Gestione ciclo attivo e passivo dell’import da Danea Easyfatt

Questo video fa parte del percorso formativo dedicato alla contabilità che unisce basi teoriche a immediate applicazioni pratiche sfruttando il modulo Contabilità in Cloud per Danea Easyfatt.

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Video lezione: “Gestione ciclo attivo e passivo dell’import da Danea Easyfatt”

La teoria: le tipologie di fattura

Buongiorno e ben trovati.

Prima di iniziare, come nostra abitudine, verifichiamo a che punto del percorso siamo arrivati, oggi affronteremo la lezione sette della sezione “Ciclo IVA”, che ci permetterà di conoscere il ciclo passivo di fatturazione e come gestire l’esportazione delle fatture dal software “Danea Easyfatt” al software “Contabilità in Cloud Easyfatt”

Analizzando le fasi della tenuta della contabilità possiamo suddividerla:

• Gestione ciclo passivo – registrazione delle fatture passive ricevute dal SDI, fatture passive regime forfettario da registrare manualmente, fatture da fornitori esteri
• Gestione ciclo attivo – registrazione delle fatture attive (italiane o estere) o dei corrispettivi o entrambi, in base alla tipologia dell’attività e della clientela, B2B o B2C
• Gestione delle scritture non IVA di prima nota semplice (registrazione stipendi, canone di locazione, spese bancarie, note spese)
• Gestione incassi e pagamenti fatture di acquisto e vendita
• Scritture di rettifica e assestamento (ammortamento, ratei, risconti, fatture da ricevere, emettere, fondi TFR, svalutazione crediti e rischi)

Al termine della lezione, sarai in grado gestire al meglio questo aspetto fondamentale e preponderante dell’inserimento contabile, in quanto determina la contabilizzazione di una parte sostanziale e quantitativamente importante dei costi sostenuti da un’impresa.

La gestione del ciclo attivo/passivo normalmente è associata semanticamente e concettualmente alla gestione del “Ciclo IVA”, in quanto sia sulle fatture attive che passive viene contabilizzata e gestita l’imposta sul valore aggiunto, conosciuta con l’acronimo di IVA, pertanto registrando le fatture e i relativi costi e ricavi “gestisci” anche:

• L’IVA a credito che si genera e rileva sulle fatture di acquisto
• L’IVA a debito che si genere e rileva sulle fatture e corrispettivi di vendita

e naturalmente il relativo saldo IVA di periodo che affronteremo nelle prossime lezioni, che rappresenta una delle scadenze più ricorrenti e importanti nell’ambito contabile.

Cominciamo ad analizzare le possibili fatture di acquisto contenute nel ciclo passivo:

• Fatture italiane da soggetti che utilizzano il sistema “ordinario” (attenzione: non confonderlo con il concetto di contabilità ordinaria) che emettono fatture soggette a IVA (in quanto soddisfano tutti i requisiti previsti dal Testo unico IVA) e che risultano soggette alla “fatturazione elettronica” e quindi transitano sul SDI.
• Fatture italiane da soggetti che utilizzano regimi speciali, ad esempio “regime forfettario”, che non risultano obbligati a emettere fattura elettronica (poni attenzione non sono obbligati ma ciò non toglie che possono farla per loro scelta). Queste fatture se in forma cartacea, non transiteranno sul SDI e pertanto dovranno essere gestite manualmente se invece emesse in forma elettronica, transiteranno sul SDI.
• Fatture estere, sia comunitarie che extra comunitarie, che dovranno essere gestite manualmente e che saranno soggette a registrazione manuale.

Tali fatture devono essere registrate in contabilità, meglio se fatto giornalmente… può diventare un’ottima abitudine come il caffè, farlo prima di iniziare il lavoro quotidiano, per fare ciò in maniera corretta e conforme alla normativa, soprattutto per poter esercitare il diritto a detrarre dell’IVA velocemente, diventa rilevante la tempestività di tale operazione che prevede un termine specifico che decorre dalla:

DATA DI RICEZIONE

• per le fatture elettroniche: la data di ricezione risulta essere quella in cui il SDI rende disponibili tali documenti, tale data risulta certificata e pertanto certa.
• per le fatture “cartacee”: la data di ricezione risulta essere quella in cui il fornitore o prestatore di servizio le invia e le rende disponibili al cliente (data di ricezione della PEC, mail, spedizione via sistema postale). Ci tengo a precisare per quando parlo fatture “cartacee” non necessariamente mi riferisco a fatture stampate su carta, ma anche fatture inviate in formato pdf e allegate ad una mail, per capirci quelle che non transitano sul SDI.

