Scontrino elettronico: cos’è, chi lo emette e come funziona

L’art. 22 del D.p.r. 633/1972 prevede per alcune categorie di soggetti l’esonero dall’obbligo di emissione della fattura.

Questi contribuenti possono certificare i corrispettivi percepiti nell’esercizio della propria attività tramite lo scontrino elettronico, un processo che riguarda la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati all’Agenzia delle Entrate e la consegna del documento commerciale al cliente.

La procedura ha sostituito definitivamente dal 1° gennaio 2021 i due vecchi documenti alternativi alla fattura, la ricevuta fiscale o lo scontrino fiscale e ha reso obsoleto anche il registro dei corrispettivi.

Tuttavia, la fattura dovrà essere obbligatoriamente emessa e consegnata contestualmente all’acquisto del bene o all’ultimazione del servizio, qualora il cliente la richieda espressamente e non oltre il momento di effettuazione dell’operazione.

Quindi, i corrispettivi telematici vengono totalmente sostituiti dalla fattura e viceversa.

In caso di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, l’acquirente riceve un documento commerciale, che ha sostituito il vecchio scontrino e può essere utilizzato come garanzia del bene o del servizio pagato, per un cambio merce o come prova di acquisto. Inoltre, può esserne richiesta anche l’emissione del documento con validità fiscale.

Approfondiamo l’argomento.

Chi emette lo scontrino elettronico?

Quali sono le categorie di contribuenti che possono documentare le operazioni mediante lo scontrino elettronico, ovvero memorizzando e trasmettendo i corrispettivi telematici all’Agenzia delle Entrate?

Si tratta di quei soggetti, commercianti al minuto (o al dettaglio) che effettuano cessioni di beni in locali aperti al pubblico, in spacci interni, mediante apparecchi di distribuzione automatica, per corrispondenza, a domicilio o in forma ambulante.

Ci sono poi ulteriori categorie di contribuenti, considerati soggetti assimilati, anche loro esonerati dall’obbligo di emissione della fattura, ossia coloro che svolgono attività:

• di prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande effettuate nei pubblici esercizi, nelle mense aziendali o mediante apparecchi di distribuzione automatica,
• di trasporto di persone nonché di veicoli e bagagli al seguito,
• di prestazioni di servizi rese nell’esercizio di imprese in locali aperti al pubblico, in forma ambulante o nell’abitazione dei clienti,
• di prestazioni di custodia e amministrazione di titoli,
• determinate operazioni esenti indicate nell’art. 10 del D.p.r. 633/1972,
• di organizzazione di escursioni, visite delle città, giri turistici ed eventi similari, effettuate dalle agenzie di viaggio e turismo,
• di prestazioni di servizi di telecomunicazioni, di servizi di radiodiffusione e di servizi elettronici resi a committenti che agiscono al di fuori dell’esercizio d’impresa, arte e professione,
• di gestione del servizio delle lampade votive nei cimiteri.

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Documento commerciale (scontrino): cosa deve contenere

Con l’introduzione della memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, di fatto ai clienti non si rilascia più una ricevuta o il classico scontrino fiscale, ma il cosiddetto documento commerciale che nel linguaggio di tutti i giorni continuiamo a identificare con il termine “scontrino”.

Il documento commerciale deve contenere necessariamente i dati che seguono:

• data e ora d’emissione,
• numero progressivo,
• ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome dell’emittente,
• numero di partita IVA dell’emittente,
• ubicazione dell’esercizio,
• descrizione dei beni ceduti e dei servizi prestati (per i medicinali, è possibile indicare il numero dell’AIC),
• l’ammontare del corrispettivo complessivo e di quello pagato.

Nella maggior parte dei casi vengono evidenziati anche i dettagli sulle aliquote IVA applicate e sulle modalità di pagamento.

Perché sia valido ai fini fiscali, il documento commerciale deve contenere anche il codice fiscale o il numero di partita IVA dell’acquirente.

Per il commerciante l’emissione completa di queste informazioni è obbligatoria se è richiesta dal cliente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione.

Leggi anche la guida “Come scegliere il miglior gestionale per un negozio di abbigliamento“.

Documento commerciale (scontrino): modalità e termini di emissione

A regolare l’emissione del documento commerciale è l’articolo 1 del decreto interministeriale del 7 dicembre 2016.

I soggetti che memorizzano elettronicamente e trasmettono telematicamente i dati dei corrispettivi giornalieri emettono il documento commerciale in riferimento alle cessioni di beni e le prestazioni di servizio effettuate. Tale documento viene emesso utilizzando un Registratore Telematico.

Tutto ciò nel caso in cui non venga consegnata al cliente la fattura o la fattura semplificata.

Solitamente lo scontrino nella sua versione aggiornata viene consegnato al cliente in formato cartaceo, ma in caso di accordo con quest’ultimo si può inviare anche in formato elettronico.

Deve essere comunque assicurata la sua “leggibilità, gestione e conservazione nel tempo”.

I corrispettivi devono essere memorizzati al momento di ultimazione o di effettuazione dell’operazione, ovvero il pagamento o la consegna del bene.

Allo stesso modo, entro il momento dell’ultimazione dell’operazione è necessario consegnare il documento commerciale, anche fiscale in caso di specifica richiesta, o la fattura al cliente.

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Scontrino elettronico: come funziona la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi

Con l’introduzione dei corrispettivi elettronici, che hanno sostituito ricevute e scontrini, l’invio dei dati da inviare all’Agenzia delle Entrate è stato automatizzato.

Infatti il Registratore Telematico, avendo la connessione internet attiva, dopo la chiusura di cassa automaticamente predispone il file con le informazioni da trasmettere e procede con l’invio.

Se si verificano ostacoli in questo flusso di comunicazione, vi sono comunque 12 giorni di tempo per inviare il file con i corrispettivi telematici all’Agenzia delle Entrate.

In questo caso, si può procedere seguendo due strade:

• tramite riconessione del Registratore Telematico ad internet,
• utilizzando la procedura presente sul portale Fatture e Corrispettivi.

Contestualmente alla trasmissione del file, l’apparecchio riceve la conferma del controllo sulla validità del sigillo e sulla struttura formale dei file trasmessi.

Esito e file generati, con le informazioni che contengono, restano nella memoria permanente del Registratore Telematico per una eventuale consultazione.

L’invio può considerarsi concluso quando arriva l’esito di avvenuta trasmissione dei dati da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Come si legge nelle specifiche tecniche per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, in caso di chiusura di cassa oltre le ore 24 del giorno di apertura, “al fine di una corretta imputazione dei dati dei corrispettivi e liquidazione IVA – soprattutto con riferimento ai giorni a cavallo del periodo di liquidazione” resta comunque utile effettuare una chiusura entro la mezzanotte.