Formazione aziendale online: come superare resistenze e difficoltà dei tuoi dipendenti

La formazione aziendale riveste una parte fondamentale nel processo di crescita di un’impresa, tanto da dover essere considerata una vera e propria forma di investimento. 

Un aggiornamento costante e un’adeguata formazione del personale, infatti, non solo permettono di mantenersi sempre al passo con i tempi e di aumentare la competitività dell’azienda, di mantenere saldo il rapporto con collaboratori e dipendenti dando loro un’opportunità di crescita professionale e personale. 

Eppure, molti imprenditori faticano ancora a utilizzare questo tipo di risorse in modo proattivo, e si limitano ai soli corsi di aggiornamento previsti per legge (es. Sicurezza sul lavoro…).

L’emergenza COVID-19 e il lockdown che ne ha conseguito hanno dato un notevole impulso alla digitalizzazione e all’utilizzo di forme di lavoro e comunicazione a distanza.

L’utilizzo di piattaforme di videoconferenza e di project management – per citare solo le soluzioni più essenziali – ha permesso alle imprese di mantenere una continuità operativa, ma la risorsa forse più importante durante il lockdown sono state le piattaforme di eLearning, peraltro messe a disposizione gratuitamente per le scuole da leader del settore come Microsoft e Cisco.

Tutto ciò, sia nel campo dell’imprenditoria che in quello dell’istruzione, non è stato esente da problemi, per lo più di natura tecnica. Improvvisamente ci siamo resi conto di quanto l’Italia sia ancora poco digitalizzata, ma soprattutto di quante persone di ogni età abbiano ancora un approccio molto limitato e circoscritto alla routine lavorativa nei confronti delle attuali tecnologie.

Non stupisce, quindi, che anche quando un imprenditore decida di elaborare un piano formativo aziendale che non si svolga in presenza – condizione peraltro tuttora assai poco praticabile, considerando le vigenti norme sul distanziamento fisico – bensì online, al di là della scelta del tipo di corso, della metodologia o della piattaforma più adatta possa trovarsi in difficoltà per le resistenze e le difficoltà dimostrate dai propri dipendenti.

Ma perché un dipendente dovrebbe opporre resistenza ad un’attività formativa? Cortan Peters, ad esempio, in un articolo su XanEdu sostiene che la causa principale della resistenza alla formazione da parte dei dipendenti sia la loro incapacità di comprendere la correlazione tra formazione e lavoro, arrivando persino a considerare l’attività formativa come una sorta di punizione e di intromissione nel loro tempo libero.

Possono quindi esserci diversi fattori alla base della riluttanza dei dipendenti verso la formazione, e ancora di più quando si parla di formazione online. Problemi di tipo personale e attitudinale, a loro volta causati da difficoltà di tipo tecnico e organizzativo, ma anche dal modo in cui il corso di formazione viene scelto, presentato, proposto e condotto.

Cerchiamo di analizzare le problematiche più comuni e di capire in che modo superarle.

Resistenza al cambiamento

Alcuni dipendenti, per motivi personali legati a età, formazione, livello di digitalizzazione e indole personale possono rivelare una resistenza pressoché innata a qualunque tipo di cambiamento, che viene visto e vissuto come uno sconvolgimento della routine e dei flussi di lavoro a cui sono abituati.

Non è, quindi, un problema necessariamente collegato all’eLearning, ma a una radicata resistenza al cambiamento, che si estende a qualunque nuovo processo o tecnologia venga proposto in azienda.

In questo caso, l’imprenditore deve saper comunicare nel modo migliore i vantaggi della formazione online, di quanto possa essere più efficace, rapida e sicura rispetto alla formazione in aula, evidenziando come questa scelta sia stata fatta nell’interesse dei dipendenti, che avranno la possibilità di acquisire nuove competenze, gestendo autonomamente il proprio tempo e ovunque si trovino in totale libertà (fino a un certo punto, ma ci arriveremo dopo).

In alcuni soggetti – i più anziani e/o meno digitalizzati – ciò che può creare resistenza non è tanto la formazione in sé, ma il fatto che sia online e presupponga l’utilizzo di determinate tecnologie.

Questa possibilità va valutata ancora prima di proporre un corso di formazione online, perché deve essere un punto da considerare nella fase di pianificazione e organizzazione del corso, cercando quindi di orientarsi sulla scelta di una piattaforma semplice da installare e configurare e con un’interfaccia utente chiara e intuitiva. In ogni caso, è consigliabile prevedere una formazione preliminare per prendere confidenza con il sistema di eLearning scelto in modo che tutti i dipendenti possano fruirne agevolmente.

Difficoltà tecniche

Per quanto possa sembrare ovvio, i problemi tecnici sono uno dei principali ostacoli per la formazione online. Spesso, infatti, si incontrano problematiche di compatibilità con sistemi operativi, browser e dispositivi mobili che impediscono l’attività formativa per il semplice fatto che gli studenti non hanno possibilità di accedervi. Cose di questo tipo possono scoraggiare anche gli utenti più entusiasti, creando un senso di frustrazione e sfiducia che può portarli a decidere di abbandonare il corso.