L’introduzione della fatturazione elettronica è stata una “rivoluzione” a livello contabile/amministrativo, rendendo il sistema più veloce e affidabile e introducendo di fatto tre momenti:

• data fattura, contenuta sul documento stesso
• data ricezione, momento in cui il SDI rende disponibile il documento
• data registrazione fattura ricevuta dal SDI

quindi per detrarre l’IVA su una fattura di acquisto, occorre che la fattura debba essere emessa, ricevuta e registrata entro il 15 del mese successivo.

Per meglio comprendere, ti faccio un esempio:

• Fattura emessa al 31/05/2020 
• deve essere ricevuta dal SDI entro il 15/06/2020
• registrata in contabilità entro il 15/06/2020  

affinché l’IVA a credito possa essere contabilizzata nel mese di maggio. Naturalmente, se per qualsiasi motivo non si riuscisse a detrarla nel mese di maggio è possibile detrarla nei mesi successivi con un termine massimo del 30/04 dell’anno successivo (normalmente coincidente con il termine per la presentazione della dichiarazione IVA annuale)

Tale regolamentazione, risulta essere applicata a tutti i mesi dell’anno con esclusione del mese di dicembre, in quanto per poter detrarre l’IVA a credito delle fatture di acquisto del mese di dicembre, occorre che le stesse vengano rese disponibili da parte dello SDI entro il 31 dicembre di ogni anno. Le fatture emesse nel mese di dicembre ma ricevute nel mese di gennaio, saranno registrate nel mese di gennaio dell’anno successivo e l’IVA a credito di queste fatture diverrà detraibile nel mese di gennaio stesso.

Pertanto, mi raccomando, poni sempre molta attenzione a quando registri le fatture del ciclo passivo, devi sempre controllare queste date:

• Data fattura, questo campo è desunto direttamente dalla fattura emessa dal fornitore
• Data ricezione, che dipende dal SDI, il momento in cui il documento diventa disponibile e pertanto da te “conosciuto” a livello legale, contabile, amministrativo
• Data di registrazione, può coincidere con la data di ricezione, che determina l’eventuale detraibilità dell’IVA in un mese/trimestre o in quello successivo

Ovviamente per le fatture cartacee/estere, la normativa risulta essere più limitata, in quanto diventa rilevante quando il fornitore/prestatore di servizio invia il documento “cartaceo” rendendolo disponibile e quindi registrabile in contabilità.

Prima di passare alla parte operativa, vi anticipo già che nel prossimo episodio, parleremo di “Ciclo passivo: import fatture passive SDI”.

La pratica: l’esportazione delle fatture

Terminata la parte prettamente teorica, vediamo ora come gestire l’esportazione delle fatture di acquisto generate e gestite dal software “Danea Easyfatt”, al software “Contabilità in Cloud Easyfatt”, pertanto avremo una visione operativa di entrambi i software.

Partiamo dal software “Danea Easyfatt” e preliminarmente ci concentriamo dove trovare i menù di importazione e le relative configurazioni iniziali.

Ci spostiamo sull’icona “Strumenti” raffigurante la chiave inglese e il martello e poi sull’opzione “Invio a Contabilità in Cloud”, comparirà una maschera.

Per prima cosa dobbiamo inserire i dati di accesso al portale “Contabilità in Cloud Easyfatt”, clicchiamo sul tasto “Cambia” e nella maschera successiva scegliamo l’opzione “Hai già un account Contabilità in Cloud”, si apriranno tre campi bianchi in cui dovremo inserire:

• Numero contratto utenza Contabilità in Cloud – Easyfatt
• USER ID
• Password

Poni attenzione nell’inserire tali campi, in quanto in difetto non consentiranno a “Easyfatt” di inviare i dati delle fatture a “Contabilità in Cloud”. Non preoccuparti se commetti degli errori, potrai sempre rientrare in quella “maschera di caricamento dati” e procedere con le opportune modifiche.

