Come comunicare i turni di lavoro ai dipendenti: normativa e consigli

Nelle aziende in cui il lavoro si svolge a turnazione, una corretta gestione della comunicazione dei turni rappresenta non solo una questione organizzativa, ma un fattore chiave per garantire l’efficienza operativa e il benessere dei dipendenti.

Un’informazione chiara, tempestiva e con un adeguato preavviso sui turni di lavoro e sulla loro eventuale variazione o cancellazione consente ai lavoratori di pianificare i propri impegni personali e di migliorare l’equilibrio vita-lavoro.

Comunicare i turni in maniera efficace risulta dunque essenziale, non solo per questioni di gestione del lavoro, ma anche per mantenere alta la motivazione del personale e prevenire disagi.

Ma con quanto anticipo l’azienda deve comunicare i turni di lavoro ai dipendenti? E di quali strumenti e canali si può avvalere per trasmettere le informazioni in modo rapido ed efficace?

In questo articolo risponderemo ai principali dubbi sul tema, mostrando anche i vantaggi di utilizzare un software per la gestione dei turni di lavoro.

Comunicazione dei turni di lavoro: cosa afferma la legge

La legislazione italiana non stabilisce regole fisse per la comunicazione dei turni di lavoro ai dipendenti, né dei limiti di preavviso.

L’articolo 1375 del Codice Civile afferma che “il contratto deve essere eseguito secondo buona fede”. Questo principio si applica anche alla comunicazione dei turni di lavoro.

In merito alla variazione degli orari di lavoro, quindi anche dei turni, si pronunciano sia l’ordinanza n. 31349 del 2021 della Cassazione (il datore di lavoro può effettuare delle variazioni nella collocazione temporale della prestazione, a condizione che vengano rispettati i limiti legali previsti) sia diversi CCNL (contratti collettivi nazionali di lavoro), che stabiliscono dei tempi di preavviso.

Non esiste dunque una normativa generale e di riferimento per quanto riguarda la comunicazione dei turni di lavoro.

Per questo motivo, e per ulteriori delucidazioni, è sempre opportuno chiedere conferma al proprio Consulente del Lavoro.

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Consigli per comunicare i turni di lavoro

In assenza di leggi specifiche, con quanto preavviso trasmettere i turni di lavoro ai dipendenti e le eventuali variazioni? Il suggerimento è quello di farlo almeno una settimana prima, così da dare modo ai lavoratori di organizzare la propria vita privata e gli impegni extra-lavorativi.

La comunicazione dovrebbe essere:

• chiara, cioè contenere tutte le informazioni necessarie,
• tempestiva, quindi arrivare ai dipendenti in tempi rapidi,
• accessibile, così da dare la possibilità a tutti di consultarla e da qualsiasi dispositivo.

Inoltre, è sicuramente una buona cosa raccogliere eventuali richieste o esigenze da parte dei lavoratori e dimostrare la propria disponibilità ad ascoltare e a risolvere eventuali problemi che si potrebbero presentare.

Gli strumenti per comunicare i turni di lavoro: lo schema turni

Chiarito quando comunicare i turni di lavoro ai dipendenti, è importante anche stabilire come farlo.

Fondamentale è redigere uno schema dei turni, ossia una tabella in cui riportare e organizzare i turni lavorativi.

Lo schema dovrebbe indicare le fasce orarie, l’ora di inizio e fine del turno e la persona (o persone) a cui il turno viene assegnato.

Le informazioni devono essere riportate in modo chiaro, così da permettere ai dipendenti di vedere i propri turni e gli orari in cui sono stati collocati.

È utile poi avere una tabella interattiva che ogni lavoratore può filtrare, così da poter visualizzare solo i propri turni, oppure quelli dei colleghi di reparto.

I canali di comunicazione dei turni

Una volta preparato lo schema dei turni, come trasmetterlo ai dipendenti?

È possibile inviarlo via e-mail; questa, però, potrebbe non venire letta dai dipendenti, perché poco abituati a consultare la casella di posta oppure perché il messaggio finisce nella casella della posta indesiderata.

Alternativa alla e-mail è l’affissione della tabella dei turni nella bacheca aziendale. Anche in questo caso, però, l’informazione potrebbe passare inosservata, soprattutto dai dipendenti che lavorano fuori sede, perché impegnati in trasferta, operativi da remoto oppure operativi presso il cliente.

Leggi anche la guida ai turni di lavoro di Dipendenti in Cloud: troverai la normativa da rispettare e tanti suggerimenti pratici.

Programma per turni di lavoro: quali vantaggi offre

Considerati i limiti di e-mail e bacheca aziendale, come comunicare i turni di lavoro ai dipendenti?

Una soluzione efficace è utilizzare un software per la gestione dei turni di lavoro.

Essendo progettato per gestire questo specifico aspetto dell’attività lavorativa, offre funzionalità che semplificano l’organizzazione dei turni e la loro condivisione con i collaboratori.

Tramite un software per turni di lavoro l’azienda può creare uno schema turni in modo semplice e veloce, avendo sempre sotto controllo le disponibilità dei lavoratori e utilizzando modelli di turno pre-impostati, in cui gli orari sono già definiti.

A questa tabella possono accedere anche i dipendenti che, con opportune limitazioni, possono vedere i propri turni e consultare quelli dei colleghi.

Le informazioni riportate risulteranno sempre aggiornate con quanto definito dall’azienda: non vi sarà il rischio di dati obsoleti, come invece può avvenire se la tabella viene stampata e affissa su una bacheca.

Il valore aggiunto apportato da questi programmi, tra cui Dipendenti in Cloud, è rappresentato dall’automatizzazione della comunicazione ai lavoratori. Infatti, non appena un turno viene inserito, modificato o cancellato, il dipendente in questione riceverà una notifica in software e una e-mail.

Una comunicazione chiara, tempestiva e accessibile dei turni di lavoro è fondamentale per garantire l’efficienza operativa e il benessere dei dipendenti.

Sebbene non esistano normative specifiche sui tempi di preavviso, seguire principi di buona fede e trasparenza aiuta a costruire un ambiente lavorativo più sereno e organizzato.

L’utilizzo di software dedicati per la gestione dei turni rappresenta una soluzione efficace per risparmiare tempo, ridurre gli errori e mantenere aggiornati i dipendenti, migliorando così sia la produttività aziendale che la soddisfazione del personale.