LIVE – Fatture elettroniche di condominio: zero errori e tempo perso

La gestione della contabilità condominiale può diventare un’attività complessa e dispendiosa per l’amministratore.

La digitalizzazione della fatturazione rappresenta però un’opportunità per semplificare i processi e ridurre gli errori.

Danea Domustudio, con il servizio “Fattura Elettronica Domustudio”, permette di cogliere appieno questi vantaggi, dando la possibilità di importare le fatture elettroniche nel gestionale, anche massivamente, e di registrarle in contabilità in pochi clic.

Nel nuovo appuntamento di Domustudio LIVE! è stato affrontato il tema della fatturazione elettronica per il condominio, partendo da un’introduzione generale fino a giungere alle procedure operative per ottimizzarne la gestione con Domustudio.

Qui sotto puoi vedere il video della LIVE!

Di seguito un riassunto dell’appuntamento, con i principali punti emersi.

Fatturazione elettronica per il condominio: normativa e funzionamento

Dal 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per imprese e liberi professionisti con partita IVA, sia nell’ambito delle transazioni B2B (Business to Business, verso altri soggetti dotati di Partita Iva) che di quelle B2C (Business to Consumer, consumatori finali).

Dal 1° gennaio 2024 anche i contribuenti in regime forfettario sono tenuti a emettere, ricevere e conservare fatture in formato elettronico.

Questo obbligo riguarda tutti i fornitori del condominio e anche gli amministratori, in quanto soggetti che erogano un servizio nei confronti dello stabile e dei suoi inquilini.

Il condominio, essendo assimilato a un consumatore finale, ha la possibilità di ricevere una copia “di cortesia” (cartacea o in PDF) della fattura, sebbene l’unico documento con validità fiscale rimanga quello in formato elettronico.

Per tale motivo, è fondamentale per gli amministratori verificare che i dati contenuti nella copia cartacea corrispondano esattamente a quelli del documento elettronico ricevuto, al fine di evitare discrepanze che potrebbero causare problemi di natura fiscale.

Nel momento della compilazione della fattura elettronica, il fornitore può indicare l’indirizzo PEC (Posta Elettronica certificata) del condominio, oppure un Codice Destinatario per la ricezione delle fatture elettroniche adottato dallo stabile e comunicato dall’amministratore.

Se ciò avviene, la fattura elettronica verrà:

• trasmessa e messa a disposizione all’interno del Cassetto Fiscale, accessibile tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate inserendo il codice fiscale del condominio,
• recapitata alla casella PEC, oppure al Codice Destinatario del condominio.

Invece, nel caso in cui il fornitore non specifichi la PEC o il Codice Destinatario, oppure nel campo “Codice Destinatario” inserisca il valore convenzionale “0000000” (sette volte zero), la fattura verrà recapitata solamente nel Cassetto Fiscale.

Leggi l’approfondimento su condominio e fatturazione elettronica.

Come importare le fatture elettroniche in Domustudio

Terminata l’introduzione generale, la LIVE! si focalizza sulla gestione della fatturazione elettronica con Domustudio.

In primo luogo, viene mostrato come importare le singole fatture elettroniche dal Cassetto Fiscale o dalla PEC del condominio a Domustudio.

Una volta scaricato il file XML della fattura, sarà sufficiente importarlo all’interno di Domustudio.

Il gestionale leggerà il documento e acquisirà in automatico alcuni dati, tra cui il fornitore e la sua partita IVA, l’importo e l’eventuale ritenuta. Inoltre, assocerà la fattura anche al condominio e all’esercizio.

In pochi clic l’amministratore potrà finalizzare la registrazione, evitando alcuni errori frequenti, come l’inserimento dell’importo e della fiscalità sbagliati, che invece possono avvenire in caso di gestione manuale delle fatture.

Importazione massiva delle fatture elettroniche

Il servizio “Fattura Elettronica Domustudio” consente anche di importare le fatture elettroniche in modo massivo, consentendo un notevole risparmio di tempo, altrimenti richiesto per il caricamento dei documenti singolarmente.

Comunicando ai fornitori il Codice Destinatario M5UXCR1, si potranno infatti ricevere le fatture all’interno del canale TS Digital (Agyo) e da qui, tramite un semplice comando, averle tutte scaricate all’interno di Domustudio.

L’amministratore può inserire il Codice Destinatario anche all’interno del Cassetto Fiscale del condominio, una possibilità introdotta al provvedimento dell’Agenzia delle Entrate dell’8 marzo 2024.

Così facendo, qualora il fornitore non indicasse tale codice in fattura, il documento verrà ugualmente inoltrato a TS Digital (e di conseguenza a Domustudio), continuando ad usufruire dei benefici di questa automatizzazione.

Vuoi beneficiare di questi e altri vantaggi per la gestione delle fatture elettroniche del condominio?
Attiva il servizio Fattura Elettronica Domustudio >

Registrazione delle fatture elettroniche

Grazie all’impostazione di schemi, è possibile semplificare la registrazione delle fatture elettroniche, assegnandole a conti e/o sottoconti in base al fornitore, al codice utenza e ad altri indicatori.

Ad esempio, una fattura di una ditta di pulizie può essere ripartita tra diverse scale di un condominio, con percentuali già stabilite.

Nella LIVE! vengono spiegati questi concetti e forniti alcuni casi pratici.

Gestione delle fatture proforma e pulizia delle schermate

La gestione delle fatture proforma rappresenta un aspetto critico della fatturazione elettronica.

Infatti, le fatture proforma, spesso utilizzate come anticipazione di una fattura definitiva, possono causare confusione e portare a errori se non vengono correttamente sostituite o integrate.

Domustudio offre una funzionalità specifica per conciliare in modo rapido la registrazione di una fattura proforma con la successiva ricezione di una fattura elettronica. Ciò a patto che vengano rispettate alcune condizioni, come la coincidenza tra fornitore e importo e l’importazione della fattura elettronica tramite TS Digital (Agyo) o Multifatture.

Un altro problema comune riguarda la pulizia delle schermate di gestione delle fatture; con il tempo, infatti, si possono accumulare fatture già registrate o non pertinenti, rendendo difficoltosa la visualizzazione delle informazioni più rilevanti.

Per mantenere la schermata ordinata e funzionale, permettendo così una gestione funzionale e senza errori, nella LIVE! vengono forniti alcuni suggerimenti, tra cui archiviare le fatture che non si desidera registrare immediatamente e utilizzare i filtri per visualizzare solo determinati documenti.

Quanto costa il servizio Fattura Elettronica di Domustudio?

Il servizio di fatturazione elettronica Domustudio ha un costo annuale di 30 euro a condominio (IVA esclusa).

È possibile attivare il servizio solo per alcuni condomìni, così da testarne l’efficacia prima di estenderlo a tutti. Questo permette agli amministratori di valutare i benefici in termini di risparmio di tempo e riduzione degli errori.

Semplifica la gestione delle fatture elettroniche dei tuoi condòmini. 
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