La Gestione del magazzino e i 5 errori più comuni: dalla gestione delle scorte alla scelta del software

La gestione magazzino è spesso sottovalutata, ma i 5 errori più comuni, a cui generalmente vanno incontro le aziende, sono sempre in agguato.

Cerchiamo di comprendere quali sono e come possono essere risolti o evitati.

#1 – Troppe scorte di magazzino

Non essere in grado di capire quante scorte servono per soddisfare le richieste del pubblico può generare la mancanza o l’eccesso di merce: nel primo caso alcuni clienti restano senza prodotti perché i pochi disponibili sono già stati comprati da altri, mentre nel secondo, i beni avanzati (che spesso rischiano di andare a male o essere rovinati) si trasformano per il titolare in investimenti senza ritorno e capitali immobilizzati.

Soluzione

Per risolvere la questione, una buona idea può essere quella di partire analizzando le vendite passate di tutti gli articoli del listino, così da comprendere quanti pezzi per ciascuno vengono mediamente commercializzati ogni mese.

Se un negozio di elettrodomestici vende 10 lavatrici in 30 giorni, risulta perfettamente inutile stoccarne 50 (al massimo ne bastano 15). Un altro problema capace di incidere negativamente sulla corretta gestione aziendale è quello di non sapersi organizzare con le stagionalità: capita che d’estate si registri un picco di richieste su macchinette tagliaerba, ombrelloni o tavoli e sedie da giardino? In quelle settimane è opportuno aumentare le scorte della merce più redditizia, ricordandosi di diminuirle non appena il periodo termina.

Leggi l’approfondimento sulle scorte di magazzino.

#2 – Imprecisioni nella registrazione dei prodotti e nelle movimentazioni

Scatoloni ovunque e non sai mai dove finiscono?
Prova il Gestionale di Magazzino più usato in Italia!

PROVALO GRATIS ORA

Dopo aver capito quanta merce serve per evitare gli esuberi soddisfando al contempo le necessità di tutti i clienti, bisogna poi prestare grande attenzione ai comunissimi errori fatti dai dipendenti o da noi stessi in fase di registrazione dei prodotti in entrata o in uscita: i conteggi sbagliati durante la ricezione o l’evasione degli ordini ed i frequenti furti, provocano all’impresa perdite di denaro più o meno consistenti che, a lungo andare, possono danneggiare irrimediabilmente le sorti del business.

Soluzione

Per abbassare al massimo la possibilità che la corretta gestione magazzino venga compromessa da leggerezze ed errori umani come quelli appena descritti, è importante adottare una tecnologia che permetta di arginare il problema riducendo ai minimi termini le imprecisioni.

Un buon compromesso in grado di risolvere la situazione potrebbe certamente essere quello di utilizzare software per la gestione e registrazione che consentano lo scambio elettronico dei dati o di scannerizzare i codici a barre di tutti gli articoli presenti in magazzino. Già grazie a questi semplici escamotage, il numero di sviste ed inesattezze da parte dei dipendenti può calare moltissimo migliorando l’intero andamento dell’attività.

#3 – Priorità sbagliate

Restando in tema di buona gestione aziendale, quando c’è di mezzo un magazzino risulta assolutamente necessario dedicare ad ogni articolo disponibile il giusto quantitativo di tempo e risorse: se le schede per la registrazione dei singoli prodotti includono 20 voci ma, di fatto, quelli poi utilizzati ed analizzati sono soltanto 5, è davvero inutile passare ore ed ore a compilare con minuzia i campi meno importanti.

Identico discorso va fatto per la merce meno venduta: perché sprecare preziosi minuti di lavoro concentrandosi sulla catalogazione compulsiva di beni che non vengono mai richiesti dal pubblico?

Soluzione

Il modo migliore per procedere in casi del genere è sicuramente quello di individuare gli articoli più redditizi (di solito sono il 20% del totale) e di dedicare agli stessi la maggior parte dello sforzo, riservando agli altri un’attenzione più marginale.

Stessa cosa vale anche per le voci da compilare nella scheda di registrazione prodotto: focalizzarsi soprattutto sui campi indispensabili evitando di commettere sviste.

#4 – Fogli di calcolo invece di software adibiti

Chi incentra la gestione magazzino (ma anche quella aziendale) sull’utilizzo di fogli di calcolo come quelli di Excel, rischia di perdere informazioni importanti a causa di salvataggi scorretti, modelli complessi e poco funzionali o cancellazioni accidentali da pare dei dipendenti: visto che la sincronizzazione degli inventari con questi software non è pienamente sicura, bisogna tutelarsi con altri strumenti capaci di ridurre al massimo le possibilità di errore.

Soluzione

Chiunque voglia eliminare questi rischi, può optare in favore di soluzioni software come Danea Easyfatt che, grazie alle loro funzionalità di inventario ed alla possibilità di utilizzare database centralizzati, riescono a garantire maggiore controllo e protezione dei dati. Inoltre, i software gestionali sono strumenti pensati appositamente per semplificare la gestione e l’operatività aziendale e quindi in grado di migliorare fortemente le prestazioni delle attività stesse.

I software come Excel sono straordinari strumenti di analisi, ma non possono sostituire un programma gestionale per lo stesso motivo per cui una zappa col bastone in legno è un’ottimo strumento per fare piccoli lavori di giardinaggio, ma se siete un agricoltore che lavora diversi ettari di terreno userete un aratro!

Leggi anche la guida al Documento di trasporto

#5 – Mancanza di copie di backup dei dati di magazzino

Fondamentale nella gestione aziendale come nella gestione di magazzino è garantire sempre integrità e accessibilità dei dati. La mancanza di un backup delle informazioni sulla merce acquistata, stoccata e venduta è una mancanza che un’azienda può pagare molto cara. Casi di furto, incendio o un banale incidente (delle voci cancellate per errore) sono casi remoti finchè non ci toccano di persona. Il rischio che le informazioni registrate nel corso del tempo vengono smarrite o distrutte è eccessivamente oneroso per lasciare al caso il destino di queste. Inoltre, spesso il costo di difenderle è estremamente basso, se non il più delle volte nullo!

Soluzione

Per fronteggiare situazioni di questo tipo esistono moltissimi modi diversi. I più comuni sono l’acquisto di semplici chiavette USB ed hard disk esterni (da tenere in ambienti diversi dal luogo di lavoro) in cui inserire periodicamente tutti i dati più importanti. Ma, quello che spesso non si considera, è il fatto che questi oggetti sono molto meno affidabili di altri molto più comodi e spesso meno costosi.

Fare copie backup giornalieri dei dati su cloud, per metterli al sicuro da qualsiasi evento nefasto, è il più delle volte gratuito con servizi come Dropbox o Google Drive se la mole di dati non è particolarmente gravosa.

Oltre a questo, può poi essere utile in alcuni casi inviare ogni mese una copia dell’inventario al proprio commercialista, di modo che, se proprio qualcosa dev’essere smarrito, di sicuro non si perde l’intero storico delle statistiche, ma solo quello degli ultimi giorni.

Questi i nostri 5 validi consigli per migliorare al massimo la gestione magazzino: soluzioni semplici ma efficaci, che permettono di ottimizzare gli sforzi, riducendo le possibilità di errore ed incrementando le performance aziendali.

photo credit: Stay Classy! cc