Fornitori del condominio: chi sono, chi li sceglie e come si gestiscono

La gestione di un condominio non si esaurisce certamente all’interno dei confini dello studio dell’amministratore condominiale. Se infatti è vero che l’amministratore si occupa dell’organizzazione generale, è anche vero che a garantire molti dei servizi essenziali per il corretto funzionamento dell’immobile sono i fornitori del condominio.

Ma chi sono i fornitori di un condominio? Chi li sceglie? Come si gestiscono i rapporti con loro, anche con l’ausilio di un software fornitori di condominio? Vediamolo insieme.

Chi sono i fornitori di un condominio?

La prima cosa che bisogna chiarire è quali siano i fornitori di un condominio, avendo consapevolezza che questi soggetti svolgono una serie di attività che hanno come obiettivo quello di garantire che il condominio sia funzionale e curato.
L’amministratore dovrà assicurarsi che tali interventi siano svolti con l’attesa efficienza e sicurezza.

Tra i principali servizi forniti dai fornitori condominiali, ricordiamo:

• pulizia delle scale e del vano ascensore,
• cura del giardino e delle aree verdi,
• portineria,
• manutenzioni degli impianti di gas, luce e acqua,
• controllo della sicurezza dello stabile.

L’elenco non è evidentemente finito qui ma, a ben vedere, già questa lista fa capire quanto sia importante tenere sotto controllo i regolari rapporti con i fornitori del condominio per assicurare la fruizione dei suoi spazi comuni.

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Chi sceglie i fornitori del condominio

Spesso si ha l’errata percezione che a scegliere i fornitori sia sempre l’amministratore di condominio, nella sua autonomia gestionale. Ebbene, non sempre è così.

Anche se sulla scelta dei fornitori in condominio la legge non si esprime in modo esplicito, è sempre bene distinguere tra manutenzione ordinaria e manutenzione straordinaria.

In caso di manutenzione ordinaria, infatti, l’amministrazione spetta – appunto – all’amministratore condominiale, che agirà in autonomia sulla base dell’interesse del condominio.

Quindi, non sembrerebbe occorrere il previo consenso assembleare. Il Codice civile non lascia molti dubbi in merito: all’art. 1130, sancisce che tra gli obblighi dell’amministratore vi è anche quello di riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni.

Se invece ci troviamo con una manutenzione straordinaria, quel che invece può fare l’amministratore del condominio è recuperare diversi preventivi dai fornitori, presentarli in assemblea e sottoporli a votazione.

È infatti l’assemblea condominiale a decidere quali saranno i fornitori dei servizi condominiali: sulla base dei preventivi presentati e discussi, la maggioranza dei condòmini presenti sceglierà le ditte che maggiormente potrebbero rispecchiare le esigenze sia in termini di spesa che in termini di servizi assicurati.

A questa regola di base vi è però un’eccezione, rappresentata dalle situazioni di emergenza.

Può ad esempio accadere che in caso di indisponibilità di un fornitore l’amministratore di condominio decida di sostituirlo con un altro per erogare un servizio urgente, o ancora che lo stesso singolo condomino contatti in autonomia un altro tecnico per un intervento autonomo per un improvviso guasto che potrebbe determinare un pericolo per l’immobile.

In quest’ultimo caso, stando all’art. 1134 c.c., “il condomino che ha assunto la gestione delle parti comuni senza autorizzazione dell’amministratore o dell’assemblea non ha diritto al rimborso, salvo che si tratti di spesa urgente”.

Insomma, proviamo a sintetizzare il tema per comprendere a chi spetta la scelta dei fornitori:

• se si tratta di manutenzione ordinaria, l’amministratore può scegliere in autonomia a chi affidare l’incarico. La scelta non è subordinata al previo consenso assembleare. Lo stesso vale per gli stessi interventi urgenti di manutenzione straordinaria;
• se invece si tratta di manutenzione straordinaria non urgente, la scelta del fornitore deve ricadere esclusivamente sull’assemblea, che dovrà scegliere in autonomia, eventualmente su proposta dell’amministratore, a cui è riservata la possibilità di fornire presentazioni e preventivi di fornitori di sua fiducia in assemblea.

