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Buste paga: perché conservarle e per quanto tempo?

Una breve guida per conoscere come conservarle al meglio e i vantaggi che ne derivano.

 

Al termine di ogni mese, oltre a pagare lo stipendio ai tuoi dipendenti, devi anche consegnare loro la relativa busta paga. Si tratta di un obbligo di legge a cui non puoi sottrarti.

La busta paga ha infatti un grande valore per i tuoi dipendenti: innanzitutto possono consultarla per verificare se le somme ricevute corrispondono a quelle che gli spettano. Ma non solo. La busta paga può tornare utile in molti altri frangenti non collegati con questioni retributive. Vediamo, quindi, perché e per quanto conservare buste paga e quali sono i sistemi più comodi per farlo.

Conservazione buste paga: perché è utile?

La funzione della busta paga è quella di mettere nero su bianco le somme che l’azienda ha versato al dipendente nel mese cui si riferisce. Il primo motivo, quindi, per cui a un lavoratore conviene conservarle è di poterle usare come prova nel caso in cui decida di contestare l’importo ricevuto. Questo tipo di contestazione può riguardare non solo il versamento di uno stipendio più basso di quello dovuto, ma anche altre voci della retribuzione, come la tredicesima, la quattordicesima o le somme dovute per gli straordinari. O ancora le ferie e i permessi di cui non abbia goduto e che quindi devono essergli liquidati.

Ma l’importanza della conservazione delle buste paga emerge anche in altre situazioni: per affittare un appartamento, ad esempio, molto spesso il proprietario richiede all’aspirante affittuario la copia delle buste paga degli ultimi mesi di lavoro. Lo stesso avviene nel caso in cui il dipendente richieda un mutuo o un prestito, oppure intenda noleggiare un’auto a lungo termine. Insomma, pur non esistendo un vero e proprio obbligo di conservazione delle buste paga, è chiaro che al dipendente conviene archiviare con cura questi documenti.

Per quanto tempo bisogna conservare le buste paga?

La durata della conservazione delle buste paga varia a seconda dell’uso che si vuole fare di questi documenti. Per l’ottenimento di mutui e prestiti, ad esempio, di solito vengono richieste le buste paga degli ultimi 2 anni. Ma non esistendo una regola specifica, la richiesta può variare di situazione in situazione. Lo stesso discorso vale quando si cerca casa in affitto: in alcuni casi potrebbero bastare un paio di buste paga, ma un proprietario particolarmente puntiglioso potrebbe chiederne anche molte di più. Per situazioni come queste, quindi, meglio tenere sempre al sicuro la documentazione almeno degli ultimi 3 anni.

Un altro caso in cui la conservazione delle buste paga può tornare utile ai dipendenti è quello delle contestazioni retributive. Se il dipendente vuole agire in giudizio contro il datore di lavoro per questioni legate al suo stipendio, deve portare come prova le buste paga relative al pagamento “incriminato”. A seconda del credito che intende contestare, il dipendente ha 1, 5 o 10 anni per passare a vie legali: è fondamentale quindi che conservi con cura le buste paga relative a quell’arco temporale. Ecco più nel dettaglio i termini previsti per le contestazioni retributive dei dipendenti:

  • 5 anni. È la regola generale per le contestazioni retributive, ovvero quelle che riguardano i crediti di lavoro (es: retribuzione ordinaria, lavoro straordinario, festività, liquidazione ecc.)
  • 10 anni. È un termine riservato a determinate contestazioni retributive che fanno eccezione: quando, ad esempio, sia stata riconosciuta al dipendente una qualifica inferiore a quella effettivamente svolta (e quindi anche una retribuzione inferiore). O quando gli spetti un risarcimento del danno (per licenziamento illegittimo, ad esempio, o per mancata fruizione di ferie).
  • 1 anno. Questo termine si applica alle contestazioni di crediti legati a malattia o maternità.

Un’importante precisazione: questi termini non decorrono dalla data di consegna della busta paga ma da quella della conclusione del rapporto di lavoro (non importa se per licenziamento, pensione o dimissioni del lavoratore). Ciò significa che un dipendente potrebbe aver bisogno di una busta paga anche molti anni dopo essere andato in pensione!

Insomma, le scadenze variano di caso in caso e il più delle volte il dipendente non sa in anticipo per cosa gli torneranno utili le buste paga. Per questo il nostro consiglio è quello di conservarle il più a lungo possibile, meglio se per sempre.

Come conservare le buste paga

Conservare le buste paga per sempre è quindi la scelta migliore per il dipendente. Ma come? Le modalità per l’archiviazione sono fondamentalmente due: in forma cartacea o in digitale. La prima è consigliata per le buste paga degli ultimi 5 anni, mentre quelle precedenti possono essere tranquillamente conservate in digitale. Le aziende possono inviare le buste paga online (via mail o con appositi software) oppure via posta tradizionale. In quest’ultimo caso toccherà al dipendente digitalizzarle scansionandole.

Ma che succede se il dipendente smarrisce o dimentica di archiviare una o più buste paga? Semplice: quando ne avrà bisogno, le chiederà all’azienda che dovrà attivarsi per trovare nei suoi archivi le relative copie, con una evidente perdita di tempo e, quindi, denaro. Se hai scelto Dipendenti in Cloud eviterai situazioni come questa e semplificherai la vita a tutti. I tuoi dipendenti avranno sempre a portata di mano l’archivio personale in cui reperire tutti i documenti lavorativi (non solo le buste paga ma anche certificazioni, attestati, contratti ecc.).

Tu eviterai di perdere tempo nel recupero buste paga perse e non dovrai più chiederti per quanto tempo l’azienda deve conservare le buste paga. Ma non solo. Il software offre infatti tante altre funzioni, utilissime per semplificare la gestione del personale: dal foglio presenze sempre aggiornato con ferie, permessi e banca ore, alla pianificazione delle ferie, fino alla compilazione online della nota spese. Con Dipendenti in Cloud farai un piacere ai tuoi dipendenti ma, soprattutto, ti semplificherai la vita nella gestione della tua azienda!

Dipendenti in Cloud

Sono nato dalla mente di una giovane StartUp Italiana nel 2013. Amo avere tutto sotto controllo e pianificare ogni cosa, "organizzazione" è la mia parola d'ordine. Ho un look semplice e minimal, ma non ...

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