Rimborso chilometrico dipendenti: calcolo e costi per l’impresa

Rimborso chilometrico: cos’è e come si calcola

Al lavoratore che utilizzi la propria auto per svolgere incarichi affidati dall’azienda spetta il rimborso chilometrico dipendenti. Si tratta di un’indennità che va inserita nella busta paga e va calcolata secondo criteri ben precisi. Inoltre, queste somme sono spesso deducibili dal datore di lavoro e prive di tassazione per il lavoratore.

Attenzione però: non tutti gli spostamenti dei tuoi dipendenti comportano il diritto a questo tipo di indennità. Vediamo più nel dettaglio quando si può parlare di rimborso chilometrico dipendenti, quali sono le regole fiscali applicabili e i criteri per determinarlo.

A chi spetta il rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico spetta al dipendente che debba recarsi per ragioni di lavoro (con la sua auto personale o con una appositamente noleggiata), in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro. È, quindi, importante innanzitutto stabilire con chiarezza quale sia tale sede. Solitamente puoi trovare questa informazione nel contratto di assunzione o nella lettera d’incarico, altrimenti potrai considerare sede di lavoro il comune in cui si trova l’azienda stessa. Si tratta di un dato molto importante che, oltre a incidere sul diritto di richiedere il rimborso chilometrico dipendenti, influisce anche sulla relativa tassazione.

Tieni presente, poi, che possono chiedere il rimborso chilometrico non solo i dipendenti, ma anche gli amministratori, i soci e il personale esterno legato all’azienda da contratti di collaborazione, anche occasionale.

Rimborso chilometrico dipendenti: come si calcola?

Vediamo ora come si calcola il rimborso chilometrico dipendenti. Strumento indispensabile per questa operazione sono le Tabelle ACI: sono aggiornate due volte all’anno e puoi trovarle sia sul sito dell’ACI che nella gazzetta ufficiale. Se sei registrato nel portale ACI, potrai accedere al calcolatore automatico messo a disposizione dall’ente. Ma se non lo sei, niente paura: di seguito troverai tutte le istruzioni per procedere al calcolo “manuale”. Innanzitutto dovrai assicurarti di avere le seguenti informazioni relative al veicolo utilizzato dal tuo dipendente per la trasferta:

• tipologia del veicolo (auto o moto)
• modello e serie del veicolo
• tipo di alimentazione (benzina, diesel, ibrida, ecc.)

Ricorda di predisporre un modulo che comprenda anche questi dati e di farlo compilare ad ogni dipendente che richieda il rimborso chilometrico. In questo modo al momento del calcolo non perderai tempo a cercare le informazioni che ti servono. Reperiti i dati sul veicolo, non dovrai far altro che trovare la riga corrispondente nella tabella ACI: in quella stessa riga sarà indicato anche il costo chilometrico corrispondente. Per conoscere l’importo del rimborso da versare al dipendente, basterà moltiplicare il costo chilometrico indicato nella tabella per il numero di km dichiarati dal dipendente nel modulo di richiesta dell’indennità.

Mettiamo, ad esempio, che un tuo dipendente abbia percorso 50 km (tra andata e ritorno) per una trasferta da te assegnatagli. La sua auto è una ALFA ROMEO, 4C 1750, SPIDER, a benzina. Il relativo costo chilometrico, indicato nella tabella ACI (di dicembre 2018), è 0,9592. Il rimborso che dovrai versare al dipendente è quindi 47,96 € (ovvero 0,9592 € x 50 km).

Rimborso chilometrico: un costo deducibile

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Una volta determinato l’importo da pagare al dipendente, dovrai inserirlo nella sua busta paga. A differenza della normale retribuzione però, questo tipo di pagamenti subiscono una tassazione differente, non solo per il lavoratore, ma anche per il datore di lavoro. La tassazione applicabile al lavoratore varia a seconda del tipo di trasferta effettuata:

• trasferte all’interno del Comune in cui è situata la sede abituale di lavoro: il rimborso chilometrico dipendenti concorre a formare il reddito ed è quindi normalmente tassato;
• trasferte in un Comune diverso della sede di lavoro: in tal caso la tassazione è esclusa (purché il rimborso sia stato calcolato secondo i coefficienti indicati nelle tabelle ACI).

Per quanto riguarda l’azienda, il pagamento del rimborso chilometrico rientra tra i costi di impresa ed è, quindi, deducibile: si tratta cioè di una cifra su cui non dovrai pagare tasse. Ci sono però dei limiti di deducibilità: se l’auto utilizzata dal dipendente supera i 17 cavalli fiscali (o i 20 cavalli se è a gasolio), la deduzione non potrà essere del 100%, ma andrà rimodulata.

Naturalmente è sempre consigliabile farsi affiancare da un contabile in queste operazioni o almeno servirsi di un buon software per le operazioni di archiviazione documenti, conservazione buste paga, registrazione note spesa ecc. Alcuni gestionali includono sezioni appositamente studiate per semplificare i calcoli legati al rimborso chilometrico.

Con Dipendenti in Cloud, ad esempio, puoi registrare uno o più veicoli inserendo i relativi dati (marca, modello, targa e costo per chilometro) da richiamare comodamente all’occorrenza. Ti basterà poi inserire le informazioni sulla trasferta e scegliere il veicolo utilizzato tra quelli registrati. Il sistema provvederà in automatico a calcolare l’importo del rimborso chilometrico. In questo modo, in caso di controlli, non avrai nulla da temere.

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