Rimborso spese dipendenti: una guida pratica

Quando un dipendente deve recarsi in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro per ragioni aziendali, si parla di trasferta. In questo caso al lavoratore spetta un rimborso delle spese sostenute, che il datore di lavoro deve inserire in busta paga. In questa guida analizzeremo nel dettaglio quali sono i tipi di rimborso cui l’azienda può ricorrere, le loro caratteristiche e il regime fiscale di ciascuno.

Rimborso spese: cosa dice la legge

Il Testo unico delle imposte sui redditi (d.P.R. n. 917/1986) all’articolo 55 stabilisce che il datore di lavoro può servirsi di uno di questi tre sistemi di rimborso per le trasferte dei dipendenti:

• il sistema di rimborso spese forfettario;
• il sistema di rimborso a piè di lista o analitico;
• il sistema di rimborso misto.

Puoi scegliere uno qualsiasi di questi sistemi, ma nel caso di trasferte di più giorni non puoi adottarne uno diverso per le singole giornate. Nei prossimi paragrafi ti spiegheremo in cosa consistono questi sistemi e qual è il regime fiscale di ciascuno, sia dal punto di vista del dipendente che da quello aziendale. In questo modo avrai tutti gli strumenti per scegliere quello che meglio si adatta alle tue necessità.

Il sistema di rimborso spese forfettario

Il rimborso spese forfettario è forse uno dei più semplici da gestire dal punto di vista amministrativo perché non c’è documentazione da analizzare ed archiviare. Il lavoratore non deve infatti presentare alcuna ricevuta delle spese di vitto e alloggio sostenute in trasferta. Le spese di viaggio e trasporto (anche nella forma del rimborso chilometrico) non rientrano nel rimborso spese forfettario, ma possono aggiungersi ad esso.

Se opterai per questo sistema, dovrai versare una somma forfettaria per ogni giorno di trasferta effettuato dal lavoratore. L’importo minimo della somma è di solito stabilito dai contratti collettivi nazionali di lavoro (gli accordi presi a livello nazionale tra i rappresentanti dei lavoratori e le aziende), l’importo massimo è a tua discrezione.

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Vediamo ora qual è il regime fiscale previsto per questo tipo di rimborso per il lavoratore.

Per le trasferte nel territorio comunale, qualsiasi somma erogata come rimborso spese forfettario concorre a formare il reddito. Ciò vuol dire che il lavoratore pagherà le tasse su queste somme come sul resto del reddito.

Diversa la situazione per i rimborsi per trasferte extracomunali, che per legge non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore fino all’importo di:

• euro 46,48 al giorno per le trasferte extracomunali in Italia;
• euro 77,46 al giorno per le trasferte all’estero.

Qualunque somma superi questi limiti verrà tassata nella busta paga del dipendente. Mettiamo ad esempio che tu decida di fissare il rimborso spese forfettario a 50 euro per le trasferte extracomunali in Italia. Il dipendente che riceve il rimborso per un giorno di trasferta vedrà tassati in busta paga solo 3,52 euro, ovvero la differenza tra quanto ricevuto (50 euro) e il limite legale (46,48 euro).

Per quanto riguarda l’azienda, invece, nel caso dei rimborsi forfettari la legge non prevede alcun limite massimo di deducibilità. Non dovrai quindi pagare le tasse sull’intero importo versato al dipendente come rimborso spese forfettario (50 euro, nell’esempio precedente).

Il sistema di rimborso a piè di lista (o analitico)

Il rimborso a piè di lista è il secondo sistema previsto dalla normativa per indennizzare le spese di trasferta dei dipendenti. A differenza di quanto previsto per il sistema forfettario, per avere questo rimborso il lavoratore dovrà presentare una nota spese, ovvero la richiesta con i dati della trasferta e la documentazione fiscale delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute. Ricorda che dovrai archiviare e conservare con cura questa documentazione per poterla esibire in caso di controlli fiscali.

Dal punto di vista fiscale, questo tipo di rimborso è molto conveniente per il lavoratore perché non concorre a formare il reddito, quindi non è tassato in busta paga per le spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto e per le spese extra (come telefono, parcheggio) anche non documentate fino ad un importo massimo giornaliero di:

• 15,49 euro per le trasferte extracomunali in Italia;
• 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Mettiamo ad esempio che un lavoratore in trasferta in Italia abbia speso 200 euro tra vitto, alloggio e trasporto, più 50 euro di parcheggio. Dei 250 euro che riceverà come rimborso solo 34,51‬ dovranno essere tassati in busta paga (ovvero i 50 euro di spesa “ulteriore” meno il limite legale di 15,49 euro).

Anche in questo caso per le trasferte nel territorio comunale, qualsiasi somma erogata concorre a formare il reddito ed è quindi normalmente tassata in busta paga.

Riguardo invece alla deducibilità del rimborso a piè di lista dal reddito di impresa, bisogna distinguere tra il rimborso di spese per vitto e alloggio e quelle per il trasporto:

• Le spese di vitto e alloggio sono deducibili:
  • nel limite di euro 180,76 (giornaliere) per trasferte extracomunali;
  • nel limite di euro 258,23 (giornaliere) per trasferte all’estero;
  • nella misura del 75% del loro ammontare per trasferte comunali.

• Le spese sostenute per viaggio e trasporto sono invece totalmente deducibili, purché documentate

Il sistema di rimborso misto

Il sistema misto unisce il rimborso a piè di lista con il rimborso spese forfettario: al lavoratore spetta sia il rimborso delle spese documentate di vitto, alloggio e trasporto, che un’indennità di trasferta.

In caso di rimborso misto, la tassazione per il lavoratore varia a seconda del tipo di spesa.

• L’indennità di trasferta è deducibile nei limiti di:
  • 46,48 euro al giorno per le trasferte extra comunali in Italia (77,46 euro per le trasferte all’estero), se non è previsto il rimborso di vitto e/o alloggio.
  • 30,99 euro giornalieri per le trasferte extra comunali (51,65 euro se all’estero), se al dipendente è rimborsato solo il vitto o solo l’alloggio (il precedente limite è quindi ridotto di un terzo)
  • 15,49 euro giornalieri (25,82 euro per l’estero), nel caso sia riconosciuto il rimborso spese sia per il vitto che per l’alloggio (riduzione del limite di due terzi).
• i rimborsi spesa per vitto e alloggio sono interamente deducibili.
• i rimborsi spesa per viaggi e trasporti sono totalmente deducibili, purché le spese siano documentate.
• i rimborsi per eventuali ulteriori spese (parcheggio, telefono) vanno interamente tassati.

Poniamo il caso di un lavoratore che abbia speso, in una trasferta in Italia, 100 euro per vitto, 100 euro per il viaggio e 50 euro per il telefono e che riceva 100 euro di indennità di trasferta. In busta paga, gli unici importi tassati saranno i 50 euro di telefono (“spese ulteriori”) e 69,01 euro, ovvero il totale dell’indennità ricevuta (100 euro) meno il limite di deducibilità (30,99 euro).

Per le trasferte nel territorio comunale, il rimborso misto, come quello analitico e forfettario, concorre a formare il reddito ed è quindi interamente tassato in busta paga.

Per quanto riguarda l’azienda, il regime fiscale applicato a questo sistema è lo stesso del regime forfettario: non è previsto alcun limite massimo di deducibilità. L’azienda quindi non pagherà le tasse sull’intero importo versato al dipendente come rimborso.

Leggi anche la guida al: Calcolo rimborso chilometrico