Ciò premesso, è pur vero che nella prassi è frequente che l’amministratore condominiale – pur non obbligato – inviti l’assemblea a esprimersi a quali fornitori affidare i servizi di manutenzione ordinaria.

Leggi anche la guida alla convocazione dell’assemblea condominiale >

Come gestire i fornitori del condominio: buone prassi e strumenti

Nella gestione dei fornitori condominiali, è bene che l’amministratore preveda un processo strutturato di gestione degli interventi.

Tale sistema, infatti, semplifica il lavoro in vari modi:

• Permette di intervenire con più efficacia e puntualità: organizzare le informazioni in modo ordinato e in un archivio condiviso con i fornitori consente a quest’ultimi di agire con più tempestività in caso di necessità.
• Aiuta a tenere traccia degli interventi eseguiti: offrendo un quadro chiaro e preciso di tutte le attività sia in corso di svolgimento, sia una volta ultimate.
• Migliora la percezione da parte dei condòmini, che noteranno positivamente la precisione e puntualità con cui l’amministrazione gestisce tale ambito.

Per la gestione delle pratiche di intervento, l’amministratore condominiale può utilizzare diversi strumenti. I supporti digitali sono sicuramente quelli più indicati, in quanto:

• Tengono traccia degli interventi, del rapporto e degli scambi con i fornitori, così da avere uno storico facilmente reperibile per ogni evenienza.
• Semplificano l’inoltro di file e schede tecniche, come mappali del condominio o certificazioni necessarie per l’esecuzione di determinati interventi, come ad esempio sull’impianto idrico o elettrico.
• Permettono di creare un archivio ordinato con i contatti di tutti i fornitori, consultabile sia dall’amministratore sia, in caso di emergenza, anche dai condòmini.
• Consentono di accedere alle informazioni 24 ore su 24, una possibilità che si rivela essenziale nelle situazioni di urgenza.

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Nella sezione “Attività e interventi”, l’amministratore può gestire lavori, manutenzione o guasti in ogni fase, dall’invio delle schede tecniche al monitoraggio delle attività.
Anche i fornitori e i condòmini, tramite piattaforme dedicate, possono avere visibilità degli interventi e integrare informazioni.
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Come pagare i fornitori condominiali

Il pagamento dei fornitori costituisce un aspetto fondamentale nella gestione di un condominio: per evitare eventuali controversie con i condomini è infatti fondamentale che l’amministratore segua le procedure previste dalla legge per garantire una corretta gestione delle spese e una buona organizzazione.

In particolare, è utile ricordare che la normativa di riferimento per il pagamento dei fornitori condominiali è costituita dall’art. 1130 del Codice Civile, che stabilisce che le spese condominiali siano ripartite tra i condomini in base ai millesimi di proprietà. Pertanto, i pagamenti dei fornitori devono essere effettuati in modo equo e proporzionale alle quote di ogni condomino.

In termini concreti, per gestire in modo efficace i pagamenti dei fornitori è sempre consigliabile predisporre e seguire procedure standard che possano basarsi sulla tenuta di una contabilità di condominio aggiornata e puntuale, in cui registrare in modo automatico o semi automatico le spese e i pagamenti effettuati, permettendo così all’amministratore (e, su richiesta, al condominio) di avere un quadro chiaro di entrate e uscite.

Un altro aspetto fondamentale è legato alla gestione delle scadenze: la gestione efficace delle scadenze consentirà infatti di evitare ritardi, morosità e sanzioni e mantenere un buon rapporto con gli stessi fornitori.

Inoltre, un principio essenziale nella gestione dei pagamenti dei fornitori del condominio è rappresentato dalla trasparenza. Tutti i condòmini devono infatti essere informati sulle spese effettuate e, in questo proposito, è sempre consigliabile inviare periodicamente una comunicazione a tutti i condomini in cui riportare i pagamenti effettuati.

Infine, per quanto riguarda i pagamenti dei fornitori del condominio, sebbene sia possibile utilizzare diversi strumenti, è il bonifico bancario il metodo da ritenersi più sicuro e tracciabile: il trasferimento bancario consente infatti di avere una prova del pagamento effettuato. Meglio invece evitare il contante, tranne il caso in cui siano piccoli importi, da giustificare mediante una prova documentale come lo scontrino.

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