Ora, confermiamo i dati di accesso e torniamo alla maschera principale e clicchiamo sul tasto “Configura“, si aprirà una finestra che ti chiederà di configurare il raccordo tra i conti e codici IVA di Danea Easyfatt e quelli di Contabilità in Cloud, nello specifico:

• Codici IVA
• Conti di acquisto
• Conti di vendita

Il sistema ti propone già degli abbinamenti precaricati, naturalmente potrai modificare tale “preset”.

Mi raccomando se hai dei dubbi rivedi i video precedenti in cui abbiamo parlato di Codici IVA e Codici conto del piano dei conti.

Continuando nell’analisi della maschera, trovi un tasto con scritto “Accedi”, se lo premi ti consentirà di aprire direttamente il browser predefinito sul pc sulla pagina di accesso a Contabilità in Cloud, sarà utile successivamente all’importazione per verificare l’esito della procedura.

Ed infine, in basso a sinistra, trovi il tasto “Esporta”, prima però di lanciare la procedura devi inserire l’intervallo temporale (mensile, trimestrale, oppure quello che preferisci) così da indicare al sistema quali fatture di acquisto esportare, se non ricordi l’ultima fattura esportata puoi verificare direttamente all’interno di Contabilità in Cloud premendo sul tasto “accedi”, in alternativa più avanti nel video ti insegnerò un piccolo trucco…

Premi il tasto “Esporta”, il sistema ti chiederà quali fatture vuoi esportare se di vendita o di acquisto, naturalmente, noi clicchiamo su fatture di acquisto e la procedura elabora un piccolo report indicandoti quanti fatture sono pronte per essere esportate, quante non sono inviabili e le eventuali note e avvisi. Premiamo su tasto “Invia” e la procedura senza ulteriore preavviso inizierà l’esportazione.

Potrebbe capitare che tu riceva delle fatture successivamente al processo di importazione e pertanto occorre dover ripetere tale procedura di importazione in quanto appartenenti alo stesso intervallo temporale. Ad esempio, importi tutte le fatture di acquisto di un mese e ti accorgi di aver ricevuto dello SDI all’ultimo giorno disponibile un’ulteriore fattura.

Pertanto, ripartendo dalla maschera di esportazione lanciamo nuovamente la procedura di esportazione delle fatture e il sistema, ravviserà il precedente caricamento chiedendoti si vuoi:

• Inserire solo le nuove fatture successive al precedente export;
• Eliminare tutte le fatture precedentemente caricate ed esportare nuovamente tutto il blocco delle fatture.

Puoi scegliere liberamente quale opzione preferisci, però ti consiglio di utilizzare la prima, perché se avessi già contabilizzato le fatture esportate in precedenza il sistema di Contabilità in Cloud non ti consentirà di cancellare le fatture precedentemente caricate e contabilizzate.

Prima di terminare, premiamo sul tasto “Accedi”, inseriamo i dati di accesso a “Contabilità in Cloud Easyfatt” e clicchiamo sull’icona del simbolo del camioncino, per capirci “gli acquisti”, e visualizziamo le fatture importate dal software “Danea Easyfatt”, verificando che l’esportazione sia avvenuta in maniera corretta e completa.

Poni attenzione a questo dettaglio nella sezione acquisti, icona del camioncino, puoi notare che tutte le fatture importate sono state “protocollate” con la serie numerica FAC

Nell’eventualità che tu utilizzi sezionali diversi per i registri acquisti, verrà creata una serie numerica seguita dal riferimento del sezionale creato, ad esempio:

• FAC1 per le fatture di acquisto senza sezionale
• FACB1 per le fatture di acquisto con il sezionale “B”

Naturalmente, come visto in precedenza ogni fattura può essere:

• modificata cliccando sull’icona della matita
• cancellata cliccando sull’icona del cestino

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