La scelta della piattaforma LMS (Learning Management System) o comunque della modalità in cui verrà svolta l’attività formativa online deve quindi considerare tutte le principali opzioni di compatibilità e offrire soluzioni multi-device. Nel caso di corsi limitati a un ristretto numero di persone sarebbe buona norma informarsi prima sulle modalità con cui gli utenti accederanno al corso, per assicurarsi che nessuno possa venire escluso per cause tecniche.

Un altro aspetto che spesso viene tralasciato è il controllo della qualità audio e video. Pensare di organizzare un corso in videoconferenza senza aver prima verificato se gli studenti potranno vedere e sentire in modo chiaro e definito rischia di vanificare ogni buona intenzione. Il problema, in questo caso, non riguarderà solo quegli studenti che, per qualità della connessione o altri motivi, dovessero riscontrare questo tipo di difficoltà, ma anche tutti gli altri, relatore compreso. Dovere interrompere continuamente la lezione per ripetere una frase o per mettersi a fare prove tecniche nel bel mezzo del corso creerà difficoltà al relatore e infastidirà i corsisti che, non riscontrando alcun problema, incolperanno gli altri di sprecare il loro tempo e di rovinare la loro formazione.

Mancanza di motivazione

Quando andavi a scuola, ti sei mai chiesto perché eri obbligato a studiare materie come geografia astronomica, biologia o latino pensando che non ti sarebbero mai state utili nella vita?

È lo stesso meccanismo per cui a volte la correlazione tra un corso e il proprio lavoro non risulta chiara, per cui partecipare alla lezione online sembra una inutile perdita di tempo. Da ciò scaturisce una mancanza di motivazione, a cui possono aggiungersi rabbia e frustrazione se l’attività formativa è obbligatoria, e quindi vista come una costrizione.

Quando si decide di assegnare ai propri dipendenti un’attività di formazione, è fondamentale che questa sia il più possibile contestualizzata e messa in relazione con lo scenario lavorativo.

Le attività formative possono riguardare le hard skills o le soft skills, anche spesso si focalizzano sulle seconde. In ogni caso, l’imprenditore dovrà assicurarsi che manager e dipendenti a cui è rivolto il corso siano consapevoli che l’attività di formazione servirà ad acquisire nuove competenze e abilità, per stimolarne il coinvolgimento, la motivazione e la puntualità.

Se queste dinamiche sono comuni nell’apprendimento tradizionale, si accentuano ulteriormente in quello online. L’eLearning può causare in alcuni soggetti un senso di disorientamento, a causa della mancanza di una figura fisica – l’insegnante – con cui interagire e confrontarsi direttamente. A ciò aggiungiamo la mancanza di un luogo fisico e di un orario specifico, questo senso di disorientamento aumenta ulteriormente.

Per questo sarebbe buona norma dare ai futuri corsisti alcune indicazioni su come prepararsi alla formazione online, similmente a come dovrebbe essere stato fatto per prepararli allo Smart Working, ovvero:

• Dedicare uno spazio allo studio
• Assicurarsi di avere una connessione stabile
• Fissare gli obiettivi che si vogliono conseguire con l’eLearning
• Impostare una revisione e un ripasso di quanto si è appreso
• Stimolare gli interventi online

Mancanza di interattività

La principale (e più ovvia) differenza tra l’apprendimento online e la classica lezione in aula è la mancanza di interazione vis-à-vis con l’insegnante e i compagni di corso. Per alcune persone, specialmente quelle più estroverse, questa situazione può essere fonte di disagio. Viceversa, per chi è più introverso, avere la possibilità seguire un corso di formazione nella propria comfort zone, senza distrazioni o intromissioni dall’esterno, può essere un punto a favore.

Questo aspetto va considerato prima ancora di iniziare il corso, anche perché le soluzioni disponibili non mancano. Persino la più semplice piattaforma di videoconferencing comprende una chat in cui, ad esempio, i corsisti possono formulare domande o proporre interventi. Sarà cura del relatore scegliere se rispondere “in diretta” oppure prendere nota delle varie richieste e dedicarvi uno spazio a fine lezione. Ma potrebbe anche essere utile aprire un gruppo su WhatsApp in cui i corsisti possano comunicare tra loro e con l’insegnante anche tra una sessione e l’altra del corso di formazione, chiarendo così eventuali dubbi sul modulo appena svolto e giungendo così più sicuri e preparati a quello successivo.

Mancanza di coinvolgimento

La formazione online può essere anche molto noiosa. Alcuni webinar, ad esempio, consistono in infinite sequele di testi, grafici ed elenchi, alternati a domande a scelta multipla. In questo caso, gli studenti devono restare talmente concentrati su quello che scorre sullo schermo da non riuscire ad assimilarlo. Così, finiscono per annoiarsi, e la noia spalanca le porte alla mancanza di coinvolgimento e motivazione, andando così a compromettere l’intero piano di formazione.

