Timbratura dei dipendenti: problemi comuni e strumenti efficaci

La timbratura è una pratica quotidiana e comune nelle gran parte delle aziende. Infatti, tramite tale processo, è possibile ottenere un conteggio delle ore lavorate dai dipendenti, un dato che risulta fondamentale ai fini dell’elaborazione dei cedolini paga.

Nonostante sia così diffusa e consolidata, la timbratura può presentare diverse criticità, che possono causare problemi in termini di registrazione delle presenze. Quali sono i problemi più comuni? E come possono essere superate tramite l’utilizzo delle moderne tecnologie, ad esempio con un’app per timbratura?

Cos’è la timbratura e cosa permette di registrare

Prima di addentrarci nelle problematiche più frequenti, iniziamo con il chiarire a cosa ci riferiamo quando parliamo di timbratura.

La timbratura viene definita in modo generale come l’azione di imprimere un segno su un documento.

Quindi, tramite timbratura vengono registrati dei dati su un supporto. Ma quali esattamente? Essenziale è l’orario di inizio e di fine del lavoro. Infatti, da questo l’azienda può conteggiare il totale delle ore lavorate, da fornire poi al Consulente del Lavoro per l’elaborazione delle buste paga.

Inoltre, la timbratura può rilevare anche la posizione (geolocalizzazione) da cui i dipendenti svolgono tale operazione. Poter accedere a tale informazione risulta importante nelle imprese in cui il lavoro viene svolto in trasferta, in cantiere, presso la sede del cliente oppure da remoto.

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I problemi più comuni nella timbratura dei dipendenti

Passiamo ora ad esaminare quali sono le difficoltà più frequenti che le piccole e medie imprese devono affrontare nella rilevazione delle presenze.

1. Marcatempo che si guastano e richiedono manutenzione

Il sistema di timbratura che potremmo definire “classico”, ma ancora utilizzato in molte aziende italiane, prevede l’impiego del marcatempo.

Si tratta di un apparecchio, spesso posizionato all’ingresso della sede aziendale, in grado di registrare l’orario su un supporto.

Il dipendente, nel momento in cui inizia e termina il turno di lavoro, deve inserire nel marcatempo un cartellino, su cui viene stampato l’orario.

In alternativa al cartellino, il lavoratore può utilizzare un badge, ossia una tessera magnetica. Il marcatempo non imprime l’orario sul badge, bensì lo rileva e lo trasmette a un software collegato.

Per poter usufruire di questo sistema, l’azienda dovrà acquistare l’apparecchio, facendosi carico di una spesa iniziale che spesso ammonta a centinaia di euro.

Ma non finisce qui: infatti, una volta comprato, il marcatempo dovrà essere installato, con un certo dispendio di tempo e, alle volte, anche il costo dell’intervento da parte di un installatore.

Senza contare poi le spese da affrontare nel momento in cui l’apparecchio si guasta e deve essere riparato o sostituito.

Insomma, il marcatempo può diventare un costo non indifferente.

2. Cartellini che devono essere acquistati e trascritti

Come abbiamo già visto, per timbrare tramite un marcatempo è necessario dotarsi di cartellini.

Il cartellino consiste in una “striscia” di carta che contiene campi con i dati del dipendente e una tabella, su cui il marcatempo imprimerà l’orario.

Gli svantaggi di utilizzare questo supporto sono molteplici. Innanzitutto, il fatto che, una volta esauriti gli spazi nella tabella, i cartellini devono essere sostituiti, comportando una spesa.

Inoltre, tutti i dati riportati nei cartellini di ogni dipendente dovranno essere trascritti a mano, all’interno di un file che poi verrà inviato al Consulente del Lavoro per l’elaborazione delle buste paga. Non certo la soluzione più efficiente.

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3. Badge che si danneggiano, smarriscono o vengono dimenticati

In molte aziende il cartellino “tradizionale” è stato sostituito dal badge, una tessera magnetica.

I badge superano alcune delle limitazioni dei cartellini, perché:

• L’orario viene rilevato dal marcatempo e trasmesso a un software; quindi, non è più necessario trascrivere i dati a mano in un file.
• Non devono essere periodicamente cambiati, perché, a differenza di quanto avviene per i cartellini, su di essi non viene stampato alcunché.

Tuttavia, presentano degli svantaggi. Ad esempio, la banda magnetica si può danneggiare, rendendo impossibile procedere alla timbratura e costringendo l’azienda a sostituire la tessera con una nuova.

Inoltre, capita spesso che i dipendenti perdano oppure dimentichino a casa il badge: rilevare la loro presenza in questi casi diventa impossibile.

4. Difficoltà nel rilevare le presenze dei dipendenti che non lavorano in sede

Il marcatempo è un apparecchio fisso in azienda e non trasportabile. Come possono dunque timbrare i dipendenti che non operano in sede?

Pensiamo ai tanti settori in cui il lavoro viene svolto presso l’abitazione o l’impresa del cliente, oppure in cantiere. O, ancora, quando vi sono trasferte. Infine, come dimenticare le realtà in cui il personale può lavorare da casa?

Costringere i dipendenti a passare dalla sede aziendale per timbrare prima di recarsi al luogo di lavoro comporta una perdita di tempo.

Per ovviare al problema, sono presenti sul mercato i marcatempo portatili. Tuttavia, è facile immaginare il costo di dover acquistare più apparecchi e la scomodità di portarli appresso ovunque si vada.

Leggi la guida alla gestione delle trasferte dei dipendenti >

5. Excel non registra l’orario di lavoro

Per superare tutte le difficoltà esaminate finora, alcune aziende chiedono ai dipendenti di registrare il proprio orario di inizio e fine lavoro su un foglio di carta, o in un file Excel, da consegnare ai responsabili a fine mese.

Tuttavia, questo non può essere considerato un metodo di timbratura. Infatti, non esiste un sistema che rileva l’orario in cui comincia e termina il turno di lavoro, bensì l’indicazione dell’informazione viene lasciata all’arbitrio del dipendente.

La soluzione: il software con app per timbratura

A questo punto, viene da chiedersi: esiste una soluzione che possa superare i vari problemi e rispondere alle diverse esigenze delle piccole e medie imprese?

Sì: è un software per la rilevazione presenze, come Dipendenti in Cloud.

Questo sistema, infatti:

• Non richiede di sostenere spese per l’acquisto, installazione, riparazione, manutenzione e sostituzione di un marcatempo. L’unico costo consiste nel canone del software.
• Permette la timbratura da PC ai dipendenti che lavorano in sede: al clic di un pulsante, il programma rileva l’orario del dispositivo.
• Offre un’applicazione mobile per la timbratura, che i dipendenti installano sul loro smartphone e tablet. Con pochi tap possono timbrare, ovunque si trovino.
• Oltre all’orario di lavoro, consente di registrare anche la posizione (geolocalizzazione) da cui viene effettuata la timbratura.
• I dati delle timbrature vengono trasmessi al software in cui, tramite un accesso riservato, il responsabile aziendale può verificare che corrispondano alle aspettative.

Insomma, si tratta di uno strumento tecnologicamente evoluto, semplice e sicuro da utilizzare e sicuramente più efficace ed efficiente delle altre opzioni.