l’intero ammontare della prestazione/fornitura, quindi utilizzare il pulsante ‘Includi doc.’ per includere le fatture d’acconto create in precedenza.

NB: La fattura ‘di saldo’ elettronica potrà assumere diversi codici come tipo di documento elettronico

• TD01 – Fattura immediata, oppure
• TD24 – Fattura differita
• etc.

Per  approfondimenti ti consigliamo di consultare questo link.

Fatture d’acconto generate da altri documenti (preventivi, ordini cliente, rapporti di intervento o ddt)

Dal documento d’origine, es. Ordine cliente, fare clic sulla linguetta ‘Pagamento’ e quindi sul pulsante ‘Fattura acconto’: specificare l’importo (ivato) o la percentuale dell’importo ricevuto come acconto e confermare per creare la fattura d’acconto.

Anche in questo caso la fattura d’acconto elettronica verrà inviata come tipo di documento elettronico ‘TD02’.

Dallo stesso documento d’origine è possibile generare più fatture d’acconto, utilizzando il medesimo pulsante.

Al momento dell’emissione della fattura di saldo, accedere al documento d’origine ‘Ordine cliente’ > cliccare su ‘Concludi ordine’ > ‘Fattura’: nella fattura di saldo verrà riportato il contenuto del documento d’origine e, a seguire, lo storno di tutti gli acconti ricevuti. Il tipo documento elettronico riportato nella fattura di saldo segue anche in questo caso le impostazioni sopra indicate.

Incassi parziali di fatture: la gestione pagamenti

Per gestire un incasso parziale su una fattura di vendita già emessa, è necessario utilizzare la funzione ‘Acconto’ disponibile all’interno della fattura compilata.

Dall’interno della fattura agire alla linguetta ‘Pagamento’ > cliccare sul pulsante ‘Acconto’ e inserire i dati del pagamento ricevuto (Data di saldo, Risorsa, Modalità, etc.); nel campo ‘Entrata’ riportare l’importo ricevuto come acconto, e assicurarsi che sia attiva la spunta alla voce ‘Saldato’.

Al salvataggio dell’acconto, Easyfatt calcolerà automaticamente l’importo delle scadenze residue (una o più) ancora da incassare.