Tracciabilità di prodotti e materiali, dalla produzione al post-vendita

La tracciabilità è la capacità di tracciare tutti i processi, dall’acquisto delle materie prime fino alla produzione, al consumo e allo smaltimento di un prodotto, per avere informazioni chiare e riepilogative su “quando e dove il prodotto è stato prodotto e da chi“.

Generalmente chi opera nel settore produttivo ha la necessità di avere sotto controllo sia i lotti o seriali degli articoli prodotti e venduti, sia i lotti (e talvolta le scadenze) o i seriali dei componenti utilizzati.

Sono molteplici le necessità pratiche che portano all’uso della tracciabilità tramite lotti, seriali e scadenze, ad esempio:

• in campo alimentare dove bisogna vendere prima i lotti più “vecchi” per evitare il deterioramento della merce;
• in campo meccanico dove, ai fini di una precisa gestione della produzione e della fase post-vendita, è necessario tracciare in modo univoco componenti e lavorazioni che portano alla realizzazione del prodotto (che sia parziale o finito);
• nei casi di componenti difettose, per recuperare informazioni sui singoli articoli venduti e identificare quali contengono il componente difettoso e risalire ai clienti a cui sono stati venduti articoli appartenenti allo stesso lotto di produzione.

Alcune delle richieste che raggiungono l’assistenza Easyfatt sono, infatti:

• come posso produrre un articolo associandogli un numero di lotto?
• come posso risalire ai lotti dei componenti utilizzati per produrre un determinato articolo?

Per illustrare queste funzioni useremo l’esempio pratico di un produttore di biscotti, e vedremo come è possibile produrre un lotto specifico di biscotti e successivamente come conoscere il lotto della marmellata, della farina, etc. del lotto di biscotti prodotto.

Configurazioni preliminari

Easyfatt gestisce i lotti e la tracciabilità di prodotto nelle versioni Enterprise One ed Enterprise.

È necessario eseguire, prima, queste operazioni fondamentali:

• in Opzioni > linguetta Moduli > Magazzino attivare la gestione di ‘Lotti, scadenze e seriali’;
• nella sezione Prodotti codificare gli articoli ‘biscotti’, ’farina’, ‘marmellata, etc., associando la Tipologia > ‘‘Art. con magazzino (Lotti)” oppure “Art. con magazzino (Lotti/Scadenze)” agli articoli su cui attivare la tracciabilità;
• impostare il prodotto ‘biscotti’ come “articolo assemblato”, inserendo gli articoli che lo compongono (‘farina’, ‘marmellata’, etc.) nella sua scheda anagrafica > linguetta Caratteristiche > in corrispondenza di “Art. assemblato” > “Inserisci componenti”;
• caricare a magazzino i prodotti componenti ‘farina’, ‘marmellata’, etc. acquistati specificando il corrispondente lotto in fase di carico.

Come produrre un articolo associando un numero di lotto

Per produrre l’articolo “biscotti”, dall’interno della relativa scheda anagrafica agire alla linguetta “Magazzino” e cliccare sul pulsante “Produci”, specificando le quantità da produrre.

In fase di produzione, specificare il Lotto “LT0001” (o qualsiasi altra denominazione a propria scelta) di biscotti che si sta producendo, nell’apposito campo in basso a sinistra.

Al termine della Produzione, confermare l’apposito messaggio mostrato dal programma per passare all’elenco dei movimenti di magazzino e compilare i lotti dei componenti utilizzati nella produzione stessa:

1. eseguire un doppio clic del mouse sul movimento di scarico del primo componente, contraddistinto dalla dicitura in rosso “(senza lotto)”;
2. inserire nell’apposito campo il lotto del componente utilizzato;
3. confermare cliccando su ‘Ok’.

Ripetere la procedura per gli altri componenti in cui va specificato il lotto di produzione.

Al termine, se necessario, potrai cliccare sul comando “Excel” oppure “Calc” per esportare su file la distinta di produzione, e quindi stamparla direttamente dal file esportato.

Leggi anche la guida Danea alla gestione di magazzino

Come risalire ai lotti dei componenti utilizzati nella produzione di un articolo

In futuro, per conoscere da quali lotti componenti è costituito il lotto “LT0001” di biscotti prodotto, accedere alla sezione Magazzino > Movimenti impostando questi parametri:

• impostare Periodo = Tutti e Stato = Tutti (nella barra blu di destra);
• cliccare su “Filtra” (in alto a destra);
• cliccare sull’indicatore di filtro (freccetta) mostrata nel titolo della colonna “Causale” > scegliere “Contenente” e inserire il numero del lotto di biscotti prodotto “LT0001”.

Otterremo quindi l’elenco di tutti i movimenti, di carico e scarico, relativi alla produzione del lotto “LT0001” e sarà possibile visualizzare i lotti dei componenti scaricati.