Gestione spese bancarie, commissioni, interessi passivi

Questo video fa parte del percorso formativo dedicato alla contabilità che unisce basi teoriche a immediate applicazioni pratiche sfruttando il modulo Contabilità in Cloud per Danea Easyfatt.

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Video lezione: “Gestione spese bancarie, commissioni, interessi passivi”

La teoria: gestire spese e oneri bancari

Buongiorno e ben trovati. 

Prima di iniziare, come nostra abitudine, verifichiamo a che punto del percorso siamo arrivati, oggi affronteremo l’ultima lezione della sezione “tesoreria”, che ci permetterà di conoscere come gestire la registrazione delle spese e oneri bancari, commissioni di incasso e interessi passivi.

Al termine della lezione, sarai in grado gestire un adempimento strettamente legato alla registrazione degli incassi e pagamenti, estremamente ripetitivo e probabilmente consistente in termine di numerosità di operazioni da rilevare, in quanto grazie allo sviluppo dei pagamenti telematici tracciabili, normalmente ad ogni singolo bonifico, MAV, RID risulta associato il relativo costo dell’operazione.

Prima di iniziare, vorrei richiamare la normativa relativa ai pagamenti delle transazioni commerciali, normalmente conosciuta come “limite all’utilizzo del contante”: attualmente i rapporti tra privati (mi raccomando non va confuso con i rapporti tra privato ed enti finanziari, quindi le banche) sono regolabili tramite l’utilizzo del denaro contante unicamente se di importo inferiore ad €. 2.000, tale limite scenderà nei prossimi anni, salvo cambiamenti normativi, a €. 1.000. Pertanto, fatture con importo:

• inferiore, possono (non necessariamente DEVONO) essere pagate in contanti;
• per importo superiore DEVONO essere regolate tramite pagamenti c.d. “tracciabili”, quindi mediante carte di credito, carte di debito, bancomat, bonifici, SDD, assegni.

Ovviamente tale implicazione legata alla moneta bancaria, ha introdotto una serie di costi per l’utilizzo di tali strumenti che risultano a carico dell’impresa, che devono essere registrati in contabilità e rappresenteranno dei costi deducibili per l’impresa al fine di determinare il reddito imponile su cui determinare le imposte dirette.

Cominciamo a definire le possibili casistiche di costi e oneri bancari e le relative cadenze temporali:

• Canone periodico di gestione: normalmente rappresenta il costo mensile di utilizzo del conto corrente (compreso l’imposta di bollo), della carta bancomat, carta credito, home banking. Ha carattere periodico di tipo mensile o annuale e pertanto risultano registrazioni cadenzate e certe
• Costo per singola operazione, normalmente si tratta di un costo una tantum per singola operazione, sia esso bonifico, SDD, giroconto, MAV, ovviamente tale costo non è preventivabile a priori sia in termine di costi che di numerosità, ovviamente se i pagamenti telematici sono tanti, probabilmente ci sarà una scrittura per ogni pagamento (mi raccomando ricorda cosa di siamo detti in merito ai modelli di scritture)
• Costo per commissioni bancarie, normalmente legate a eventuali utilizzi di “fido” per sconfinamenti (commissione utilizzo) e commissioni per la ricezione di pagamenti elettronici quali carte di credito e bancomat. Normalmente hanno cadenze periodiche trimestrali (utilizzo fido) mensili (carte di credito e bancomat)
• Interessi passivi: sono i costi dell’utilizzo del denaro nell’eventualità che il conto corrente scenda al di sotto dello zero e diventi negativo, oppure nell’eventualità che l’impresa stipuli mutui/finanziamenti (in caso di leasing l’interesse risulta implicito nei canoni di locazione finanziaria). Ovviamente tale “finanziamento indiretto o diretto”, avrà un costo che verrà calcolato dalla banca di riferimento e che verrà contabilizzato una volta l’anno oppure periodicamente in base alla scadenza delle rate dei mutui e finanziamenti.

In contabilità affinché si possa avere un controllo capillare di questi costi, risulta opportuno utilizzare un sistema di conti specifici, pertanto ti consiglio di utilizzare un conto per:

• Oneri e spese bancarie: in cui contabilizzerai i canoni periodici, i costi delle singole operazioni e le commissioni utilizzo fido, 
• Commissioni incasso carte di credito e sistemi di pagamento elettronici: per misurare i costi percentuali applicati e avere un monitoraggio di quanto impattano nel complessivo
• Interessi passivi: nel quale registrare i costi per mutui, finanziamenti e fidi bancari, eventualmente suddivisibili per tipologia di strumento per monitorare i costi delle singole operazioni.