Un corso online efficace deve essere dinamico, coinvolgente e interattivo. Alcune piattaforme LMS includono video, competizioni, simulazioni, elementi di gaming… Ma anche senza utilizzare strumenti così sofisticati, un semplice corso in videoconferenza può essere organizzato in modo da coinvolgere gli studenti. Ad esempio, intervallando presentazioni PPT a situazioni “live” in cui il tutor spiega esprimendosi anche con il linguaggio non verbale interagendo con oggetti reali. O inserendo dei video. Organizzando dei contest tra i corsisti.
E, cosa così semplice che spesso viene trascurata, assegnando un riconoscimento alla fine di ogni modulo, un badge o un semplice attestato inviato via email.
O persino predisponendo uno spazio fisico all’interno dell’azienda, come una bacheca in cui venga riconosciuto ai vari partecipanti di aver sostenuto il corso di formazione.

Piccole attenzioni come queste stimoleranno il coinvolgimento degli studenti e li sproneranno a completare il programma formativo.

Mancanza di tempo

Il principale vantaggio della formazione online risiede indubbiamente nella grande flessibilità offerta, che consente agli studenti di seguire i corsi quando vogliono, ovunque vogliono, secondo i propri ritmi e senza limitazioni fisiche. Tuttavia, questa flessibilità rischia a volte di stimolare una certa pigrizia. Il tempo passa e alcuni studenti non procedono nel corso, o addirittura non lo hanno neppure iniziato. Hanno a disposizione tempo e flessibilità, ma sembra che il tempo per iniziare o per continuare la formazione proprio non riescano mai a trovarlo. 

Ricordiamoci che dire “l’apprendimento online consente di apprendere secondo i propri tempi” non significa “fate un po’ come vi pare”. La “libertà” di gestire il proprio tempo da dedicare al corso online deve essere prima di tutto “responsabilità”, altrimenti sarà inevitabile che gli studenti meno motivati non siano in grado di tenere il passo. Sarebbe bene, quindi, indicare delle scadenze specifiche per svolgere i vari moduli del corso e una deadline definitiva per completarlo, formulando un calendario condiviso da tutti e possibilmente accessibile dalla piattaforma LMS. In alternativa, nel caso di corsi organizzati in videoconferenza, dovrebbe essere cura del responsabile della formazione inviare periodicamente ai corsisti degli alert delle scadenze via Whatsapp, Mail o SMS.

Mancanza di pratica

È cosa nota che il miglior modo per imparare qualcosa sia mettendolo in pratica (lerning by doing), come insegna la teoria dell’educazione di John Dewey, considerato l’iniziatore dell’attivismo pedagogico.

Secondo la sua concezione pragmatistica della conoscenza, infatti, conoscere significa:

modificare l’oggetto, la realtà, con il pensiero, interagire con il mondo: apprendere non significa ricevere passivamente delle nozioni, ma elaborare attivamente delle idee.

Eppure, molti corsi online sottovalutano questo aspetto e si concentrano esclusivamente su contenuti teorici e nozioni, impedendo così agli studenti di fare pratica e di esperienziare il pieno potenziale del processo di formazione.

Per questo, è importante prevedere che il piano formativo includa anche simulazioni ed esercitazioni pratiche, in modo che i dipendenti comprendano le finalità pratiche del corso e i vantaggi che ne trarranno per il loro lavoro e per la loro crescita professionale e personale. Questo, inoltre, li aiuterà a mettere subito in pratica quanto appreso durante la formazione, con un conseguente rientro dell’investimento da parte dell’azienda.

Conclusioni

Va da sé che qualunque tipo di formazione rivolta ai dipendenti di un’azienda debba essere strettamente funzionale alle necessità dell’azienda stessa. Una volta che il piano di formazione è stato elaborato, verificato e approvato, l’imprenditore o il manager incaricato dovrà preoccuparsi di mettere i propri dipendenti nelle condizioni ottimali per poterlo seguire.

Ciò comporterà:

• Una adeguata comunicazione per spiegare le finalità del programma e i vantaggi che ne deriveranno per i dipendenti e per l’azienda;
• La scelta di soluzioni tecnologiche efficienti e alla portata di tutti;
• Fornire informazioni e indicazioni su come fruire al meglio della formazione online;
• Assicurarsi che per tutta la durata dell’attività formativa siano aperti dei canali di comunicazione tra corsisti e corsisti e tra corsisti e formatori;
• Prevedere elementi di interattività e di coinvolgimento degli studenti;
• Stabilire delle tempistiche e assegnare delle scadenze per il completamento dell’attività formativa;
• Prevedere simulazioni ed esercitazioni pratiche.

Mettendo in atto queste best practices sarà possibile prevenire e limitare le resistenze e le difficoltà più frequentemente espresse dai dipendenti, permettendo così all’azienda di rientrare nel più breve tempo possibile dell’investimento effettuato.

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