Conservazione buste paga: perché è importante e come farla

Al termine di ogni mese, in quanto datore di lavoro, devi non solo pagare lo stipendio ai tuoi dipendenti, ma anche consegnare loro la relativa busta paga. Si tratta di una pratica imposta dalla legge a cui non puoi sottrarti. Lo abbiamo approfondito nell’articolo dedicato all’obbligo di consegna delle buste paga.

La busta paga è molto importante per i tuoi dipendenti, perché da questa possono verificare se il pagamento ricevuto corrisponde a quanto spetta loro. Inoltre, la busta paga può essere utile in molti altri contesti non strettamente legati alla retribuzione e in un momento successivo alla consegna, anche a distanza di anni.

Per questo motivo, è importante conservare le buste paga dei propri dipendenti. Vediamo nel dettaglio perché e quali sono i metodi più convenienti per farlo.

Conservazione buste paga: perché è utile?

La conservazione delle buste paga (cedolini paga o prospetti paga) dei dipendenti non è obbligatoria per legge, ma può risultare estremamente utile alla tua azienda in alcuni casi:

• Verifica da parte delle autorità: in caso di ispezione, avere conservate le buste paga permette di consegnare i documenti in modo tempestivo, così da concludere il controllo nel più breve tempo possibile.
• Contestazione da parte del dipendente: il lavoratore potrebbe contestare l’importo della retribuzione ricevuta, oppure sostenere di non aver ricevuto affatto il versamento. In questo caso, la busta paga può valere come prova a favore dell’azienda.
• Richiesta da parte del dipendente: il lavoratore potrebbe richiedere all’azienda la copia di una o più buste paga, anche a distanza di tempo dalla consegna, come testimonianza della retribuzione ricevuta ai fini di:
  • affitto di un appartamento: il proprietario spesso chiede all’aspirante affittuario la copia dei cedolini ricevuti negli ultimi mesi;
  • concessione di mutuo o prestito;
  • noleggio di un’auto a lungo termine.

 

Per quanto tempo conservare le buste paga?

La durata della conservazione delle buste paga varia a seconda dell’utilità per l’azienda e l’utilizzo che ne potrebbe fare il dipendente:

• Per l’ottenimento di mutui e prestiti: di solito al dipendente vengono richieste le buste paga degli ultimi 2 anni. Ma non esistendo una regola specifica, la richiesta può variare di situazione in situazione.
• Per l’affitto di una casa: al lavoratore potrebbero essere domandate solo un paio di buste paga, ma in alcuni casi anche molte di più. Per situazioni come queste, è utile che l’impresa conservi la documentazione almeno degli 3 anni.
• Per le contestazioni retributive. Se il dipendente agisce in giudizio contro il datore di lavoro per questioni legate al suo stipendio, la busta paga può servire come prova a favore del datore del lavoro. A seconda del credito che viene contestato, il dipendente ha 1, 5 o 10 anni per passare a vie legali: è fondamentale quindi che l’azienda conservi con cura le buste paga relative a quell’arco temporale. Ecco più nel dettaglio i termini previsti per le contestazioni retributive dei dipendenti:
  • 5 anni. È la regola generale per le contestazioni retributive, ovvero quelle che riguardano i crediti di lavoro (es: retribuzione ordinaria, lavoro straordinario, festività, liquidazione ecc.)
  • 10 anni. È un termine riservato a determinate contestazioni retributive che fanno eccezione: quando, ad esempio, sia stata riconosciuta al dipendente una qualifica inferiore a quella effettivamente svolta (e quindi anche una retribuzione inferiore). O quando gli spetti un risarcimento del danno (per licenziamento illegittimo, ad esempio, o per mancata fruizione di ferie).
  • 1 anno. Questo termine si applica alle contestazioni di crediti legati a malattia o maternità.

Un’importante precisazione: questi termini non decorrono dalla data di consegna della busta paga ma da quella della conclusione del rapporto di lavoro (non importa se per licenziamento, pensione o dimissioni del lavoratore).

Per questo il nostro consiglio è quello di conservarle il più a lungo possibile, per tutta la durata del rapporto di lavoro con il dipendente e per almeno i 10 anni successivi dal termine.

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Come conservare le buste paga

Conservare le buste paga per sempre è quindi la scelta migliore per il dipendente. Ma come? Le modalità per l’archiviazione sono fondamentalmente due: in forma cartacea o in digitale.

La conservazione digitale tramite software è sicuramente la soluzione migliore per reperire le buste paga in modo tempestivo in caso di bisogno.

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La conservazione delle buste paga non è imposta dalla legge, ma risulta molto utile all’azienda per affrontare le situazioni più comuni, come la richiesta di una copia da parte del dipendente, ma anche le più delicate, come le ispezioni e le contestazioni.
Adottare i giusti strumenti di conservazione ti aiuta a ritrovare i documenti in modo veloce, evitando così confusione e perdite di tempo.