Immagino che ora ti starai chiedendo dove trovare tutti questi costi, i dettagli e come estrarre le informazioni necessarie per poter effettuare le registrazioni…bene andiamo per ordine, ti aiuto a fare “la caccia al tesoro”:

• Oneri e spese bancarie, normalmente li trovi facilmente analizzando gli estratti conto, in quanto sono singolarmente dettagliati con le relative date di addebito
• Commissioni incasso carte di credito e pagamenti digitali, trovi sicuramente l’addebito sull’estratto conto con indicazione della data e probabilmente ci sarà un prospetto di riconciliazione inviato da parte del gestore dello strumento 
• Interessi passivi su mutui e finanziamenti, devi richiederli alla banca o all’ente erogante il cosiddetto piano di ammortamento, che riporta per ogni singola rata l’importo della quota capitale e della quota interessi. Naturalmente serve anche l’estratto conto bancario per conoscere oltre che il dettaglio degli importi, la data di valuta di addebito sul conto corrente.
• Interessi passivi per scoperti di conto corrente, rilevi il dettaglio, il calcolo e l’addebito direttamente sugli estratti di conto corrente.

Prima di passare alla parte operativa, vi anticipo già che nel prossimo episodio, parleremo di: report di contabilità.

La pratica: registrare spese e oneri bancari

Terminata la parte prettamente teorica, vediamo ora come gestire un aspetto della tesoreria e nello specifico la registrazione delle spese e oneri bancari e degli interessi passivi.

Partendo dalla pagina home, ci spostiamo sull’icona del quadrato composto da puntini per le registrazioni delle scritture contabili e clicchiamo sul bottone nuova registrazione, abbiamo due opportunità, creare un modello di scrittura, come ampiamento descritto nei video precedenti oppure redigere direttamente la scrittura contabile relativa alle spese bancarie oppure degli interessi passivi su scoperti di conto corrente. Ovviamente il mio consiglio per continuare nella strada dell’utilizzo “evoluto” del software è quello di creare un modello per:

• Registrazione delle spese bancarie
• Registrazione delle rate dei mutui/finanziamenti
• Registrazione degli interessi (anche se non sarà ripetuto tante volte)

La logica di creare i modello trova il suo fondamento:

• nella velocizzazione e automazione delle scritture contabili
• ridurre al minimo i dubbi, le incertezze della ragioneria e quindi ridurre notevolmente la possibilità che si verifichi un errore.

Continuando nella nostra esposizione, selezioniamo la serie numerica (se ne abbiamo creata una specifica dedicata all’operazione, cosa che ti consiglio vivamente, ad esempio BAN per le spese bancarie, MUT per il rimborso della rata mutuo), indichiamo la data della registrazione indicata nei documenti descritti nella parte teorica e inseriamo i conti di riferimento individuati, ad esempio:

• 6805370 – Oneri bancari
• 8820010 – Interessi passivi sui debiti verso banche di credito ordinario

Che rappresenteranno il costo che verrà iscritto a conto economico con indicazione dell’importo nella sezione DARE e la contropartita in AVERE risulterà lo strumento di pagamento, a titolo di esempio:

• 3205001 – Banca c/c

Ovviamente, la somma del totale delle voci del DARE dovrà QUADRARE con il totale delle voci iscritte in AVERE e successivamente potremo salvare la scrittura. (Eventualmente prima di salvare potremmo creare il modello della scrittura redatta, se hai dubbi rivedi il video dedicato), se dopo il salvataggio della scrittura compare un icona rossa a fianco della stessa, significa che DARE e AVERE non quadrano, pertanto dovrai intervenire per correggere l’errore.

Relativamente alla scrittura del rimborso della rata di mutuo, come puoi notare ho già creato un modello che precompilerà i campi necessari e seguendo la procedura sopra descritta utilizziamo tre conti:

• 3205001 – Banca c/c, indicando l’importo della rata addebitata sul conto corrente in AVERE
• 4105005 – Banca c/mutui ipotecari esigibili entro l’anno, indicando la quota capitale estratta dal piano di ammortamento in DARE
• 8820015 – interessi passivi su mutui, indicando la quota interessi estratta dal piano di ammortamento in DARE

Terminiamo e salviamo.

Naturalmente, tutti i conti che ti ho proposto sono quelli estratti dal piano dei conti precaricato, potrai effettuare tutte le personalizzazioni che ti ho descritto nei video precedenti e utilizzare la numerazione e le descrizioni che ritieni più comode e a te famigliari.

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